学校和家长教师协会：怎么处理多年积累的 Publisher 通讯
每个学校办公室都有这样一个文件夹。它放在共享盘上，名字类似“通讯”或“家长会杂项”。里面有多年的月度通讯、春季义卖传单、读书节海报、午餐菜单日历，还有某个人在 2014 年做的几页年鉴。这些文件几乎全是 Publisher 的 .pub 格式。
Microsoft 在 2026 年 10 月 1 日把 Publisher 从 Microsoft 365 中移除了。如果你们学校使用 Microsoft 365，这些文件在办公室的电脑上就打不开了。做出其中大部分文件的人，可能早已离职。但你仍然需要这些文件。
好消息是，你不必逐个文件地决定怎么处理。多数学校的文件夹可以分成两组，每一组对应一种格式。
两类文件，两种格式
第一组是存档。去年的通讯、旧的活动传单、已经完成的年鉴页面。没有人会再编辑它们，但会有人想看。家长想要三月的通讯。校长想要 2019 年科学展的照片。这些文件应该转成 PDF。PDF 可以在任何手机、平板或电脑上打开。它完整保留印刷时的版面，而且我们生成的 PDF 里的文字是真正的文字，所以你可以在一堆旧通讯里搜索某个姓名或日期。
第二组是你们还在用的文件。每月换一次日期的通讯模板。每年九月寄回家的欢迎信。只需要改日期和价格的烘焙义卖传单。这些应该转成 Word 文档。学校的电脑上已经装了 Word，多数志愿者也会用，而且转换后的文件会让文本框、图片和表格保持原位，你只需要改文字，不用重做页面。关于这是怎么做到的，我们另有一篇：Publisher 转 Word，不是把页面拍成一张图。
如果你们团队里有人用 InDesign 或 Affinity Publisher 设计年鉴，请把那些页面转成 IDML。如果学校用 LibreOffice，ODG 文件可以在 LibreOffice Draw 中打开。
转换整个文件夹
一次任务最多可以转换 20 个文件和 2 GB。对学校的文件夹来说，通常就是按一个学年或一个学期来处理。更大规模的做法，我们在如何批量转换数百个 Publisher 文件里讲过。对学校来说，简短的步骤如下：
- 把文件夹从共享盘复制到你自己的电脑上，这样你处理的是副本，原件保持不动。
- 分成两个子文件夹：“存档”和“仍在使用”。
- 在 pubconvert.com 上免费预览每个子文件夹里的一两个文件。挑看起来最难的：每个格子都填满的日历，带弧形标题的传单。
- 把“存档”文件夹转成 PDF，每次 20 个文件。
- 把“仍在使用”文件夹转成 Word。
- 把结果放回共享盘，和原件放在一起，.pub 文件也要保留。
保留原件几乎不占存储空间。如果一年后你发现某个转换后的文件有问题，可以重新转换原件。
完成之前要检查的事
打开几个转换后的文件，像家长那样看一看。日历和午餐菜单都是表格，而表格里的小错误最容易被看出来。我们在这上面花了很多功夫，并写了日历单元格，做对了。请检查每一天的文字是否放在自己的格子里。
再看字体。Word 文件保留 .pub 里原来的字体名。如果学校的电脑上有这个字体，Word 就会使用它。如果没有，Word 会选一个替代字体，字形可能略有不同。PDF 在原字体不可用时，会使用字母宽度相同的替代字体，所以换行位置和以前一样。
再看照片。班级合影和活动照片的位置和大小，应该与原件一致。
学生照片与隐私
学校通讯里常有孩子的姓名和照片，所以问一句文件去了哪里是合理的。你上传的文件会在转换或下载结束时删除，被放弃的任务会在一小时内清除。我们不保留副本。
如果你们的学区希望任何内容都不离开办公楼，PubConvert Windows 应用会在你自己的电脑上运行同一个引擎，不上传任何内容。它输出 PDF、Word、IDML 和 ODG 文件，没有网站每次 20 个文件的任务上限，当文件夹里有十年的通讯时，这也很有帮助。
费用
预览免费，每个文件最多 100 页和 25 MB，带水印，不需要账号。完整使用权是一次性 $49，转换任务想做多少次都行，每次任务最多 20 个文件和 2 GB。没有需要续费的订阅，对每年都换人的家长教师协会财务来说，这一点很重要。
让这成为最后一次
文件夹转换完成后，写一份简短的说明，放在同一个位置：哪个子文件夹是存档，哪些文件是模板，以及今后的新通讯改用 Word 或学校选定的其他工具来做。下一位志愿者会感谢你的。
免费预览你的一份通讯，看看效果。