Школы и родительские комитеты: что делать с многолетними рассылками из Publisher
В каждой школьной канцелярии есть такая папка. Она лежит на общем диске под названием вроде «Бюллетени» или «Родительский комитет, разное». Внутри годы ежемесячных бюллетеней, листовка весенней ярмарки, плакат книжной ярмарки, календарь школьных обедов и несколько страниц альбома, которые кто-то сделал в 2014 году. Почти всё это в формате .pub, родном для Publisher.
Microsoft убрала Publisher из Microsoft 365 1 октября 2026 года. Если ваша школа работает на Microsoft 365, эти файлы больше не открываются на компьютере в канцелярии. Человек, сделавший большую их часть, мог уйти много лет назад. Файлы при этом по-прежнему нужны.
Хорошая новость: решать судьбу каждого файла по отдельности не придётся. Большинство школьных папок делится на две группы, и для каждой группы подходит один формат.
Два вида файлов, два формата
Первая группа это архив. Бюллетени прошлого года, старые листовки к мероприятиям, готовые страницы альбома. Редактировать их уже никто не будет, но смотреть будут. Родитель просит мартовский бюллетень. Директору нужно фото школьной научной ярмарки 2019 года. Эти файлы стоит превратить в PDF. PDF открывается на любом телефоне, планшете и компьютере. Он сохраняет макет точно таким, каким его печатали, а текст в наших PDF настоящий, поэтому по папке со старыми бюллетенями можно искать имя или дату.
Вторая группа это файлы, которыми вы пользуетесь до сих пор. Шаблон бюллетеня, в котором каждый месяц меняется дата. Приветственное письмо, которое уходит домой каждый сентябрь. Листовка благотворительной выпечки, где нужно лишь сменить день и цену. Эти файлы стоит превратить в документы Word. Word уже стоит на школьных компьютерах, большинство волонтёров с ним знакомы, а конвертированный файл сохраняет текстовые блоки, картинки и таблицы на своих местах, так что вы меняете слова, а не собираете страницу заново. Подробнее о том, как это работает, мы писали в статье Publisher в Word без трюка с картинкой вместо страницы.
Если кто-то в вашей команде верстает альбом в InDesign или Affinity Publisher, конвертируйте эти страницы в IDML. Если школа пользуется LibreOffice, файл ODG открывается в LibreOffice Draw.
Конвертируем всю папку
За одно задание можно конвертировать до 20 файлов и 2 ГБ. Для школьной папки это обычно значит, что вы идёте по ней год за годом или четверть за четвертью. Более крупный вариант мы разбирали в статье как пакетно конвертировать сотни файлов Publisher. Для школы коротко это выглядит так:
- Скопируйте папку с общего диска на свой компьютер, чтобы работать с копией, а оригиналы остались нетронутыми.
- Разложите её по двум подпапкам: «архив» и «в работе».
- Бесплатно посмотрите на pubconvert.com один-два файла из каждой подпапки. Выберите самые сложные: календарь с заполненными ячейками, листовку с изогнутым заголовком.
- Конвертируйте папку «архив» в PDF, по 20 файлов за раз.
- Конвертируйте папку «в работе» в Word.
- Положите результаты обратно на общий диск рядом с оригиналами и сохраните также файлы .pub.
Хранение оригиналов почти ничего не стоит. Если через год вы заметите ошибку в конвертированном файле, оригинал можно конвертировать заново.
Что проверить, прежде чем считать работу законченной
Откройте несколько конвертированных файлов и посмотрите на них глазами родителя. Календари и меню обедов это таблицы, а в таблицах мелкая ошибка заметна сразу. Мы потратили на них много времени и написали об этом в статье ячейки календаря, сделанные как надо. Проверьте, что текст каждого дня лежит в своей ячейке.
Посмотрите на шрифты. Файлы Word сохраняют исходные названия шрифтов из .pub. Если шрифт есть на школьном компьютере, Word его использует. Если нет, Word подбирает замену, и буквы могут выглядеть немного иначе. В PDF, когда исходного шрифта нет, берётся замена с теми же ширинами букв, поэтому строки переносятся там же, где и раньше.
Посмотрите на фотографии. Фото классов и мероприятий должны стоять на тех же местах и быть того же размера, что и в оригинале.
Фото учеников и конфиденциальность
В школьных бюллетенях часто есть имена и фотографии детей, поэтому справедливо спросить, куда попадают файлы. Загруженные файлы удаляются, когда заканчивается конвертация или скачивание, а брошенные задания удаляются в течение часа. Копий мы не храним.
Если ваш округ предпочёл бы, чтобы ничего не покидало здание, приложение PubConvert для Windows запускает тот же движок на вашем компьютере и ничего не загружает. Оно создаёт файлы PDF, Word, IDML и ODG и не имеет ограничения сайта в 20 файлов на задание, что тоже помогает, когда в папке десять лет бюллетеней.
Сколько это стоит
Предпросмотр бесплатный: до 100 страниц и 25 МБ на файл, с водяным знаком и без регистрации. Полный доступ стоит $49 один раз, и заданий можно делать сколько угодно, до 20 файлов и 2 ГБ на задание. Подписку продлевать не нужно, а это важно, когда казначей родительского комитета меняется каждый год.
Пусть это будет последний раз
Когда папка конвертирована, напишите короткую записку и сохраните её там же: какая подпапка архив, какие файлы шаблоны и что новые бюллетени теперь делают в Word или в другой программе, которую выбрала школа. Следующий волонтёр скажет вам спасибо.
Посмотрите один из ваших бюллетеней бесплатно, чтобы увидеть, как он получится.