IT 管理员：让整个组织迁出 Publisher

Microsoft 在 2026 年 10 月 1 日把 Publisher 从 Microsoft 365 中移除了。Office 2021 和 LTSC 2021 中永久授权版本的支持将在 2026 年 10 月 13 日结束。Microsoft 表示，已安装的永久授权副本在那之后仍可继续使用，但不再受支持。对 IT 团队来说，这意味着文件服务器上的 .pub 文件每个月在越来越少的机器上能打开，服务台的工单也已经开始出现。

这篇文章是给拥有 50 到 500 名用户和一个共享盘的组织准备的方案。它分四个部分：找出文件，决定每个文件夹的去向，转换，以及告诉员工发生了什么变化。

第一步：找出 .pub 文件

没有清单就无法规划迁移。在单个共享上，用 Windows 资源管理器搜索 *.pub 可以快速看一眼。要做真正的盘点，PowerShell 可以给你一个能排序、能分享的文件：

Get-ChildItem -Path "\\fileserver\shared" -Filter *.pub -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
  Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
  Export-Csv -Path "C:\temp\pub_inventory.csv" -NoTypeInformation

对每个共享运行一遍，如果你们使用重定向的主文件夹，也要对它们运行。打开 CSV，按文件夹分组。你通常会发现，少数几个部门拥有大部分文件。

有一点需要过滤掉：.pub 扩展名也用于 SSH 公钥，例如 id_rsa.pub。那些是很小的文本文件，常在 .ssh 文件夹里。它们不是 Publisher 文档，应该保持原样。

LastWriteTime 这一列也很有用。多年没有人改动过的文件是存档材料。最近一年内修改过的文件，多半是仍在使用的模板。

第二步：按文件夹选定格式

逐个文件决定，规模上行不通。请和文件夹的负责人一起，按文件夹来决定。

存档文件夹用 PDF。旧通讯、过往的活动材料和已完成的报告，应该让任何人在任何设备上都能读，并且看起来和印刷时一样。我们的 PDF 包含真正的、可选择、可搜索的文字，所以它们能配合你的搜索索引，也能配合为文本建立索引的文档管理系统。

仍在使用的模板文件夹用 Word。在 Publisher 里做通讯、传单和表格的员工，可以继续在他们已经有的 Word 里编辑。转换后的 Word 文件会让文本框、图片和表格保持原位。更多内容见 Publisher 转 Word，不是把页面拍成一张图。

如果你们的市场或设计团队使用 InDesign 或 Affinity Publisher，他们的文件夹用 IDML。如果有些用户用 LibreOffice，ODG 可以在 LibreOffice Draw 中打开。

这与 Microsoft 自己对停用的建议一致：查看用 PDF，编辑用 Word。

第三步：转换

你有三条路线。选一条符合任务规模和数据政策的。

Microsoft 提供了一个可把 .pub 文件批量转成 PDF 的 PowerShell 脚本。它用 Publisher 来完成转换，所以运行它的机器上必须装有 Publisher。它只能生成 PDF。如果你仍有 Publisher 2021 或 LTSC 的机器，这对存档文件夹来说是一条合理的路线。

网站 pubconvert.com 不需要安装 Publisher。它生成 PDF、Word、IDML 和 ODG。每次任务最多 20 个文件和 2 GB。这适合想自己转换本部门文件夹的部门，或者分多次处理几百个文件的情况。上传的文件会在转换或下载结束时删除，被放弃的任务会在一小时内清除。完整使用权是一次性 $49，转换任务想做多少次都行，每次任务最多 20 个文件和 2 GB。

对于大型共享，Microsoft Store 上的 PubConvert Windows 应用更合适。它在你自己的电脑上运行同一个引擎，一次批量转换数千个文件，没有网站的任务上限，也不上传任何内容。它生成 PDF、Word、IDML 和 ODG。它是从商店单独一次性购买的（在美国是 $48.99）。如果你的数据政策规定文档不能离开内网，就用这条路线。

无论选哪条路线，都先做试点。从不同部门挑二十个文件，包括你能找到的最难的：日历、小册子、带 WordArt 的传单、上世纪九十年代末的文件。引擎可以读取 Publisher 97、98、2000、2002 及更新版本的文件。请和做这些文件的人一起检查结果。他们发现问题比任何人都快。

保留 .pub 原件。存储很便宜，一个以后还能再次转换的文件，比一个被删掉的文件更有价值。

第四步：通知员工

多数工单来自一小串问题，所以请在被问到之前先回答它们。给全体员工发一条简短的消息就够了。说明 Publisher 已经从 Microsoft 365 中消失，旧的 .pub 文件已转换完成，放在原来的文件夹里，就在原件旁边。说明存档文件现在是 PDF，和其他 PDF 一样打开。说明模板现在是 Word 文档，新的通讯和传单从它们开始做。解释一下，字体看起来不对，通常意味着那台电脑上没有安装这个字体：Word 文件保留原来的字体名，所以安装字体即可解决。最后，请发现遗漏的 .pub 文件的人告诉 IT 它在哪里，而不是用邮件到处转发。

然后更新新员工入职文档，并在最后一批永久授权安装退役时，把 Publisher 从你们的标准镜像中移除。

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