בתי ספר וועדי הורים: מה עושים עם שנים של ידיעונים מ-Publisher
בכל מזכירות של בית ספר יש את התיקייה הזאת. היא יושבת בכונן המשותף, בשם כמו "ידיעונים" או "דברים של ועד ההורים". בפנים יש שנים של ידיעוני חודשיים, הפלייר של היריד האביבי, הכרזה של יריד הספרים, לוח תפריט הארוחות וכמה עמודי ספר מחזור שמישהו הכין ב-2014. כמעט הכול בפורמט .pub של Publisher.
Microsoft הסירה את Publisher מ-Microsoft 365 ב-1 באוקטובר 2026. אם בית הספר שלכם עובד עם Microsoft 365, הקבצים האלה כבר לא נפתחים במחשב של המזכירות. מי שיצר את רובם אולי עזב לפני שנים. אתם עדיין צריכים את הקבצים.
החדשות הטובות הן שאין צורך להחליט מה לעשות בכל קובץ בנפרד. רוב התיקיות בבתי ספר מתחלקות לשתי קבוצות, ולכל קבוצה מתאים פורמט אחד.
שני סוגי קבצים, שני פורמטים
הקבוצה הראשונה היא הארכיון. ידיעוני השנה שעברה, פלייארים ישנים של אירועים, עמודי ספר מחזור שהושלמו. אף אחד לא יערוך אותם שוב, אבל אנשים ירצו לראות אותם. הורה מבקש את הידיעון של מרץ. המנהלת רוצה תמונה מיריד המדע של 2019. את הקבצים האלה כדאי להפוך ל-PDF. PDF נפתח בכל טלפון, טאבלט או מחשב. הוא שומר על הפריסה בדיוק כפי שהודפסה, והטקסט ב-PDF שלנו הוא טקסט אמיתי, כך שאפשר לחפש בתיקייה של ידיעונים ישנים שם או תאריך.
הקבוצה השנייה היא הקבצים שעדיין בשימוש. תבנית הידיעון שמקבלת תאריך חדש כל חודש. מכתב הפתיחה שיוצא הביתה בכל ספטמבר. הפלייר של מכירת העוגות, שרק צריך בו יום חדש ומחיר חדש. את אלה כדאי להפוך למסמכי Word. Word כבר מותקן במחשבי בית הספר, רוב המתנדבים מכירים אותו, וקובץ שהומר שומר על תיבות הטקסט, התמונות והטבלאות במקומם, כך שמשנים את המילים ולא בונים את העמוד מחדש. כתבנו עוד על איך זה עובד ב-Publisher ל-Word, בלי הטריק של תמונת-הדף.
אם מישהו בצוות מעצב את ספר המחזור ב-InDesign או ב-Affinity Publisher, המירו את העמודים האלה ל-IDML. אם בית הספר משתמש ב-LibreOffice, קובץ ODG נפתח ב-LibreOffice Draw.
המרה של התיקייה כולה
אפשר להמיר עד 20 קבצים ו-2 GB במשימה אחת. בתיקיית בית ספר זה אומר בדרך כלל לעבור עליה שנה אחת או סמסטר אחד בכל פעם. הצגנו גרסה גדולה יותר של התהליך ב-איך להמיר מאות קובצי Publisher ל-PDF בבת אחת. לבית ספר, הגרסה הקצרה היא זו:
- העתיקו את התיקייה מהכונן המשותף למחשב שלכם, כדי לעבוד על עותק ולהשאיר את המקורות שלמים.
- חלקו אותה לשתי תיקיות משנה: "ארכיון" ו"בשימוש".
- הציגו תצוגה מקדימה חינמית של קובץ או שניים מכל תיקיית משנה ב-pubconvert.com. בחרו את הקשים ביותר למראה: לוח השנה שכל תא בו מלא, הפלייר עם הכותרת המעוקלת.
- המירו את תיקיית "ארכיון" ל-PDF, 20 קבצים בכל פעם.
- המירו את תיקיית "בשימוש" ל-Word.
- החזירו את התוצאות לכונן המשותף ליד המקורות, ושמרו גם את קובצי ה-.pub.
שמירת המקורות כמעט לא עולה באחסון. אם תגלו בעוד שנה בעיה בקובץ שהומר, אפשר להמיר שוב את המקור.
מה לבדוק לפני שמכריזים שסיימתם
פתחו כמה מהקבצים שהומרו והסתכלו עליהם כמו שהורה יסתכל. לוחות שנה ותפריטי ארוחות הם טבלאות, ובטבלאות טעות קטנה בולטת. השקענו בהן הרבה עבודה וכתבנו על כך ב-תאי לוח שנה, כמו שצריך. בדקו שהטקסט של כל יום יושב בתיבה שלו.
הסתכלו על הגופנים. קובצי Word שומרים את שמות הגופנים המקוריים מה-.pub. אם הגופן מותקן במחשב של בית הספר, Word משתמש בו. אם לא, Word בוחר תחליף, והאותיות עשויות להיראות מעט אחרת. ב-PDF, כשהגופן המקורי לא זמין, משתמשים בתחליף עם אותם רוחבי אותיות, כך שהשורות נשברות באותו מקום כמו קודם.
הסתכלו על התמונות. תמונות כיתה ותמונות מאירועים צריכות להיות באותו מקום ובאותו גודל כמו במקור.
תמונות של תלמידים ופרטיות
בידיעוני בתי ספר יש לעיתים קרובות שמות ותמונות של ילדים, ולכן מוצדק לשאול לאן הקבצים הולכים. קבצים שאתם מעלים נמחקים עם סיום ההמרה או ההורדה, ומשימות שננטשו מוסרות תוך שעה. אנחנו לא שומרים עותקים.
אם הרשות המקומית שלכם מעדיפה שום דבר לא יצא מהבניין, אפליקציית PubConvert ל-Windows מריצה את אותו מנוע במחשב שלכם ולא מעלה כלום. היא מפיקה קובצי PDF, Word, IDML ו-ODG ואין בה מגבלת 20 הקבצים למשימה של האתר, וזה עוזר גם כשהתיקייה מכילה עשור של ידיעונים.
כמה זה עולה
התצוגה המקדימה חינמית, עד 100 עמודים ו-25 MB לקובץ, עם סימן מים וללא חשבון. גישה מלאה עולה $49 חד-פעמי, לכמה משימות המרה שתרצו, עד 20 קבצים ו-2 GB למשימה. אין מנוי לחדש, וזה חשוב כשהגזבר של ועד ההורים מתחלף בכל שנה.
כך עושים את זה בפעם האחרונה
אחרי שהתיקייה הומרה, כתבו הערה קצרה ושמרו אותה באותו מקום: איזו תיקיית משנה היא הארכיון, אילו קבצים הם התבניות, ושידיעונים חדשים נוצרים עכשיו ב-Word או בכלי אחר שבית הספר בחר. המתנדב הבא יודה לכם.
הציגו תצוגה מקדימה חינמית של אחד הידיעונים שלכם וראו איך הוא יוצא.