Escuelas y asociaciones de padres: qué hacer con años de boletines de Publisher
Toda secretaría de escuela tiene esa carpeta. Está en la unidad compartida, con un nombre como "Boletines" o "Cosas de la asociación". Dentro hay años de boletines mensuales, el folleto de la feria de primavera, el cartel de la feria del libro, el calendario del menú del comedor y unas cuantas páginas de anuario que alguien hizo en 2014. Casi todo está en el formato .pub de Publisher.
Microsoft quitó Publisher de Microsoft 365 el 1 de octubre de 2026. Si tu escuela funciona con Microsoft 365, esos archivos ya no se abren en el ordenador de la oficina. Es posible que la persona que hizo la mayoría se fuera hace años. Aun así, necesitas los archivos.
La buena noticia es que no tienes que decidir qué hacer con cada archivo uno por uno. La mayoría de las carpetas escolares se dividen en dos grupos, y cada grupo usa un formato.
Dos tipos de archivos, dos formatos
El primer grupo es el archivo histórico. Los boletines del año pasado, los folletos de eventos antiguos, las páginas de anuario terminadas. Nadie volverá a editarlos, pero la gente querrá verlos. Una madre pide el boletín de marzo. El director quiere una foto de la feria de ciencias de 2019. Estos archivos deben pasar a PDF. Un PDF se abre en cualquier teléfono, tableta u ordenador. Conserva la maquetación tal como se imprimió, y el texto de nuestros PDF es texto real, así que puedes buscar un nombre o una fecha en una carpeta de boletines antiguos.
El segundo grupo son los archivos que sigues usando. La plantilla del boletín que cambia de fecha cada mes. La carta de bienvenida que sale cada septiembre. El folleto de la venta de pasteles que solo necesita un día y un precio nuevos. Estos deben pasar a documentos de Word. Word ya está en los ordenadores de la escuela, la mayoría de los voluntarios lo conocen, y un archivo convertido mantiene sus cuadros de texto, imágenes y tablas en su sitio, así que cambias las palabras sin rehacer la página. Explicamos cómo funciona en Publisher a Word, sin el truco de la imagen pegada.
Si alguien de tu equipo diseña el anuario en InDesign o Affinity Publisher, convierte esas páginas a IDML. Si tu escuela usa LibreOffice, el ODG se abre en LibreOffice Draw.
Convertir toda la carpeta
Puedes convertir hasta 20 archivos y 2 GB en un solo trabajo. Para una carpeta escolar, eso suele significar avanzar por años o por trimestres. Explicamos una versión más grande de este proceso en cómo convertir cientos de archivos de Publisher por lotes. Para una escuela, la versión corta es esta:
- Copia la carpeta de la unidad compartida a tu propio ordenador, para trabajar con una copia y dejar intactos los originales.
- Ordénala en dos subcarpetas: "archivo" y "en uso".
- Haz la vista previa gratuita de uno o dos archivos de cada subcarpeta en pubconvert.com. Elige los que parezcan más difíciles: el calendario con todas las celdas llenas, el folleto con el titular curvo.
- Convierte la carpeta "archivo" a PDF, 20 archivos cada vez.
- Convierte la carpeta "en uso" a Word.
- Devuelve los resultados a la unidad compartida, junto a los originales, y conserva también los archivos .pub.
Guardar los originales casi no cuesta espacio. Si dentro de un año notas un problema en un archivo convertido, puedes volver a convertir el original.
Qué revisar antes de darlo por terminado
Abre varios archivos convertidos y míralos como lo haría una madre o un padre. Los calendarios y los menús del comedor son tablas, y en las tablas se nota cualquier error pequeño. Les dedicamos mucho trabajo y lo contamos en celdas de calendario bien hechas. Comprueba que el texto de cada día esté en su propia celda.
Mira las tipografías. Los archivos de Word conservan los nombres de tipografía originales del .pub. Si el ordenador de la escuela tiene la tipografía, Word la usa. Si no la tiene, Word elige un reemplazo y las letras pueden verse algo distintas. Los PDF usan un sustituto con los mismos anchos de letra cuando la tipografía original no está disponible, así que las líneas se cortan en el mismo sitio que antes.
Mira las fotos. Las fotos de clase y de eventos deben estar en el mismo lugar y con el mismo tamaño que en el original.
Fotos de alumnos y privacidad
Los boletines escolares suelen llevar nombres y fotos de niños, así que es razonable preguntar adónde van los archivos. Los archivos que subes se eliminan cuando termina la conversión o la descarga, y los trabajos abandonados se borran en una hora. No guardamos copias.
Si tu distrito prefiere que nada salga del edificio, la aplicación PubConvert para Windows usa el mismo motor en tu propio PC y no sube nada. Genera archivos PDF, Word, IDML y ODG, y no tiene el límite de 20 archivos por trabajo del sitio web, lo que también ayuda cuando la carpeta guarda una década de boletines.
Cuánto cuesta
La vista previa es gratuita, de hasta 100 páginas y 25 MB por archivo, con marca de agua y sin cuenta. El acceso completo cuesta $49 en un solo pago, con tantos trabajos de conversión como quieras, de hasta 20 archivos y 2 GB cada uno. No hay suscripción que renovar, algo que importa cuando el tesorero de la asociación cambia cada año.
Que sea la última vez que alguien tenga que hacerlo
Cuando la carpeta esté convertida, escribe una nota breve y guárdala en el mismo lugar: qué subcarpeta es el archivo, cuáles son las plantillas y que los boletines nuevos ahora se hacen en Word o en la herramienta que haya elegido tu escuela. La próxima persona voluntaria te lo agradecerá.
Prueba gratis la vista previa de uno de tus boletines y mira cómo queda.