学校とPTA: 何年分ものPublisher便りをどうするか
どの学校の事務室にも、あのフォルダがあります。共有ドライブの中に「お便り」や「PTA関係」といった名前で置かれています。中には、何年分もの月ごとのお便り、春のバザーのチラシ、読書週間のポスター、給食献立のカレンダー、そして2014年に誰かが作った卒業アルバムのページがいくつか。ほとんどすべてが、Publisherの.pub形式です。
Microsoftは2026年10月1日に、Microsoft 365からPublisherを削除しました。学校がMicrosoft 365を使っているなら、それらのファイルは事務室のパソコンでもう開けません。ファイルの大半を作った人は、何年も前に異動しているかもしれません。それでも、ファイルは必要です。
よい知らせがあります。ファイルを1つずつ見て、どうするかを決める必要はありません。学校のフォルダは、たいてい2つのグループに分かれます。そして、グループごとに形式を1つ選べば済みます。
2種類のファイルと2つの形式
最初のグループはアーカイブです。昨年のお便り、過去の行事のチラシ、完成した卒業アルバムのページ。もう誰も編集しませんが、見たい人はいます。保護者が3月のお便りを探しているかもしれません。校長先生が2019年の科学展の写真を見たいかもしれません。こうしたファイルはPDFにしましょう。PDFはスマートフォンでもタブレットでもパソコンでも開けます。印刷されたときのレイアウトがそのまま保たれます。また、当サービスのPDFの文字は本物のテキストなので、古いお便りのフォルダを、名前や日付で検索できます。
2つ目のグループは、今も使っているファイルです。毎月日付だけ変えるお便りのひな形。毎年9月に家庭へ配る入学のご案内。日にちと値段を変えるだけのバザーのチラシ。こうしたファイルはWord文書にしましょう。Wordは学校のパソコンにすでに入っていますし、たいていのボランティアの方は使い慣れています。変換したファイルではテキストボックス、画像、表が元の位置に残るので、ページを作り直すのではなく、文字だけを書き換えれば済みます。仕組みはPublisherからページの画像ではなく編集できるWordへで詳しく書いています。
チームの誰かがInDesignやAffinity Publisherで卒業アルバムを作っているなら、そのページはIDMLに変換してください。学校でLibreOfficeを使っている場合は、ODGがLibreOffice Drawで開きます。
フォルダごと変換する
1回の変換ジョブで、20ファイル、2 GBまで変換できます。学校のフォルダなら、1年ごと、または1学期ごとに少しずつ進めるのがふつうです。もっと大きな規模の進め方は数百のPublisherファイルを一括でPDFに変換する方法で説明しています。学校向けに要点だけ書くと、次のとおりです。
- 共有ドライブからフォルダを自分のパソコンにコピーします。コピーを使って作業すれば、元のファイルには手が触れません。
- 「アーカイブ」と「使用中」の2つのサブフォルダに分けます。
- それぞれのサブフォルダから1、2ファイルを、pubconvert.comで無料プレビューします。難しそうなものを選んでください。全部の日付が埋まったカレンダーや、曲線の見出しがあるチラシなどです。
- 「アーカイブ」フォルダを、20ファイルずつPDFに変換します。
- 「使用中」フォルダをWordに変換します。
- 結果を共有ドライブの元のファイルの隣に戻します。.pubファイルも残しておいてください。
元のファイルを残しておいても、容量はほとんど増えません。1年後に変換後のファイルの問題に気づいても、元のファイルからもう一度変換できます。
完了とする前の確認点
変換したファイルをいくつか開いて、保護者になったつもりで見てください。カレンダーや給食献立は表で、小さなミスが目立つのも表です。表には多くの時間をかけ、カレンダーのセルを正しくに書きました。各日の文字が、それぞれのセルに収まっているか確認してください。
フォントも見てください。Wordファイルには、.pubにあった元のフォント名がそのまま残ります。学校のパソコンにそのフォントがあれば、Wordはそれを使います。なければWordが代わりのフォントを選び、文字の形が少し違って見えることがあります。PDFでは、元のフォントが使えない場合、文字幅が同じ代わりのフォントを使うので、改行位置は以前と同じです。
写真も見てください。クラスの写真や行事の写真が、元と同じ位置に同じ大きさであるはずです。
児童・生徒の写真とプライバシー
学校のお便りには、子どもの名前や写真が載っていることがよくあります。ファイルがどこへ行くのか気になるのは当然です。アップロードしたファイルは、変換またはダウンロードが終わると削除されます。放棄されたジョブは1時間以内に削除されます。コピーは保管しません。
建物の外に何も出したくない教育委員会や学校には、PubConvert for Windowsアプリがあります。同じエンジンをお使いのパソコン上で動かし、何もアップロードしません。PDF、Word、IDML、ODGのファイルを作れます。ウェブサイトにある20ファイルという処理の上限もないので、10年分のお便りが入ったフォルダにも向いています。
料金
プレビューは無料です。1ファイルあたり100ページ、25 MBまで、透かし入りで、アカウントは不要です。すべての機能のご利用は$49の1回払いで、変換ジョブは何回でも行えます。1ジョブあたり20ファイル、2 GBまでです。更新が必要なサブスクリプションはありません。PTAの会計担当が毎年交代する学校には、ありがたい点です。
これを最後の引き継ぎにする
フォルダの変換が終わったら、短いメモを書いて同じ場所に保存しておきましょう。どのサブフォルダがアーカイブか、どのファイルがひな形か、そして今後のお便りはWordか学校が選んだツールで作ること。次に担当するボランティアの方が感謝してくれるはずです。
お便りを1つ無料でプレビューして、仕上がりを確認してください。