自治体の窓口と図書館へ: 公示、行事カレンダー、プログラム案内
役所の庁舎や公共図書館は、Publisherで多くの紙の資料を作ってきました。公聴会の公示。公園・スポーツ課の講座案内。図書館の月間行事カレンダー、夏の読書のチラシ、会議室のドアに貼る案内。こうしたファイルの多くは公文書でもあり、保管する責任を負う人がいます。
Microsoftは2026年10月1日に、Microsoft 365からPublisherを削除しました。Publisher 2021やLTSC 2021をインストールしている窓口は使い続けられますが、それらのバージョンに対するMicrosoftのサポートは2026年10月13日に終わります。どちらにしても、.pub形式の記録の保管は、いま、なくなっていくプログラムに頼っています。20年後も開ける形式に移すには、よい機会です。
記録にはPDF
完成して保存期間のあるものは、すべてPDFに変換してください。PDFは、掲示されたときのままの公示を示します。レイアウトも、改ページも、日付の位置も同じです。誰でも特別なソフトなしに開けます。
当サービスのPDFの文字は、ページの画像ではなく本物のテキストです。選択でき、コピーでき、検索できます。記録担当者は、変換した公示のフォルダを通り名や公聴会の日付で検索して見つけられます。印刷物をスキャンしたものよりずっと進歩しています。
アクセシビリティについて一言。私たちが作るPDFには、アクセシビリティ用のタグは付いておらず、アクセシビリティの基準を満たすとも主張していません。タグ付きPDFが必要な場合も、本物のテキストを含むPDFは、スキャンよりずっとよい出発点です。タグはあとからAdobe Acrobatなどのツールで追加できますし、先に文字認識を行う必要もありません。
元の.pubファイルは、PDFの隣に残してください。記録がどれだけの期間残るかは、文書の保存年限が決めます。もう一度変換が必要になった場合に備え、.pubの原本はPDFと同じ期間、保管する価値があります。
カレンダーとプログラム案内
行事カレンダーは表です。各日が1つのセルで、大きな日付の数字と、その下に小さな数行の文字があります。週末に色を付けるカレンダーも、罫線を隠すカレンダーもあります。罫線が1本違うだけで、カレンダーはカレンダーとして読めなくなります。私たちはここに多くの作業を費やし、カレンダーのセルを正しくに書きました。変換後は、予定が多い月を確認して、各行事が正しい日付の下にあるか見てください。
プログラム案内は、ページ数が多く、講座の一覧の段組みや写真が入った長い文書であることが多いものです。記録用にはPDFに変換します。次の期の案内を前期のファイルから作る場合は、そのファイルもWordに変換して、ひな形を編集できるようにしておきます。デザイナーがInDesignやAffinity Publisherで案内を組んでいるなら、IDMLに変換してください。
記録フォルダを変換する
記録のアーカイブなら、数百ファイルはふつうです。ウェブサイトでは、1回の変換ジョブで20ファイル、2 GBまで受け付けます。進め方の例です。
- 変換したいフォルダを作業用の場所にコピーします。記録用ドライブの原本には手を触れません。
- 保存年限表の整理に合わせて、年ごと、または部署ごとにファイルを分けます。
- 最も難しいファイルを2、3個、無料でプレビューします。予定が詰まった1か月分のカレンダーと、長いプログラム案内です。プレビューは1ファイルあたり100ページ、25 MBまで対応します。
- 年ごと、または部署ごとに、20ファイルずつPDFに変換し、PDFを原本の隣に保存します。
- 今も使うひな形を、別のフォルダでWordに変換します。
- 完了したものの簡単な一覧を付けて、まだ作業が必要なフォルダが分かるようにします。
非常に大きなアーカイブには、PubConvert for Windowsアプリがあります。同じエンジンをお使いのパソコン上で動かします。ウェブサイトのジョブの上限はなく、何もアップロードされません。これは、記録管理の方針によっては必須の条件です。
ウェブサイトでは、アップロードしたファイルは変換またはダウンロードが終わると削除され、放棄されたジョブは1時間以内に削除されます。コピーは保管しません。
費用
プレビューは無料で、アカウントは不要です。すべての機能のご利用は$49の1回払いで、変換ジョブは何回でも行えます。1ジョブあたり20ファイル、2 GBまでです。サブスクリプションはないので、来年度また予算に計上する必要はありません。
公示を無料でプレビューして、仕上がりを確認してください。