מנהלי IT: מעבר של ארגון שלם מ-Publisher
Microsoft הסירה את Publisher מ-Microsoft 365 ב-1 באוקטובר 2026. התמיכה בגרסאות הקבועות ב-Office 2021 וב-LTSC 2021 מסתיימת ב-13 באוקטובר 2026. Microsoft אומרת שעותקים קבועים שכבר מותקנים ממשיכים לעבוד אחרי התאריך הזה, אבל כבר לא נתמכים. עבור צוות IT, זה אומר שקובצי ה-.pub בשיתופי הקבצים שלכם נפתחים בכל חודש בפחות מחשבים, והפניות למוקד התמיכה כבר התחילו.
הפוסט הזה הוא תוכנית לארגון של 50 עד 500 משתמשים עם כונן משותף. יש בה ארבעה חלקים: מאתרים את הקבצים, מחליטים מה כל תיקייה הופכת להיות, ממירים, ומספרים לעובדים מה השתנה.
שלב ראשון: איתור קובצי ה-.pub
אי אפשר לתכנן מעבר בלי רשימה. בשיתוף בודד, חיפוש *.pub ב-Windows Explorer מספיק להצצה מהירה. למלאי אמיתי, PowerShell נותן קובץ שאפשר למיין ולשתף:
Get-ChildItem -Path "\\fileserver\shared" -Filter *.pub -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
Export-Csv -Path "C:\temp\pub_inventory.csv" -NoTypeInformation
הריצו את זה על כל שיתוף ועל תיקיות בית מופנות, אם אתם משתמשים בהן. פתחו את קובץ ה-CSV וקבצו לפי תיקייה. בדרך כלל תגלו שכמה מחלקות מחזיקות את רוב הקבצים.
דבר אחד כדאי לסנן: הסיומת .pub משמשת גם למפתחות ציבוריים של SSH, כמו id_rsa.pub. אלה קובצי טקסט קטנים, לרוב בתיקיות .ssh. הם לא מסמכי Publisher וצריך להשאיר אותם כמות שהם.
גם העמודה LastWriteTime שימושית. קבצים שאף אחד לא שינה שנים הם חומר ארכיון. קבצים ששונו בשנה האחרונה הם כנראה תבניות חיות.
שלב שני: בחירת פורמט לכל תיקייה
החלטה לכל קובץ בנפרד לא מתרחבת. החליטו לכל תיקייה, יחד עם הבעלים של התיקייה.
תיקיות ארכיון הופכות ל-PDF. ידיעונים ישנים, חומרים מאירועי עבר ודוחות שהושלמו צריכים להיות קריאים לכל אחד, בכל מכשיר, ולהיראות כפי שהודפסו. קובצי ה-PDF שלנו מכילים טקסט אמיתי, שאפשר לסמן ולחפש, ולכן הם עובדים עם אינדקס החיפוש שלכם ועם מערכות ניהול מסמכים שמאנדקסות טקסט.
תיקיות של תבניות חיות הופכות ל-Word. עובדים שיצרו ב-Publisher ידיעונים, פלייארים וטפסים יכולים להמשיך לערוך אותם ב-Word, שכבר יש להם. קובץ Word שהומר שומר על תיבות הטקסט, התמונות והטבלאות במקומן. עוד על כך ב-Publisher ל-Word, בלי הטריק של תמונת-הדף.
אם צוות השיווק או העיצוב שלכם משתמש ב-InDesign או ב-Affinity Publisher, התיקיות שלהם הופכות ל-IDML. אם חלק מהמשתמשים עובדים ב-LibreOffice, קובץ ODG נפתח ב-LibreOffice Draw.
זה תואם את העצה של Microsoft עצמה לקראת הסגירה: PDF לצפייה, Word לעריכה.
שלב שלישי: המרה
יש שלוש דרכים. בחרו את זו שמתאימה לגודל העבודה ולמדיניות הנתונים שלכם.
Microsoft מציעה סקריפט PowerShell שממיר קובצי .pub ל-PDF בכמות גדולה. הוא משתמש ב-Publisher כדי לבצע את ההמרה, ולכן Publisher חייב להיות מותקן במחשב שמריץ אותו. הוא מפיק PDF בלבד. אם עדיין יש לכם מחשב עם Publisher 2021 או LTSC, זו דרך סבירה לתיקיות הארכיון.
האתר pubconvert.com לא דורש התקנה של Publisher. הוא מפיק PDF, Word, IDML ו-ODG. כל משימה מקבלת עד 20 קבצים ו-2 GB. זה מתאים למחלקה שרוצה להמיר את התיקייה שלה, או למאות קבצים שמפוזרים על פני כמה מפגשי עבודה. קבצים שהועלו נמחקים עם סיום ההמרה או ההורדה, ומשימות שננטשו מוסרות תוך שעה. גישה מלאה עולה $49 חד-פעמי, לכמה משימות המרה שתרצו, עד 20 קבצים ו-2 GB למשימה.
לשיתוף גדול, אפליקציית PubConvert ל-Windows ב-Microsoft Store מתאימה יותר. היא מריצה את אותו מנוע במחשבים שלכם, ממירה אלפי קבצים באצווה אחת בלי מגבלות המשימה של האתר, ולא מעלה כלום. היא מפיקה PDF, Word, IDML ו-ODG. זו רכישה חד-פעמית נפרדת מהחנות ($48.99 בארצות הברית). אם מדיניות הנתונים שלכם קובעת שמסמכים לא יכולים לצאת מהרשת, זו הדרך המתאימה.
בכל דרך שתבחרו, הריצו קודם פיילוט. בחרו עשרים קבצים ממחלקות שונות, כולל הקשים ביותר שתמצאו: לוחות שנה, חוברות, פלייארים עם WordArt, קבצים מסוף שנות התשעים. המנוע קורא קבצים מ-Publisher 97, 98, 2000, 2002 וגרסאות חדשות יותר. בדקו את התוצאות עם האנשים שיצרו את הקבצים. הם יזהו בעיות מהר יותר מכל אחד אחר.
שמרו את קובצי ה-.pub המקוריים. אחסון זול, וקובץ שאפשר להמיר שוב בהמשך שווה יותר מקובץ שמחקתם.
שלב רביעי: מספרים לעובדים
רוב הפניות מגיעות מרשימה קצרה של שאלות, אז ענו עליהן לפני שישאלו אותן. הודעה קצרה לכל העובדים מכסה את זה. כתבו ש-Publisher הוסר מ-Microsoft 365 ושקובצי ה-.pub הישנים הומרו והם נמצאים באותן תיקיות, ליד המקורות. כתבו שקובצי הארכיון הם עכשיו PDF ונפתחים כמו כל PDF אחר. כתבו שהתבניות הן עכשיו מסמכי Word, ושידיעונים ופלייארים חדשים מתחילים מהן. הסבירו שגופן שנראה לא נכון אומר בדרך כלל שהגופן לא מותקן במחשב הזה: קובצי Word שומרים את שמות הגופנים המקוריים, ולכן התקנת הגופן פותרת את זה. ולבסוף, בקשו ממי שמוצא קובץ .pub שפוספס לספר ל-IT איפה הוא, במקום לשלוח אותו במייל מאחד לשני.
אחר כך עדכנו את מסמכי ההדרכה לעובדים חדשים והסירו את Publisher מהתמונות הסטנדרטיות שלכם כשההתקנות הקבועות האחרונות יוצאות משימוש.
הציגו תצוגה מקדימה חינמית של קובץ מהשיתוף שלכם וראו איך הוא יוצא לפני שאתם מתכננים את האצווה.