Trường học và hội phụ huynh: làm gì với nhiều năm bản tin Publisher
Văn phòng trường nào cũng có thư mục đó. Nó nằm trên ổ chia sẻ, dưới một cái tên như "Bản tin" hay "Việc của hội phụ huynh". Bên trong là nhiều năm bản tin hàng tháng, tờ rơi hội chợ mùa xuân, áp phích hội chợ sách, lịch thực đơn bữa trưa và vài trang kỷ yếu ai đó làm từ năm 2014. Gần như tất cả đều ở định dạng .pub của Publisher.
Microsoft đã gỡ Publisher khỏi Microsoft 365 vào ngày 1 tháng 10 năm 2026. Nếu trường bạn dùng Microsoft 365, các tệp đó không còn mở được trên máy văn phòng. Người làm ra phần lớn trong số chúng có thể đã nghỉ từ nhiều năm trước. Bạn vẫn cần các tệp ấy.
Tin tốt là bạn không phải quyết định số phận từng tệp một. Hầu hết thư mục của trường chia thành hai nhóm, và mỗi nhóm dùng một định dạng.
Hai loại tệp, hai định dạng
Nhóm thứ nhất là kho lưu trữ. Bản tin năm ngoái, tờ rơi sự kiện cũ, các trang kỷ yếu đã hoàn thành. Sẽ không ai sửa chúng nữa, nhưng người ta vẫn muốn xem. Một phụ huynh hỏi bản tin tháng Ba. Hiệu trưởng cần một bức ảnh hội chợ khoa học năm 2019. Những tệp này nên thành PDF. PDF mở được trên mọi điện thoại, máy tính bảng hay máy tính. Nó giữ nguyên bố cục như lúc in, và chữ trong PDF của chúng tôi là chữ thật, nên bạn có thể tìm một cái tên hay một ngày tháng trong cả thư mục bản tin cũ.
Nhóm thứ hai là các tệp bạn còn dùng. Mẫu bản tin mỗi tháng đổi ngày một lần. Thư chào mừng gửi về nhà mỗi tháng Chín. Tờ rơi bán bánh chỉ cần đổi ngày và đổi giá. Những tệp này nên thành tài liệu Word. Máy tính của trường đã có Word, hầu hết tình nguyện viên đều biết dùng, và tệp đã chuyển giữ nguyên hộp văn bản, hình ảnh và bảng ở đúng chỗ, nên bạn đổi chữ chứ không phải dựng lại trang. Chúng tôi đã viết thêm về cách việc này hoạt động trong Publisher sang Word, không dùng chiêu "ảnh chụp của trang".
Nếu ai đó trong nhóm bạn dàn kỷ yếu bằng InDesign hoặc Affinity Publisher, hãy chuyển các trang đó sang IDML. Nếu trường bạn dùng LibreOffice, tệp ODG mở được trong LibreOffice Draw.
Chuyển cả thư mục
Bạn có thể chuyển tối đa 20 tệp và 2 GB trong một tác vụ. Với thư mục của trường, thường là làm từng năm hoặc từng học kỳ một. Chúng tôi trình bày phiên bản lớn hơn của việc này trong cách chuyển hàng loạt hàng trăm tệp Publisher. Với một trường học, tóm lại như sau:
- Chép thư mục từ ổ chia sẻ về máy của bạn, để bạn làm việc trên bản sao và các tệp gốc không bị đụng tới.
- Chia thành hai thư mục con: "lưu trữ" và "còn dùng".
- Xem thử một hai tệp từ mỗi thư mục con, miễn phí, trên pubconvert.com. Chọn những tệp trông khó nhất: tờ lịch với mọi ô đều có chữ, tờ rơi có tiêu đề cong.
- Chuyển thư mục "lưu trữ" sang PDF, mỗi lần 20 tệp.
- Chuyển thư mục "còn dùng" sang Word.
- Đặt kết quả trở lại ổ chia sẻ, cạnh các tệp gốc, và giữ cả các tệp .pub.
Giữ tệp gốc gần như không tốn gì về dung lượng. Nếu một năm sau bạn phát hiện một tệp đã chuyển có lỗi, bạn có thể chuyển lại từ tệp gốc.
Những điều cần kiểm tra trước khi coi là xong
Mở vài tệp đã chuyển và nhìn chúng như một phụ huynh sẽ nhìn. Lịch và thực đơn bữa trưa là bảng, và bảng là nơi một lỗi nhỏ lộ ra ngay. Chúng tôi đã dành nhiều công sức cho phần này, và viết về nó trong ô lịch, làm cho đúng. Hãy kiểm tra chữ của mỗi ngày nằm trong ô của ngày đó.
Xem phông chữ. Tệp Word giữ nguyên tên font gốc từ tệp .pub. Nếu máy của trường có font đó, Word dùng nó. Nếu không có, Word chọn một font thay thế, và chữ có thể trông hơi khác. PDF dùng một font thế chỗ có cùng bề rộng chữ khi font gốc không có, nên các dòng xuống dòng đúng chỗ như trước.
Xem các bức ảnh. Ảnh lớp và ảnh sự kiện phải ở cùng chỗ và cùng cỡ như bản gốc.
Ảnh học sinh và quyền riêng tư
Bản tin của trường thường có tên và ảnh của trẻ em, nên hỏi các tệp đi đâu là chính đáng. Tệp bạn tải lên bị xóa khi quá trình chuyển đổi hoặc tải về kết thúc, và các tác vụ bị bỏ dở được gỡ trong vòng một giờ. Chúng tôi không giữ bản sao.
Nếu khu học chánh của bạn muốn không có gì rời khỏi tòa nhà, ứng dụng PubConvert cho Windows chạy cùng engine trên chính máy của bạn và không tải gì lên. Nó tạo tệp PDF, Word, IDML và ODG, và không có mức giới hạn 20 tệp mỗi tác vụ như trang web, điều này cũng hữu ích khi thư mục chứa cả một thập kỷ bản tin.
Chi phí
Bản xem trước miễn phí, tối đa 100 trang và 25 MB mỗi tệp, có hình mờ và không cần tài khoản. Truy cập đầy đủ là 49 USD trả một lần, làm bao nhiêu tác vụ chuyển đổi tùy ý, tối đa 20 tệp và 2 GB mỗi tác vụ. Không có gói thuê bao phải gia hạn, điều này quan trọng khi thủ quỹ hội phụ huynh đổi người mỗi năm.
Để đây là lần cuối ai đó phải làm việc này
Khi thư mục đã chuyển xong, hãy viết một ghi chú ngắn và lưu cùng chỗ: thư mục con nào là lưu trữ, tệp nào là mẫu, và các bản tin mới giờ được làm bằng Word hoặc công cụ nào trường đã chọn. Tình nguyện viên kế tiếp sẽ cảm ơn bạn.
Xem thử miễn phí một bản tin của bạn để biết kết quả ra sao.