Administradores de TI: migrando uma organização inteira para fora do Publisher
A Microsoft removeu o Publisher do Microsoft 365 em 1 de outubro de 2026. O suporte às versões perpétuas no Office 2021 e no LTSC 2021 termina em 13 de outubro de 2026. A Microsoft diz que as cópias perpétuas instaladas continuam funcionando depois dessa data, mas deixam de ter suporte. Para uma equipe de TI, isso significa que os arquivos .pub nos seus servidores de arquivos abrem em menos máquinas a cada mês, e os chamados no suporte técnico já começaram.
Este texto é um plano para uma organização de 50 a 500 usuários com uma unidade compartilhada. Ele tem quatro partes: encontrar os arquivos, decidir no que cada pasta se transforma, converter e avisar a equipe do que mudou.
Passo um: encontrar os arquivos .pub
Não dá para planejar uma migração sem uma lista. Em um compartilhamento só, a busca por *.pub no Explorador de Arquivos do Windows serve para uma olhada rápida. Para um inventário de verdade, o PowerShell gera um arquivo que você pode ordenar e compartilhar:
Get-ChildItem -Path "\\fileserver\shared" -Filter *.pub -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
Export-Csv -Path "C:\temp\pub_inventory.csv" -NoTypeInformation
Execute o comando em cada compartilhamento e nas pastas pessoais redirecionadas, se você as usa. Abra o CSV e agrupe por pasta. Em geral, você vai ver que poucos departamentos são donos da maior parte dos arquivos.
Uma coisa a filtrar: a extensão .pub também é usada por chaves públicas SSH, como id_rsa.pub. São arquivos de texto pequenos, quase sempre em pastas .ssh. Não são documentos do Publisher e devem ficar como estão.
A coluna LastWriteTime também é útil. Arquivos que ninguém mudou há anos são material de arquivo morto. Arquivos alterados no último ano provavelmente são modelos em uso.
Passo dois: escolher um formato por pasta
Decidir arquivo por arquivo não escala. Decida por pasta, com o responsável pela pasta.
As pastas de arquivo morto recebem PDF. Boletins antigos, material de eventos passados e relatórios concluídos devem poder ser lidos por qualquer pessoa, em qualquer dispositivo, com a aparência que tinham quando foram impressos. Nossos PDFs contêm texto de verdade, que pode ser selecionado e pesquisado, então funcionam com o seu índice de busca e com sistemas de gestão de documentos que indexam texto.
As pastas de modelos em uso recebem Word. A equipe que fazia boletins, folhetos e formulários no Publisher pode continuar editando no Word, que já tem. Um arquivo Word convertido mantém as caixas de texto, as imagens e as tabelas no lugar. Mais sobre isso em Publisher para Word, sem o truque da imagem colada.
Se a sua equipe de marketing ou de design usa o InDesign ou o Affinity Publisher, as pastas deles recebem IDML. Se alguns usuários estão no LibreOffice, o ODG abre no LibreOffice Draw.
Isso combina com o conselho da própria Microsoft para a descontinuação: PDF para visualizar, Word para editar.
Passo três: converter
Você tem três caminhos. Escolha o que combina com o tamanho do trabalho e com a sua política de dados.
A Microsoft oferece um script em PowerShell que converte arquivos .pub em PDF em massa. Ele usa o Publisher para fazer a conversão, então precisa do Publisher instalado na máquina que o executa. Ele gera só PDF. Se você ainda tem uma máquina com Publisher 2021 ou LTSC, esse é um caminho razoável para as pastas de arquivo morto.
O site pubconvert.com não precisa de nenhuma instalação do Publisher. Ele gera PDF, Word, IDML e ODG. Cada trabalho aceita até 20 arquivos e 2 GB. Isso serve a um departamento que quer converter a própria pasta, ou algumas centenas de arquivos distribuídos em várias sessões. Os arquivos enviados são apagados quando a conversão ou o download termina, e trabalhos abandonados são removidos em até uma hora. O acesso completo custa $49, pagos uma só vez, para quantos trabalhos de conversão você quiser, com até 20 arquivos e 2 GB por trabalho.
Para um compartilhamento grande, o aplicativo PubConvert para Windows, na Microsoft Store, é a melhor opção. Ele roda o mesmo motor nos seus próprios PCs, converte milhares de arquivos em um lote sem os limites por trabalho do site e não envia nada. Ele gera PDF, Word, IDML e ODG. É uma compra separada na Store, paga uma só vez ($48.99 nos EUA). Se a sua política de dados diz que os documentos não podem sair da rede, este é o caminho a usar.
Qualquer que seja o caminho, faça um piloto primeiro. Escolha vinte arquivos de departamentos diferentes, incluindo os mais difíceis que você encontrar: calendários, livretos, folhetos com WordArt, arquivos do fim dos anos 1990. O motor lê arquivos do Publisher 97, 98, 2000, 2002 e mais novos. Confira os resultados com as pessoas que fizeram os arquivos. Elas vão notar os problemas antes de qualquer outra pessoa.
Guarde os originais .pub. Espaço de armazenamento é barato, e um arquivo que você pode converter de novo mais tarde vale mais do que um que você apagou.
Passo quatro: avisar a equipe
A maioria dos chamados vem de uma lista curta de perguntas, então responda a elas antes que sejam feitas. Uma mensagem curta para todos os funcionários resolve. Diga que o Publisher saiu do Microsoft 365 e que os antigos arquivos .pub foram convertidos e estão nas mesmas pastas, ao lado dos originais. Diga que os arquivos de arquivo morto agora são PDFs e abrem como qualquer outro PDF. Diga que os modelos agora são documentos Word, e que os novos boletins e folhetos começam a partir deles. Explique que uma fonte com aparência errada normalmente significa que a fonte não está instalada naquele PC: os arquivos Word mantêm os nomes originais das fontes, então instalar a fonte resolve. Por fim, peça que quem encontrar um arquivo .pub esquecido avise a TI onde ele está, em vez de enviá-lo por e-mail para todo mundo.
Depois, atualize a documentação de quem está chegando e remova o Publisher das suas imagens padrão quando as últimas instalações perpétuas forem aposentadas.
Veja a prévia grátis de um arquivo do seu compartilhamento para saber como ele fica antes de planejar o lote.