Для ИТ-администраторов: как перевести всю организацию с Publisher
Microsoft убрала Publisher из Microsoft 365 1 октября 2026 года. Поддержка бессрочных версий в Office 2021 и LTSC 2021 заканчивается 13 октября 2026 года. Microsoft сообщает, что установленные бессрочные копии продолжат работать и после этой даты, но поддерживаться уже не будут. Для ИТ-службы это значит, что файлы .pub на ваших файловых серверах с каждым месяцем открываются на всё меньшем числе машин, а заявки в службу поддержки уже пошли.
Эта статья это план для организации на 50-500 пользователей с общим диском. В нём четыре части: найти файлы, решить, чем станет каждая папка, конвертировать и рассказать сотрудникам, что изменилось.
Шаг первый: найти файлы .pub
Без списка планировать переезд нельзя. Для одного ресурса быстрого взгляда хватит поиска *.pub в проводнике Windows. Для настоящей инвентаризации PowerShell даёт файл, который можно сортировать и передавать другим:
Get-ChildItem -Path "\\fileserver\shared" -Filter *.pub -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
Export-Csv -Path "C:\temp\pub_inventory.csv" -NoTypeInformation
Запустите его по каждому ресурсу и по перенаправленным домашним папкам, если вы ими пользуетесь. Откройте CSV и сгруппируйте по папкам. Обычно оказывается, что большая часть файлов принадлежит нескольким отделам.
Кое-что нужно отфильтровать: расширение .pub используется и для открытых ключей SSH, например id_rsa.pub. Это небольшие текстовые файлы, часто лежащие в папках .ssh. Это не документы Publisher, и трогать их не нужно.
Столбец LastWriteTime тоже полезен. Файлы, которые годами никто не менял, это архив. Файлы, изменённые за последний год, скорее всего живые шаблоны.
Шаг второй: выберите формат для каждой папки
Решать по каждому файлу не получится, это не масштабируется. Решайте по папке вместе с её владельцем.
Архивные папки получают PDF. Старые бюллетени, материалы прошедших мероприятий и готовые отчёты должны читаться кем угодно на любом устройстве и выглядеть так, как их печатали. В наших PDF настоящий текст, который можно выделять и искать, поэтому они работают с вашим поисковым индексом и с системами управления документами, индексирующими текст.
Папки с живыми шаблонами получают Word. Сотрудники, которые делали бюллетени, листовки и формы в Publisher, смогут редактировать их в Word, который у них уже есть. Конвертированный файл Word сохраняет текстовые блоки, картинки и таблицы на своих местах. Подробнее в статье Publisher в Word без трюка с картинкой вместо страницы.
Если ваш отдел маркетинга или дизайна работает в InDesign или Affinity Publisher, их папки получают IDML. Если часть пользователей работает в LibreOffice, файл ODG открывается в LibreOffice Draw.
Это совпадает с советом самой Microsoft по случаю прекращения: PDF для просмотра, Word для редактирования.
Шаг третий: конвертация
У вас есть три пути. Выберите тот, который подходит под объём работы и вашу политику в отношении данных.
Microsoft предлагает скрипт PowerShell, который массово конвертирует файлы .pub в PDF. Для конвертации он использует Publisher, поэтому Publisher должен быть установлен на машине, где скрипт запускается. На выходе только PDF. Если у вас осталась машина с Publisher 2021 или LTSC, это разумный путь для архивных папок.
Сайт pubconvert.com не требует установленного Publisher. Он создаёт PDF, Word, IDML и ODG. Одно задание принимает до 20 файлов и 2 ГБ. Это подходит отделу, который хочет конвертировать собственную папку, или нескольким сотням файлов, растянутым на несколько сеансов. Загруженные файлы удаляются, когда заканчивается конвертация или скачивание, а брошенные задания удаляются в течение часа. Полный доступ стоит $49 один раз, и заданий можно делать сколько угодно, до 20 файлов и 2 ГБ на задание.
Для большого ресурса лучше подходит приложение PubConvert для Windows из Microsoft Store. Оно запускает тот же движок на ваших собственных компьютерах, конвертирует тысячи файлов за один пакет без ограничений сайта на задание и ничего не загружает. Оно создаёт PDF, Word, IDML и ODG. Это отдельная разовая покупка в Store ($48.99 в США). Если ваша политика данных запрещает документам покидать сеть, используйте этот путь.
Какой бы путь вы ни выбрали, сначала проведите пилот. Возьмите двадцать файлов из разных отделов, включая самые сложные, какие найдёте: календари, буклеты, листовки с WordArt, файлы конца 1990-х. Движок читает файлы Publisher 97, 98, 2000, 2002 и новее. Проверьте результаты вместе с людьми, которые делали эти файлы. Проблемы они заметят раньше других.
Сохраните оригиналы .pub. Место на диске недорого, а файл, который можно конвертировать снова, ценнее удалённого.
Шаг четвёртый: расскажите сотрудникам
Большинство заявок сводится к короткому списку вопросов, поэтому ответьте на них заранее. Хватит короткого сообщения всем сотрудникам. Напишите, что Publisher исчез из Microsoft 365, а старые файлы .pub конвертированы и лежат в тех же папках рядом с оригиналами. Напишите, что архивные файлы теперь PDF и открываются как любой другой PDF. Напишите, что шаблоны теперь документы Word и что новые бюллетени и листовки начинаются с них. Объясните, что неправильно выглядящий шрифт обычно означает, что шрифт не установлен на этом компьютере: файлы Word сохраняют исходные названия шрифтов, поэтому установка шрифта всё исправляет. Наконец, попросите тех, кто найдёт пропущенный файл .pub, сообщить в ИТ, где он лежит, а не пересылать его по почте.
Затем обновите документацию для новых сотрудников и уберите Publisher из ваших стандартных образов, когда будут списаны последние бессрочные установки.
Бесплатно посмотрите файл с вашего ресурса, чтобы увидеть результат, прежде чем планировать пакет.