Scuole e comitati genitori: che fare di anni di newsletter in Publisher
Ogni segreteria scolastica ha quella cartella. Sta nell'unità condivisa, con un nome come "Newsletter" o "Roba del comitato". Dentro ci sono anni di newsletter mensili, il volantino della festa di primavera, il manifesto della fiera del libro, il calendario dei menu della mensa e qualche pagina dell'annuario fatta da qualcuno nel 2014. Quasi tutto è nel formato .pub di Publisher.
Microsoft ha tolto Publisher da Microsoft 365 il 1 ottobre 2026. Se la tua scuola lavora con Microsoft 365, quei file non si aprono più sul computer della segreteria. Chi ne ha fatti la maggior parte potrebbe aver lasciato la scuola anni fa. I file però ti servono ancora.
La buona notizia è che non devi decidere file per file. La maggior parte delle cartelle scolastiche si divide in due gruppi, e ogni gruppo ha un formato.
Due tipi di file, due formati
Il primo gruppo è l'archivio. Le newsletter dell'anno scorso, i vecchi volantini degli eventi, le pagine finite dell'annuario. Nessuno le modificherà più, ma qualcuno vorrà guardarle. Un genitore chiede la newsletter di marzo. Il preside vuole una foto della fiera della scienza del 2019. Questi file devono diventare PDF. Un PDF si apre su qualsiasi telefono, tablet o computer. Mantiene l'impaginazione esattamente come era stata stampata, e il testo dei nostri PDF è testo vero, quindi puoi cercare un nome o una data in una cartella di vecchie newsletter.
Il secondo gruppo sono i file che usi ancora. Il modello di newsletter che ogni mese riceve una data nuova. La lettera di benvenuto che torna a casa ogni settembre. Il volantino della vendita di torte che cambia solo giorno e prezzo. Questi devono diventare documenti Word. Word è già sui computer della scuola, la maggior parte dei volontari lo conosce, e un file convertito tiene al loro posto riquadri di testo, immagini e tabelle, così cambi le parole invece di rifare la pagina. Ne abbiamo scritto di più in Da Publisher a Word, senza il trucco dell'immagine.
Se qualcuno del tuo gruppo disegna l'annuario in InDesign o in Affinity Publisher, converti quelle pagine in IDML. Se la tua scuola usa LibreOffice, i file ODG si aprono in LibreOffice Draw.
Convertire l'intera cartella
Puoi convertire fino a 20 file e 2 GB in un solo lavoro. Per una cartella scolastica, di solito significa procedere un anno o un trimestre alla volta. Una versione più grande di questo percorso è in come convertire centinaia di file Publisher in blocco. Per una scuola, in breve è così:
- Copia la cartella dall'unità condivisa sul tuo computer, così lavori su una copia e gli originali restano intatti.
- Dividila in due sottocartelle: "archivio" e "ancora in uso".
- Guarda gratis l'anteprima di uno o due file per sottocartella su pubconvert.com. Scegli quelli che sembrano più difficili: il calendario con ogni cella riempita, il volantino con il titolo curvo.
- Converti la cartella "archivio" in PDF, 20 file alla volta.
- Converti la cartella "ancora in uso" in Word.
- Rimetti i risultati nell'unità condivisa accanto agli originali, e tieni anche i file .pub.
Conservare gli originali costa quasi niente in spazio. Se tra un anno noti un problema in un file convertito, puoi convertire di nuovo l'originale.
Cosa controllare prima di dire che è finita
Apri qualche file convertito e guardalo come lo guarderebbe un genitore. I calendari e i menu della mensa sono tabelle, e nelle tabelle un piccolo errore si vede. Ci abbiamo lavorato molto, e ne abbiamo scritto in celle del calendario, fatte bene. Controlla che il testo di ogni giorno stia nella sua cella.
Guarda i font. I file Word mantengono i nomi originali dei font del .pub. Se il computer della scuola ha il font, Word lo usa. Se non ce l'ha, Word sceglie un sostituto e le lettere possono sembrare un po' diverse. I PDF usano un sostituto con le stesse larghezze delle lettere quando il font originale non è disponibile, quindi le righe vanno a capo negli stessi punti di prima.
Guarda le foto. Le foto di classe e degli eventi devono stare nello stesso punto e avere la stessa dimensione dell'originale.
Foto degli studenti e privacy
Le newsletter scolastiche spesso contengono nomi e foto di bambini, quindi è giusto chiedersi dove vanno i file. I file che carichi vengono eliminati quando finisce la conversione o il download, e i lavori abbandonati vengono rimossi entro un'ora. Non conserviamo copie.
Se il tuo istituto preferisce che nulla esca dall'edificio, l'app PubConvert per Windows usa lo stesso motore sul tuo PC e non carica nulla. Produce file PDF, Word, IDML e ODG e non ha il limite di 20 file per lavoro del sito, utile anche quando la cartella contiene dieci anni di newsletter.
Quanto costa
L'anteprima è gratuita, fino a 100 pagine e 25 MB per file, con una filigrana e senza account. L'accesso completo costa $49 una tantum, per tutti i lavori di conversione che vuoi, fino a 20 file e 2 GB per lavoro. Non c'è nessun abbonamento da rinnovare, e conta quando il tesoriere del comitato cambia ogni anno.
Fai in modo che sia l'ultima volta
Quando la cartella è convertita, scrivi una breve nota e salvala nello stesso posto: quale sottocartella è l'archivio, quali file sono i modelli, e che le nuove newsletter ora si fanno in Word o nello strumento scelto dalla scuola. Il prossimo volontario ti ringrazierà.
Guarda gratis l'anteprima di una tua newsletter per vedere come viene.