Administradores de TI: cómo migrar una organización entera fuera de Publisher
Microsoft quitó Publisher de Microsoft 365 el 1 de octubre de 2026. El soporte de las versiones perpetuas de Office 2021 y LTSC 2021 termina el 13 de octubre de 2026. Microsoft dice que las copias perpetuas ya instaladas siguen funcionando después de esa fecha, pero dejan de tener soporte. Para un equipo de TI, eso significa que los archivos .pub de tus recursos compartidos se abren cada mes en menos equipos, y ya han empezado los tickets al servicio de ayuda.
Esta entrada es un plan para una organización de 50 a 500 usuarios con una unidad compartida. Tiene cuatro partes: encontrar los archivos, decidir en qué se convierte cada carpeta, convertir y contar al personal qué ha cambiado.
Paso uno: encontrar los archivos .pub
No se puede planificar una migración sin una lista. En un solo recurso compartido, la búsqueda del Explorador de Windows con *.pub sirve para echar un vistazo. Para un inventario de verdad, PowerShell te da un archivo que puedes ordenar y compartir:
Get-ChildItem -Path "\\fileserver\shared" -Filter *.pub -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
Export-Csv -Path "C:\temp\pub_inventory.csv" -NoTypeInformation
Ejecútalo en cada recurso compartido y en las carpetas personales redirigidas si las usas. Abre el CSV y agrupa por carpeta. Normalmente verás que unos pocos departamentos son dueños de la mayoría de los archivos.
Una cosa que conviene filtrar: la extensión .pub también se usa para claves públicas SSH, como id_rsa.pub. Son archivos de texto pequeños, a menudo en carpetas .ssh. No son documentos de Publisher y deben quedarse como están.
La columna LastWriteTime también es útil. Los archivos que nadie ha cambiado en años son material de archivo. Los archivos cambiados en el último año probablemente son plantillas vivas.
Paso dos: elegir un formato por carpeta
Decidir archivo por archivo no escala. Decide por carpeta, con el responsable de la carpeta.
Las carpetas de archivo van a PDF. Los boletines antiguos, el material de eventos pasados y los informes terminados deben poder leerse en cualquier dispositivo y verse como se imprimieron. Nuestros PDF contienen texto real, que se puede seleccionar y buscar, así que funcionan con tu índice de búsqueda y con los sistemas de gestión documental que indexan texto.
Las carpetas de plantillas vivas van a Word. El personal que hacía boletines, folletos y formularios en Publisher puede seguir editándolos en Word, que ya tiene. Un archivo de Word convertido mantiene sus cuadros de texto, imágenes y tablas en su sitio. Más sobre esto en Publisher a Word, sin el truco de la imagen pegada.
Si tu equipo de marketing o diseño usa InDesign o Affinity Publisher, sus carpetas van a IDML. Si algunos usuarios usan LibreOffice, el ODG se abre en LibreOffice Draw.
Esto coincide con el propio consejo de Microsoft para la retirada: PDF para ver, Word para editar.
Paso tres: convertir
Tienes tres caminos. Elige el que encaje con el tamaño del trabajo y con tu política de datos.
Microsoft ofrece un script de PowerShell que convierte archivos .pub a PDF en bloque. Usa Publisher para hacer la conversión, así que necesita tener Publisher instalado en el equipo donde se ejecuta. Solo genera PDF. Si todavía tienes un equipo con Publisher 2021 o LTSC, es un camino razonable para las carpetas de archivo.
El sitio web de pubconvert.com no necesita instalar Publisher. Genera PDF, Word, IDML y ODG. Cada trabajo admite hasta 20 archivos y 2 GB. Es adecuado para un departamento que quiere convertir su propia carpeta, o para unos cientos de archivos repartidos en varias sesiones. Los archivos subidos se eliminan cuando termina la conversión o la descarga, y los trabajos abandonados se borran en una hora. El acceso completo cuesta $49 en un solo pago, con tantos trabajos de conversión como quieras, de hasta 20 archivos y 2 GB cada uno.
Para un recurso compartido grande, la aplicación PubConvert para Windows de Microsoft Store es la mejor opción. Usa el mismo motor en tus propios PC, convierte miles de archivos en un lote sin los límites por trabajo del sitio web y no sube nada. Genera PDF, Word, IDML y ODG. Es una compra aparte, de un solo pago, en la Store ($48.99 en EE. UU.). Si tu política de datos dice que los documentos no pueden salir de la red, este es el camino.
Elijas el camino que elijas, haz primero un piloto. Escoge veinte archivos de distintos departamentos, incluidos los más difíciles que encuentres: calendarios, folletos, carteles con WordArt, archivos de finales de los años 90. El motor lee archivos de Publisher 97, 98, 2000, 2002 y posteriores. Revisa los resultados con las personas que hicieron los archivos. Son quienes mejor detectan los problemas.
Conserva los originales .pub. El almacenamiento es barato, y un archivo que puedes volver a convertir más adelante vale más que uno que borraste.
Paso cuatro: avisar al personal
La mayoría de los tickets vienen de una lista corta de preguntas, así que respóndelas antes de que se hagan. Un mensaje breve a todo el personal lo cubre. Explica que Publisher ya no está en Microsoft 365 y que los archivos .pub antiguos se han convertido y están en las mismas carpetas, junto a los originales. Explica que los archivos de archivo ahora son PDF y se abren como cualquier otro PDF. Explica que las plantillas ahora son documentos de Word, y que los boletines y folletos nuevos parten de ellas. Aclara que una tipografía que se ve mal suele significar que la tipografía no está instalada en ese PC: los archivos de Word conservan los nombres de tipografía originales, así que instalar la tipografía lo arregla. Por último, pide que quien encuentre un archivo .pub olvidado avise a TI de dónde está, en lugar de enviarlo por correo de unos a otros.
Después actualiza la documentación para nuevos empleados y quita Publisher de tus imágenes estándar cuando se retiren las últimas instalaciones perpetuas.
Prueba gratis la vista previa de un archivo de tu recurso compartido para ver cómo queda antes de planificar el lote.