Scholen en oudercommissies: wat doe je met jaren Publisher-nieuwsbrieven
Elk schoolkantoor heeft die map. Ze staat op de gedeelde schijf onder een naam als "Nieuwsbrieven" of "Oudercommissie diversen". Daarin zitten jaren aan maandelijkse nieuwsbrieven, de flyer voor de lentemarkt, de poster van de boekenbeurs, de kalender met het lunchmenu en een paar jaarboekpagina's die iemand in 2014 heeft gemaakt. Bijna alles staat in het .pub-formaat van Publisher.
Microsoft heeft Publisher op 1 oktober 2026 uit Microsoft 365 gehaald. Draait je school op Microsoft 365, dan openen die bestanden niet meer op de computer van het kantoor. Degene die de meeste ervan maakte, is misschien al jaren weg. Je hebt de bestanden nog wel nodig.
Het goede nieuws is dat je niet voor elk bestand apart hoeft te beslissen. De meeste schoolmappen vallen in twee groepen, en elke groep krijgt één formaat.
Twee soorten bestanden, twee formaten
De eerste groep is het archief. De nieuwsbrieven van vorig jaar, oude flyers van evenementen, afgeronde jaarboekpagina's. Niemand bewerkt ze nog, maar mensen willen ze wel kunnen bekijken. Een ouder vraagt om de nieuwsbrief van maart. De directeur wil een foto van de wetenschapsmarkt van 2019. Deze bestanden worden PDF's. Een PDF opent op elke telefoon, tablet en computer. Hij houdt de opmaak precies zoals die gedrukt is, en de tekst in onze PDF's is echte tekst, dus je kunt in een map met oude nieuwsbrieven zoeken op een naam of een datum.
De tweede groep zijn de bestanden die je nog gebruikt. De nieuwsbriefsjabloon die elke maand een nieuwe datum krijgt. De welkomstbrief die elke september naar huis gaat. De flyer voor de taartenverkoop waar alleen een andere dag en een andere prijs in moeten. Deze worden Word-documenten. Word staat al op de schoolcomputers, de meeste vrijwilligers kennen het, en een geconverteerd bestand houdt zijn tekstvakken, afbeeldingen en tabellen op hun plek, zodat je de woorden aanpast en de pagina niet opnieuw hoeft op te bouwen. Hoe dat werkt, lees je in Publisher naar Word, zonder de schermafdruk-truc.
Ontwerpt iemand in je team het jaarboek in InDesign of Affinity Publisher, converteer die pagina's dan naar IDML. Gebruikt je school LibreOffice, dan opent ODG in LibreOffice Draw.
De hele map converteren
Je kunt tot 20 bestanden en 2 GB in één opdracht converteren. Voor een schoolmap betekent dat meestal dat je een jaar of een trimester tegelijk doet. Een grotere versie van dit verhaal staat in hoe je honderden Publisher-bestanden tegelijk converteert. Voor een school is dit de korte versie:
- Kopieer de map van de gedeelde schijf naar je eigen computer, zodat je met een kopie werkt en de originelen onaangetast blijven.
- Verdeel de map over twee submappen: "archief" en "nog in gebruik".
- Bekijk één of twee bestanden uit elke submap gratis op pubconvert.com. Kies de lastigste: de kalender met alle cellen gevuld, de flyer met de gebogen kop.
- Converteer de map "archief" naar PDF, 20 bestanden per keer.
- Converteer de map "nog in gebruik" naar Word.
- Zet de resultaten terug op de gedeelde schijf naast de originelen, en bewaar de .pub-bestanden ook.
Het bewaren van de originelen kost bijna niets aan opslagruimte. Als je over een jaar een probleem in een geconverteerd bestand ziet, kun je het origineel opnieuw converteren.
Wat je controleert voordat je klaar bent
Open een paar van de geconverteerde bestanden en bekijk ze zoals een ouder dat zou doen. Kalenders en lunchmenu's zijn tabellen, en bij tabellen valt een kleine fout meteen op. Daar hebben we veel tijd in gestoken, en we schreven erover in kalendercellen goed gedaan. Controleer of de tekst van elke dag in zijn eigen vak staat.
Kijk naar de lettertypen. Word-bestanden houden de oorspronkelijke lettertypenamen uit de .pub. Heeft de schoolcomputer het lettertype, dan gebruikt Word het. Heeft ze het niet, dan kiest Word een vervanger, en de letters kunnen er iets anders uitzien. PDF's gebruiken een vervanger met dezelfde letterbreedtes als het oorspronkelijke lettertype niet beschikbaar is, zodat regels op dezelfde plek afbreken als eerst.
Kijk naar de foto's. Klassenfoto's en foto's van evenementen horen op dezelfde plek en in dezelfde grootte te staan als in het origineel.
Leerlingfoto's en privacy
Schoolnieuwsbrieven bevatten vaak namen en foto's van kinderen, dus het is terecht om te vragen waar de bestanden naartoe gaan. Bestanden die je uploadt, worden verwijderd zodra de conversie of de download klaar is, en afgebroken opdrachten worden binnen een uur gewist. We bewaren geen kopieën.
Wil je district liever dat er niets het gebouw verlaat, dan draait de PubConvert-app voor Windows dezelfde engine op je eigen pc en uploadt ze niets. De app maakt PDF-, Word-, IDML- en ODG-bestanden en heeft de limiet van 20 bestanden per opdracht van de website niet, wat ook helpt als de map tien jaar nieuwsbrieven bevat.
Wat het kost
Het voorbeeld is gratis, tot 100 pagina's en 25 MB per bestand, met een watermerk en zonder account. Volledige toegang is een eenmalige betaling van $49 voor zoveel conversieopdrachten als je wilt, tot 20 bestanden en 2 GB per opdracht. Er is geen abonnement dat je moet verlengen, en dat is handig als de penningmeester van de oudercommissie elk jaar wisselt.
Zorg dat dit de laatste keer is
Schrijf als de map is geconverteerd een korte notitie en bewaar die op dezelfde plek: welke submap het archief is, welke bestanden de sjablonen zijn, en dat nieuwe nieuwsbrieven nu in Word worden gemaakt, of in het programma dat je school heeft gekozen. De volgende vrijwilliger zal je dankbaar zijn.
Bekijk een van je nieuwsbrieven gratis om te zien hoe ze eruitkomt.