학교와 학부모회: 수년간 쌓인 Publisher 소식지, 어떻게 할까요
학교 행정실마다 그 폴더가 있습니다. 공유 드라이브 안에 "소식지"나 "학부모회 자료" 같은 이름으로 들어 있습니다. 그 안에는 몇 해 치 월간 소식지, 봄 축제 전단, 도서 바자회 포스터, 급식 식단 달력, 누군가 2014년에 만든 앨범 페이지 몇 장이 있습니다. 거의 전부 Publisher의 .pub 형식입니다.
Microsoft는 2026년 10월 1일에 Microsoft 365에서 Publisher를 없앴습니다. 학교가 Microsoft 365를 쓴다면, 이 파일들은 이제 행정실 컴퓨터에서 열리지 않습니다. 대부분을 만든 분은 이미 몇 해 전에 학교를 떠났을 수도 있습니다. 그래도 파일은 필요합니다.
다행히 파일을 하나하나 놓고 어떻게 할지 정할 필요는 없습니다. 학교 폴더는 대개 두 묶음으로 나뉘고, 묶음마다 형식 하나면 됩니다.
파일 두 종류, 형식 두 가지
첫 번째 묶음은 보관용입니다. 지난해 소식지, 지난 행사 전단, 완성된 앨범 페이지입니다. 다시 고칠 사람은 없지만 보려는 사람은 있습니다. 학부모가 3월 소식지를 찾습니다. 교장 선생님이 2019년 과학 축제 사진을 원합니다. 이 파일들은 PDF로 바꾸는 것이 좋습니다. PDF는 어떤 휴대폰, 태블릿, 컴퓨터에서도 열립니다. 인쇄했던 모습 그대로 레이아웃이 유지되고, 저희 PDF의 글자는 진짜 텍스트라서 오래된 소식지 폴더에서 이름이나 날짜를 검색할 수 있습니다.
두 번째 묶음은 지금도 쓰는 파일입니다. 매달 날짜만 바꾸는 소식지 서식, 해마다 9월에 가정으로 보내는 환영 편지, 날짜와 가격만 바꾸면 되는 바자회 전단이 여기에 해당합니다. 이 파일들은 Word 문서로 바꾸세요. Word는 이미 학교 컴퓨터에 있고 대부분의 자원봉사자가 쓸 줄 압니다. 변환된 파일은 텍스트 상자, 그림, 표가 제자리에 있으므로, 페이지를 다시 만드는 것이 아니라 글만 바꾸면 됩니다. 이 과정은 페이지 사진이 아닌 Word 문서로, Publisher에서 Word로에 더 자세히 적었습니다.
앨범을 InDesign이나 Affinity Publisher로 만드는 분이 팀에 있다면, 그 페이지는 IDML로 변환하세요. 학교에서 LibreOffice를 쓴다면 ODG가 LibreOffice Draw에서 열립니다.
폴더 전체 변환하기
한 번의 작업으로 파일 20개, 2 GB까지 변환할 수 있습니다. 학교 폴더라면 보통 한 해씩, 또는 한 학기씩 나눠 처리하게 됩니다. 더 큰 규모의 방법은 수백 개의 Publisher 파일을 한꺼번에 변환하는 방법에서 다뤘습니다. 학교 기준으로 줄이면 이렇습니다.
- 공유 드라이브에서 폴더를 내 컴퓨터로 복사하세요. 복사본으로 작업하면 원본은 그대로 남습니다.
- "보관용"과 "계속 사용" 두 하위 폴더로 나누세요.
- 각 하위 폴더에서 파일 한두 개를 pubconvert.com에서 무료로 미리 보세요. 가장 까다로워 보이는 것을 고르세요. 칸이 모두 채워진 달력이나 휘어진 제목이 있는 전단 같은 것입니다.
- "보관용" 폴더는 한 번에 20개씩 PDF로 변환하세요.
- "계속 사용" 폴더는 Word로 변환하세요.
- 결과 파일을 공유 드라이브의 원본 옆에 두고, .pub 파일도 함께 보관하세요.
원본을 남겨 두는 데는 저장 공간이 거의 들지 않습니다. 1년 뒤에 변환된 파일의 문제를 발견하더라도, 원본을 다시 변환하면 됩니다.
끝내기 전에 확인할 것
변환된 파일 몇 개를 열어서 학부모가 보는 눈으로 살펴보세요. 달력과 식단표는 표이고, 표는 작은 실수가 가장 잘 드러나는 곳입니다. 저희는 이 부분에 많은 시간을 들였고, 달력 칸을 제대로에 그 내용을 적었습니다. 날짜별 글이 각자의 칸 안에 있는지 확인하세요.
글꼴도 보세요. Word 파일은 .pub에 있던 원래 글꼴 이름을 그대로 유지합니다. 학교 컴퓨터에 그 글꼴이 있으면 Word가 그것을 쓰고, 없으면 Word가 대체 글꼴을 고르므로 글자 모양이 조금 달라 보일 수 있습니다. PDF는 원래 글꼴을 쓸 수 없을 때 글자 폭이 같은 대체 글꼴을 쓰기 때문에, 줄바꿈 위치가 이전과 같습니다.
사진도 보세요. 단체 사진과 행사 사진은 원본과 같은 자리에 같은 크기로 있어야 합니다.
학생 사진과 개인정보
학교 소식지에는 아이들의 이름과 사진이 들어 있는 경우가 많으니, 파일이 어디로 가는지 묻는 것은 당연합니다. 업로드한 파일은 변환이나 다운로드가 끝나면 삭제되고, 중단된 작업은 1시간 안에 삭제됩니다. 사본은 보관하지 않습니다.
학군이나 기관에서 어떤 파일도 건물 밖으로 나가지 않기를 원한다면, Windows용 PubConvert 앱이 같은 엔진을 내 PC에서 실행하며 아무것도 업로드하지 않습니다. PDF, Word, IDML, ODG 파일을 만들고, 웹사이트의 파일 20개 작업 한도가 없습니다. 폴더에 10년 치 소식지가 있을 때도 도움이 됩니다.
비용
미리보기는 무료이며, 파일당 최대 100페이지, 25 MB까지입니다. 워터마크가 들어가고 계정은 필요 없습니다. 전체 이용은 한 번만 $49를 결제하면 되고, 변환 작업은 원하는 만큼 할 수 있습니다. 작업 한 건에 파일 20개, 2 GB까지입니다. 갱신할 구독이 없으니, 학부모회 회계 담당자가 해마다 바뀌어도 부담이 없습니다.
이번이 마지막이 되게 하세요
폴더 변환이 끝나면 같은 위치에 짧은 메모를 남기세요. 어느 하위 폴더가 보관용인지, 어떤 파일이 서식인지, 앞으로 새 소식지는 Word나 학교가 고른 다른 도구로 만든다는 내용입니다. 다음 담당 자원봉사자가 고마워할 것입니다.
소식지 하나를 무료로 미리 보세요. 결과가 어떻게 나오는지 확인하실 수 있습니다.