Publisher sang Word: không phải trò dán ảnh vào tài liệu
Đây là một bí mật bẩn thỉu của ngành chuyển đổi tệp: nhiều trình "Publisher sang Word" không thực sự chuyển đổi gì cả. Chúng dựng từng trang thành ảnh rồi dán ảnh vào file .docx. Mở trong Word trông ổn, và lần đầu bạn thử sửa một lỗi đánh máy bạn mới phát hiện ra mình không sửa được. Chữ không phải chữ. Đó là ảnh chụp chữ.
Bản thân chúng tôi cũng từng một phần mắc lỗi này. Khi engine cũ không làm tốt hơn được, phương án dự phòng sẽ ra đúng loại tệp đó. Nó "hoạt động", theo kiểu như bánh mì trong máy bán hàng tự động cũng là "đồ ăn" vậy.
Engine mới làm đúng cách.
Một bản chuyển đổi thực sự trông như thế nào
Khi bạn chuyển đổi sang Word với chúng tôi bây giờ, engine đọc tệp .pub của bạn và tái tạo thành một tài liệu Word thực sự. Mỗi hộp văn bản trong bản gốc trở thành một hộp văn bản trong Word, được neo ở cùng vị trí trên trang, với cùng font, cỡ chữ, màu sắc và căn chỉnh. Bảng trở thành bảng Word có thể click vào. Hình ảnh được nhúng đúng vị trí và kích thước.
Mở kết quả ra và nó hoạt động đúng như bạn mong. Sửa lỗi đánh máy. Đổi ngày trên tờ rơi. Chọn một đoạn và phóng to. Đó là tài liệu của bạn một lần nữa, không phải xác ướp của nó.
Phần nói thật
Word và Publisher không đồng ý với nhau về một tài liệu là gì. Publisher nghĩ bằng những đối tượng tự do nổi trên trang; Word nghĩ bằng một dòng chảy văn bản từ lề này sang lề kia. Chúng tôi bắc cầu bằng cách dùng hộp văn bản và neo của Word, cách này giữ bố cục trung thực. Đánh đổi là tệp đã chuyển của bạn sẽ cảm giác như một tài liệu Publisher đang sống trong Word: nhiều hộp được định vị, thay vì một câu chuyện liên tục chảy.
Với tờ rơi, chứng chỉ, thực đơn và bản tin, đó chính xác là thứ bạn muốn. Bố cục mới là điểm mấu chốt. Nếu thứ bạn thực sự muốn là văn bản của tài liệu để dùng ở chỗ khác, cách đó cũng được: chọn tất cả, sao chép, dán. Đó là văn bản thật rồi, bạn có thể làm vậy.
Một vài điều cần lưu ý:
- Nếu font chưa được cài trên máy, Word sẽ thay bằng font gần nhất và tiếp tục. Bố cục giữ nguyên; chữ có thể trông hơi khác một chút.
- WordArt ra dưới dạng ảnh của hiệu ứng, nên trông vẫn đúng nhưng không chỉnh sửa lại được như WordArt.
- Tệp rất cũ hoặc bị hỏng đôi khi vượt quá khả năng của engine. Khi đó chúng tôi lặng lẽ chuyển sang phương pháp cũ để bạn vẫn có tệp dùng được, và lỗi được ghi lại để chúng tôi sửa nguyên nhân gốc rễ.
Khi nào chọn Word thay vì các định dạng khác
Chọn PDF khi tài liệu đã hoàn chỉnh và chỉ cần xem hoặc in. Chọn Word khi ai đó cần sửa nội dung tuần tới và làm việc trong Microsoft Office. Chọn IDML (đã đề cập trong bài tuần trước) khi bạn chuyển công việc thiết kế sang Affinity hoặc InDesign lâu dài.
Word là định dạng chuyển đổi phổ biến nhất của chúng tôi, điều này ban đầu làm chúng tôi bất ngờ. Thật ra không nên ngạc nhiên. Không ai nhớ thương .pub như một định dạng. Họ chỉ muốn tiếp tục chỉnh sửa thứ mình đã tạo ra.
Thử với một tệp của bạn. Bản xem trước miễn phí, không cần tài khoản, và chúng tôi xóa tệp ngay khi bạn xong việc.