Quản trị viên CNTT: chuyển cả một tổ chức khỏi Publisher
Microsoft đã gỡ Publisher khỏi Microsoft 365 vào ngày 1 tháng 10 năm 2026. Sự hỗ trợ cho các phiên bản vĩnh viễn trong Office 2021 và LTSC 2021 kết thúc vào ngày 13 tháng 10 năm 2026. Microsoft nói các bản vĩnh viễn đã cài vẫn chạy sau ngày đó, nhưng không còn được hỗ trợ. Với một nhóm CNTT, điều đó có nghĩa là các tệp .pub trên máy chủ tệp của bạn mở được trên ngày càng ít máy mỗi tháng, và các phiếu hỗ trợ đã bắt đầu đến.
Bài này là một kế hoạch cho tổ chức có từ 50 đến 500 người dùng và một ổ chia sẻ. Kế hoạch có bốn phần: tìm các tệp, quyết định mỗi thư mục sẽ thành gì, chuyển đổi, và thông báo cho nhân viên về điều đã thay đổi.
Bước một: tìm các tệp .pub
Bạn không thể lên kế hoạch di chuyển nếu không có danh sách. Trên một ổ chia sẻ, tìm *.pub trong Windows Explorer là đủ để xem nhanh. Để kiểm kê thực sự, PowerShell cho bạn một tệp có thể sắp xếp và chia sẻ:
Get-ChildItem -Path "\\fileserver\shared" -Filter *.pub -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
Export-Csv -Path "C:\temp\pub_inventory.csv" -NoTypeInformation
Chạy nó trên từng ổ chia sẻ và trên các thư mục cá nhân được chuyển hướng nếu bạn dùng. Mở tệp CSV và nhóm theo thư mục. Thường bạn sẽ thấy vài phòng ban sở hữu phần lớn số tệp.
Một thứ cần loại ra: phần mở rộng .pub còn được dùng cho khóa công khai SSH, như id_rsa.pub. Đó là các tệp văn bản nhỏ, thường nằm trong thư mục .ssh. Chúng không phải tài liệu Publisher và nên được để nguyên.
Cột LastWriteTime cũng hữu ích. Tệp không ai sửa trong nhiều năm là tài liệu lưu trữ. Tệp được sửa trong năm vừa qua có lẽ là mẫu đang dùng.
Bước hai: chọn định dạng cho từng thư mục
Quyết định từng tệp thì không mở rộng nổi. Hãy quyết định theo thư mục, cùng với người phụ trách thư mục.
Thư mục lưu trữ dùng PDF. Bản tin cũ, tài liệu sự kiện đã qua và báo cáo đã hoàn thành nên đọc được bởi bất kỳ ai, trên bất kỳ thiết bị nào, và trông như lúc được in. PDF của chúng tôi chứa chữ thật, chọn được và tìm kiếm được, nên chúng hoạt động với chỉ mục tìm kiếm của bạn và với các hệ thống quản lý tài liệu lập chỉ mục chữ.
Thư mục chứa mẫu đang dùng thì dùng Word. Nhân viên từng làm bản tin, tờ rơi và biểu mẫu trong Publisher có thể tiếp tục sửa chúng trong Word, thứ họ đã có. Tệp Word đã chuyển giữ hộp văn bản, hình ảnh và bảng ở đúng chỗ. Xem thêm trong Publisher sang Word, không dùng chiêu "ảnh chụp của trang".
Nếu nhóm tiếp thị hoặc thiết kế của bạn dùng InDesign hoặc Affinity Publisher, thư mục của họ dùng IDML. Nếu một số người dùng LibreOffice, tệp ODG mở được trong LibreOffice Draw.
Điều này khớp với lời khuyên của chính Microsoft cho đợt ngừng hỗ trợ: PDF để xem, Word để sửa.
Bước ba: chuyển đổi
Bạn có ba đường. Hãy chọn đường hợp với quy mô công việc và chính sách dữ liệu của mình.
Microsoft cung cấp một tập lệnh PowerShell chuyển hàng loạt tệp .pub sang PDF. Nó dùng Publisher để chuyển đổi, nên cần cài Publisher trên máy chạy nó. Nó chỉ tạo PDF. Nếu bạn vẫn còn một máy Publisher 2021 hoặc LTSC, đây là một đường hợp lý cho các thư mục lưu trữ.
Trang web pubconvert.com không cần cài Publisher. Nó tạo PDF, Word, IDML và ODG. Mỗi tác vụ nhận tối đa 20 tệp và 2 GB. Cách này hợp với một phòng ban muốn tự chuyển thư mục của mình, hoặc vài trăm tệp trải qua nhiều phiên làm việc. Tệp đã tải lên bị xóa khi quá trình chuyển đổi hoặc tải về kết thúc, và các tác vụ bị bỏ dở được gỡ trong vòng một giờ. Truy cập đầy đủ là 49 USD trả một lần, làm bao nhiêu tác vụ chuyển đổi tùy ý, tối đa 20 tệp và 2 GB mỗi tác vụ.
Với một ổ chia sẻ lớn, ứng dụng PubConvert cho Windows trên Microsoft Store là lựa chọn phù hợp hơn. Nó chạy cùng engine trên chính các PC của bạn, chuyển hàng nghìn tệp trong một đợt mà không có các mức giới hạn tác vụ của trang web, và không tải gì lên. Nó tạo PDF, Word, IDML và ODG. Đó là một giao dịch mua một lần riêng trên Store (48,99 USD ở Mỹ). Nếu chính sách dữ liệu của bạn nói tài liệu không được rời khỏi mạng nội bộ, đây là đường nên dùng.
Dù chọn đường nào, hãy chạy thử trước. Chọn hai mươi tệp từ các phòng ban khác nhau, gồm cả những tệp khó nhất bạn tìm được: lịch, tập gấp, tờ rơi có WordArt, tệp từ cuối thập niên 1990. Engine đọc được tệp từ Publisher 97, 98, 2000, 2002 và mới hơn. Hãy kiểm tra kết quả cùng những người đã làm ra tệp. Họ sẽ phát hiện lỗi nhanh hơn bất kỳ ai.
Giữ các bản gốc .pub. Dung lượng lưu trữ rẻ, và một tệp bạn có thể chuyển lại sau này đáng giá hơn một tệp bạn đã xóa.
Bước bốn: thông báo cho nhân viên
Phần lớn phiếu hỗ trợ đến từ một danh sách ngắn các câu hỏi, nên hãy trả lời trước khi chúng được hỏi. Một tin nhắn ngắn gửi toàn bộ nhân viên là đủ. Nói rằng Publisher đã biến mất khỏi Microsoft 365 và các tệp .pub cũ đã được chuyển và nằm trong cùng thư mục, cạnh các bản gốc. Nói rằng tệp lưu trữ giờ là PDF và mở như mọi PDF khác. Nói rằng các mẫu giờ là tài liệu Word, và bản tin cùng tờ rơi mới bắt đầu từ đó. Giải thích rằng một font trông sai thường nghĩa là font đó chưa được cài trên PC ấy: tệp Word giữ nguyên tên font gốc, nên cài font vào là xong. Cuối cùng, hãy nhờ những ai tìm thấy một tệp .pub bị sót báo cho CNTT biết nó ở đâu thay vì gửi email vòng quanh.
Sau đó cập nhật tài liệu cho nhân viên mới và gỡ Publisher khỏi các bản cài chuẩn khi những bản cài vĩnh viễn cuối cùng được cho nghỉ.
Xem thử miễn phí một tệp từ ổ chia sẻ của bạn để biết kết quả ra sao trước khi lên kế hoạch cho đợt chuyển.