Escolas e associações de pais: o que fazer com anos de boletins do Publisher
Toda secretaria de escola tem essa pasta. Ela fica na unidade compartilhada, com um nome como "Boletins" ou "Coisas da associação". Lá dentro estão anos de boletins mensais, o folheto da festa de primavera, o cartaz da feira do livro, o calendário do cardápio da merenda e algumas páginas de anuário que alguém fez em 2014. Quase tudo está no formato .pub do Publisher.
A Microsoft removeu o Publisher do Microsoft 365 em 1 de outubro de 2026. Se a sua escola usa o Microsoft 365, esses arquivos não abrem mais no computador da secretaria. A pessoa que fez a maioria deles pode ter saído há anos. Mesmo assim, você ainda precisa dos arquivos.
A boa notícia é que você não precisa decidir o destino de cada arquivo, um por um. A maioria das pastas escolares se divide em dois grupos, e cada grupo recebe um formato.
Dois tipos de arquivo, dois formatos
O primeiro grupo é o arquivo morto. Os boletins do ano passado, folhetos de eventos antigos, páginas de anuário já concluídas. Ninguém vai editá-los de novo, mas as pessoas vão querer vê-los. Um pai pede o boletim de março. A diretora quer uma foto da feira de ciências de 2019. Esses arquivos devem virar PDF. Um PDF abre em qualquer celular, tablet ou computador. Ele mantém o layout exatamente como foi impresso, e o texto dos nossos PDFs é texto de verdade, então você pode pesquisar um nome ou uma data em uma pasta de boletins antigos.
O segundo grupo é o dos arquivos que você ainda usa. O modelo de boletim que ganha uma nova data todo mês. A carta de boas-vindas que vai para casa todo início de ano. O folheto da venda de bolos que só precisa de um novo dia e de um novo preço. Esses devem virar documentos Word. O Word já está nos computadores da escola, a maioria dos voluntários o conhece, e um arquivo convertido mantém caixas de texto, imagens e tabelas no lugar, então você muda as palavras em vez de refazer a página. Explicamos como isso funciona em Publisher para Word, sem o truque da imagem colada.
Se alguém da sua equipe faz o anuário no InDesign ou no Affinity Publisher, converta essas páginas para IDML. Se a sua escola usa o LibreOffice, o ODG abre no LibreOffice Draw.
Convertendo a pasta inteira
Você pode converter até 20 arquivos e 2 GB em um trabalho. Para uma pasta escolar, isso costuma significar trabalhar um ano ou um semestre por vez. Mostramos uma versão maior disso em como converter centenas de arquivos do Publisher em lote. Para uma escola, o resumo é este:
- Copie a pasta da unidade compartilhada para o seu computador, para trabalhar em uma cópia e deixar os originais intactos.
- Separe em duas subpastas: "arquivo" e "em uso".
- Veja a prévia grátis de um ou dois arquivos de cada subpasta em pubconvert.com. Escolha os que parecem mais difíceis: o calendário com todas as células preenchidas, o folheto com o título curvo.
- Converta a pasta "arquivo" para PDF, 20 arquivos por vez.
- Converta a pasta "em uso" para Word.
- Coloque os resultados de volta na unidade compartilhada, ao lado dos originais, e guarde também os arquivos .pub.
Guardar os originais quase não custa espaço. Se você notar um problema em um arquivo convertido daqui a um ano, pode converter o original de novo.
O que conferir antes de dar por encerrado
Abra alguns dos arquivos convertidos e olhe para eles como um pai olharia. Calendários e cardápios são tabelas, e é nas tabelas que um pequeno erro aparece. Dedicamos muito tempo a elas e escrevemos sobre isso em células de calendário, do jeito certo. Confira se o texto de cada dia fica na sua própria caixa.
Olhe as fontes. Os arquivos Word mantêm os nomes originais das fontes do .pub. Se o computador da escola tem a fonte, o Word a usa. Se não tem, o Word escolhe uma substituta, e as letras podem ficar um pouco diferentes. Os PDFs usam uma fonte substituta com as mesmas larguras de letra quando a fonte original não está disponível, então as linhas quebram no mesmo lugar de antes.
Olhe as fotos. As fotos das turmas e dos eventos devem estar no mesmo lugar e no mesmo tamanho do original.
Fotos de alunos e privacidade
Boletins escolares costumam ter nomes e fotos de crianças, então é justo perguntar para onde vão os arquivos. Os arquivos que você envia são apagados quando a conversão ou o download termina, e trabalhos abandonados são removidos em até uma hora. Não guardamos cópias.
Se a sua rede de ensino prefere que nada saia do prédio, o aplicativo PubConvert para Windows roda o mesmo motor no seu próprio PC e não envia nada. Ele gera arquivos PDF, Word, IDML e ODG e não tem o limite de 20 arquivos por trabalho do site, o que também ajuda quando a pasta guarda uma década de boletins.
Quanto custa
A prévia é grátis, com até 100 páginas e 25 MB por arquivo, com marca d'água e sem conta. O acesso completo custa $49, pagos uma só vez, para quantos trabalhos de conversão você quiser, com até 20 arquivos e 2 GB por trabalho. Não há assinatura para renovar, o que importa quando o tesoureiro da associação muda todo ano.
Faça com que seja a última vez
Depois que a pasta estiver convertida, escreva uma nota curta e guarde no mesmo lugar: qual subpasta é o arquivo, quais arquivos são os modelos e que os novos boletins agora são feitos no Word, ou na ferramenta que a sua escola escolher. O próximo voluntário vai agradecer.
Veja a prévia grátis de um dos seus boletins para saber como ele fica.