Школи та батьківські комітети: що робити з багаторічними бюлетенями Publisher
У кожній шкільній канцелярії є така папка. Вона лежить на спільному диску під назвою на кшталт "Бюлетені" або "Справи батьківського комітету". Усередині роки щомісячних бюлетенів, листівка весняного ярмарку, плакат книжкового ярмарку, календар шкільного меню і кілька сторінок випускного альбому, які хтось зробив у 2014 році. Майже все це у форматі .pub від Publisher.
Microsoft прибрала Publisher з Microsoft 365 1 жовтня 2026 року. Якщо ваша школа працює на Microsoft 365, ці файли більше не відкриваються на комп'ютері в канцелярії. Людина, яка зробила більшість із них, могла піти багато років тому. Файли все одно потрібні.
Добра новина: вирішувати долю кожного файлу окремо не доведеться. Більшість шкільних папок ділиться на дві групи, і для кожної групи підходить один формат.
Два види файлів, два формати
Перша група це архів. Торішні бюлетені, старі листівки подій, готові сторінки альбому. Редагувати їх ніхто не буде, але дивитися захочуть. Батьки просять мартівський бюлетень. Директор шукає фото наукового ярмарку 2019 року. Такі файли варто перетворити на PDF. PDF відкривається на будь-якому телефоні, планшеті чи комп'ютері. Він зберігає макет точно таким, яким його друкували, а текст у наших PDF справжній, тож у папці зі старими бюлетенями можна шукати прізвище чи дату.
Друга група це файли, якими ви ще користуєтеся. Шаблон бюлетеня, у якого щомісяця змінюється дата. Вітальний лист, який щовересня розсилають додому. Листівка благодійного продажу випічки, де треба лише змінити день і ціну. Їх варто перетворити на документи Word. Word уже є на шкільних комп'ютерах, більшість волонтерів його знає, а сконвертований файл зберігає текстові блоки, картинки й таблиці на своїх місцях, тож ви міняєте слова, а не будуєте сторінку заново. Докладніше про це ми писали в статті Publisher у Word без фокусу з картинкою сторінки.
Якщо хтось у вашій команді верстає альбом в InDesign або Affinity Publisher, конвертуйте ці сторінки в IDML. Якщо школа користується LibreOffice, ODG відкривається в LibreOffice Draw.
Конвертуємо всю папку
За одне завдання можна конвертувати до 20 файлів і 2 ГБ. Для шкільної папки це зазвичай означає працювати по одному року або одному семестру. Більший варіант цього процесу ми розібрали в статті як пакетно конвертувати сотні файлів Publisher. Для школи коротко так:
- Скопіюйте папку зі спільного диска на власний комп'ютер, щоб працювати з копією, а оригінали лишилися недоторканими.
- Розкладіть файли по двох підпапках: "архів" і "ще використовуємо".
- Безкоштовно перегляньте на pubconvert.com один-два файли з кожної підпапки. Беріть найскладніші: календар із заповненими клітинками, листівку з вигнутим заголовком.
- Конвертуйте папку "архів" у PDF, по 20 файлів за раз.
- Конвертуйте папку "ще використовуємо" у Word.
- Покладіть результати назад на спільний диск поруч з оригіналами, а файли .pub теж залиште.
Зберігання оригіналів майже нічого не коштує. Якщо за рік ви помітите проблему в сконвертованому файлі, оригінал можна конвертувати ще раз.
Що перевірити, перш ніж вважати роботу завершеною
Відкрийте кілька сконвертованих файлів і подивіться на них очима батьків. Календарі та шкільне меню це таблиці, а в таблицях навіть дрібна помилка кидається в очі. Ми витратили на них багато часу й написали про це в статті клітинки календаря зроблено як слід. Переконайтеся, що текст кожного дня лежить у власній клітинці.
Погляньте на шрифти. Файли Word зберігають початкові назви шрифтів із .pub. Якщо шрифт є на шкільному комп'ютері, Word його використає. Якщо немає, Word підбере заміну, і літери можуть виглядати трохи інакше. У PDF, коли початкового шрифту немає, використовується запасна гарнітура з тією самою шириною літер, тож рядки переносяться там само, що й раніше.
Погляньте на фотографії. Фото класів і подій мають стояти на тих самих місцях і мати той самий розмір, що в оригіналі.
Фото учнів і приватність
У шкільних бюлетенях часто є імена й фото дітей, тож цілком слушно спитати, куди потрапляють файли. Файли, які ви завантажуєте, видаляються, коли завершується конвертація або завантаження, а покинуті завдання прибираються протягом години. Копій ми не зберігаємо.
Якщо ваш округ воліє, щоб нічого не залишало будівлі, застосунок PubConvert для Windows запускає той самий рушій на вашому комп'ютері й нічого не завантажує. Він робить файли PDF, Word, IDML та ODG і не має обмеження сайту в 20 файлів на завдання, а це теж допомагає, коли в папці десятиліття бюлетенів.
Скільки це коштує
Попередній перегляд безкоштовний, до 100 сторінок і 25 МБ на файл, із водяним знаком і без облікового запису. Повний доступ коштує $49 одноразово, і за нього можна виконати скільки завгодно завдань конвертації, по 20 файлів і до 2 ГБ кожне. Підписки, яку треба поновлювати, немає, а це важливо, коли скарбник батьківського комітету змінюється щороку.
Зробіть так, щоб це було востаннє
Коли папку сконвертовано, напишіть коротку нотатку й збережіть її в тому самому місці: яка підпапка є архівом, які файли є шаблонами, і що нові бюлетені тепер роблять у Word або в тому інструменті, який обрала ваша школа. Наступний волонтер буде вдячний.
Безкоштовно перегляньте один зі своїх бюлетенів, щоб побачити, що вийде.