IT-beheerders: een hele organisatie van Publisher af migreren

Microsoft heeft Publisher op 1 oktober 2026 uit Microsoft 365 gehaald. De ondersteuning voor de perpetual versies in Office 2021 en LTSC 2021 eindigt op 13 oktober 2026. Microsoft zegt dat geïnstalleerde perpetual kopieën na die datum blijven werken, maar niet meer worden ondersteund. Voor een IT-team betekent dat dat de .pub-bestanden op je bestandsshares elke maand op minder machines openen, en dat de tickets bij de helpdesk zijn begonnen.

Dit bericht is een plan voor een organisatie van 50 tot 500 gebruikers met een gedeelde schijf. Het heeft vier delen: de bestanden vinden, bepalen wat elke map wordt, converteren en het personeel vertellen wat er veranderd is.

Stap één: vind de .pub-bestanden

Zonder lijst kun je geen migratie plannen. Op één share volstaat zoeken naar *.pub in Windows Verkenner voor een eerste indruk. Voor een echte inventarisatie geeft PowerShell je een bestand dat je kunt sorteren en delen:

Get-ChildItem -Path "\\fileserver\shared" -Filter *.pub -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
  Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
  Export-Csv -Path "C:\temp\pub_inventory.csv" -NoTypeInformation

Voer dit uit op elke share en op omgeleide thuismappen als je die gebruikt. Open de CSV en groepeer per map. Meestal blijkt dat een paar afdelingen de meeste bestanden bezitten.

Eén ding om uit te filteren: de extensie .pub wordt ook gebruikt voor openbare SSH-sleutels, zoals id_rsa.pub. Dat zijn kleine tekstbestanden, vaak in .ssh-mappen. Het zijn geen Publisher-documenten en ze moeten blijven zoals ze zijn.

De kolom LastWriteTime is ook nuttig. Bestanden die al jaren door niemand zijn gewijzigd, zijn archiefmateriaal. Bestanden die het afgelopen jaar zijn gewijzigd, zijn waarschijnlijk levende sjablonen.

Stap twee: kies een formaat per map

Per bestand beslissen schaalt niet. Beslis per map, samen met de eigenaar van de map.

Archiefmappen worden PDF. Oude nieuwsbrieven, materiaal van eerdere evenementen en afgeronde rapporten moeten voor iedereen leesbaar zijn, op elk apparaat, en eruitzien zoals ze gedrukt zijn. Onze PDF's bevatten echte tekst die je kunt selecteren en doorzoeken, dus ze werken met je zoekindex en met documentbeheersystemen die tekst indexeren.

Mappen met levende sjablonen worden Word. Medewerkers die nieuwsbrieven, flyers en formulieren in Publisher maakten, kunnen ze blijven bewerken in Word, dat ze al hebben. Een geconverteerd Word-bestand houdt zijn tekstvakken, afbeeldingen en tabellen op hun plek. Meer daarover in Publisher naar Word, zonder de schermafdruk-truc.

Gebruikt je marketing- of ontwerpteam InDesign of Affinity Publisher, dan krijgen hun mappen IDML. Zitten sommige gebruikers op LibreOffice, dan opent ODG in LibreOffice Draw.

Dit sluit aan bij Microsofts eigen advies voor het stopzetten: PDF om te bekijken, Word om te bewerken.

Stap drie: converteer

Je hebt drie routes. Kies de route die past bij de omvang van het werk en je gegevensbeleid.

Microsoft biedt een PowerShell-script dat .pub-bestanden in bulk naar PDF converteert. Het gebruikt Publisher zelf voor de conversie, dus Publisher moet geïnstalleerd zijn op de machine waarop het draait. Het levert alleen PDF op. Heb je nog een machine met Publisher 2021 of LTSC, dan is dit een redelijke route voor de archiefmappen.

De website op pubconvert.com vereist geen Publisher-installatie. Hij levert PDF, Word, IDML en ODG. Elke opdracht neemt tot 20 bestanden en 2 GB. Dat past bij een afdeling die haar eigen map wil converteren, of bij een paar honderd bestanden verspreid over meerdere sessies. Geüploade bestanden worden verwijderd zodra de conversie of de download klaar is, en afgebroken opdrachten worden binnen een uur gewist. Volledige toegang is een eenmalige betaling van $49 voor zoveel conversieopdrachten als je wilt, tot 20 bestanden en 2 GB per opdracht.

Voor een grote share is de PubConvert-app voor Windows in de Microsoft Store beter geschikt. Ze draait dezelfde engine op je eigen pc's, converteert duizenden bestanden in één batch zonder de limieten per opdracht van de website, en uploadt niets. Ze levert PDF, Word, IDML en ODG op. Het is een aparte eenmalige aankoop in de Store ($48.99 in de VS). Zegt je gegevensbeleid dat documenten het netwerk niet mogen verlaten, dan is dit de route die je gebruikt.

Welke route je ook neemt, doe eerst een proef. Kies twintig bestanden uit verschillende afdelingen, inclusief de lastigste die je kunt vinden: kalenders, boekjes, flyers met WordArt, bestanden uit de late jaren negentig. De engine leest bestanden van Publisher 97, 98, 2000, 2002 en nieuwer. Bekijk de resultaten samen met de mensen die de bestanden maakten. Zij zien problemen sneller dan wie dan ook.

Bewaar de .pub-originelen. Opslag is goedkoop, en een bestand dat je later opnieuw kunt converteren is meer waard dan een bestand dat je hebt verwijderd.

Stap vier: vertel het personeel

De meeste tickets komen uit een korte lijst vragen, dus beantwoord ze voordat ze gesteld worden. Een kort bericht aan al het personeel is genoeg. Zeg dat Publisher uit Microsoft 365 is verdwenen en dat de oude .pub-bestanden zijn geconverteerd en in dezelfde mappen staan, naast de originelen. Zeg dat archiefbestanden nu PDF's zijn en openen zoals elke andere PDF. Zeg dat sjablonen nu Word-documenten zijn en dat nieuwe nieuwsbrieven en flyers daarvan uitgaan. Leg uit dat een lettertype dat er verkeerd uitziet meestal betekent dat het lettertype niet op die pc is geïnstalleerd: Word-bestanden houden de oorspronkelijke lettertypenamen, dus het lettertype installeren lost het op. Vraag ten slotte mensen die een gemist .pub-bestand vinden om IT te vertellen waar het staat in plaats van het rond te mailen.

Werk daarna je documentatie voor nieuwe medewerkers bij en haal Publisher uit je standaardimages zodra de laatste perpetual installaties worden uitgefaseerd.

Bekijk een bestand van je share gratis om te zien hoe het eruitkomt voordat je de batch plant.