Ayuntamientos y bibliotecas: avisos públicos, calendarios de eventos y guías de programas
Los ayuntamientos y las bibliotecas públicas hicieron mucho papel con Publisher. Avisos de audiencias públicas. La guía de programas de deportes y parques. El calendario mensual de eventos de la biblioteca, el folleto del verano de lectura y el cartel de la puerta de la sala de reuniones. Muchos de estos archivos son además documentos públicos, y alguien es responsable de conservarlos.
Microsoft quitó Publisher de Microsoft 365 el 1 de octubre de 2026. Las oficinas que aún tienen instalado Publisher 2021 o LTSC 2021 pueden seguir usándolo, pero el soporte de Microsoft para esas versiones termina el 13 de octubre de 2026. En cualquier caso, un archivo de registros en formato .pub depende ahora de un programa que se va. Es buen momento para pasarlo a formatos que se seguirán abriendo dentro de veinte años.
PDF para el registro
Para todo lo que esté terminado y se conserve por retención, convierte a PDF. Un PDF muestra el aviso exactamente como se publicó: la misma maquetación, los mismos saltos de página, la misma fecha en el mismo lugar. Cualquiera puede abrirlo sin software especial.
El texto de nuestros PDF es texto real, no una imagen de la página. Puedes seleccionarlo, copiarlo y buscarlo. Un archivero puede buscar en una carpeta de avisos convertidos el nombre de una calle o la fecha de una audiencia y encontrarlo. Es un gran avance frente al escaneo de una copia impresa.
Una nota sobre accesibilidad. Los PDF que generamos no están etiquetados para accesibilidad, y no afirmamos que cumplan ninguna norma de accesibilidad. Si tu oficina necesita PDF etiquetados, un PDF que ya contiene texto real es un punto de partida mucho mejor que un escaneo. Puedes añadir las etiquetas después en Adobe Acrobat o una herramienta similar, y no necesitas ejecutar antes el reconocimiento de texto.
Conserva los archivos .pub originales junto a los PDF. Tu calendario de retención decide cuánto tiempo se guardan los registros. Los originales .pub merece la pena guardarlos tanto como los PDF, por si alguna vez necesitas convertir de nuevo.
Calendarios y guías de programas
Los calendarios de eventos son tablas. Cada día es una celda, con un número de fecha grande y unas pocas líneas pequeñas de texto debajo. Algunos calendarios sombrean los fines de semana, otros ocultan la cuadrícula. Un solo borde equivocado y un calendario deja de leerse como calendario. Dedicamos mucho trabajo a esto y lo contamos en celdas de calendario bien hechas. Después de convertir, revisa un mes con muchos eventos y comprueba que cada evento esté bajo la fecha correcta.
Las guías de programas suelen ser documentos más largos, con muchas páginas, columnas de listados de clases y fotos. Estas se convierten a PDF para el registro. Si tu personal crea la guía de la próxima temporada a partir del archivo de la anterior, convierte también ese archivo a Word para que la plantilla siga siendo editable. Si un diseñador maqueta la guía en InDesign o Affinity Publisher, convierte a IDML.
Convertir una carpeta de registros
En un archivo de registros, unos cientos de archivos son lo normal. El sitio web admite hasta 20 archivos y 2 GB en un trabajo. Una forma sencilla de trabajar:
- Copia la carpeta que quieres convertir a una ubicación de trabajo, para no tocar los originales de la unidad de registros.
- Ordena los archivos por año o por departamento, igual que está organizado tu calendario de retención.
- Haz gratis la vista previa de dos o tres de los archivos más difíciles: un mes de calendario completo y una guía de programas larga. La vista previa admite hasta 100 páginas y 25 MB por archivo.
- Convierte cada año o departamento a PDF, 20 archivos cada vez, y guarda los PDF junto a los originales.
- Convierte a Word, en una carpeta aparte, las plantillas que sigues usando.
- Lleva una lista sencilla de lo que está hecho, para saber qué carpetas faltan.
Para un archivo muy grande, la aplicación PubConvert para Windows usa el mismo motor en tu propio PC. No tiene los límites por trabajo del sitio web y no sube nada, algo que exigen algunas políticas de registros.
En el sitio web, los archivos subidos se eliminan cuando termina la conversión o la descarga, y los trabajos abandonados se borran en una hora. No guardamos copias.
El costo
La vista previa es gratuita y no necesita cuenta. El acceso completo cuesta $49 en un solo pago, con tantos trabajos de conversión como quieras, de hasta 20 archivos y 2 GB cada uno. No hay suscripción, así que no hay nada que volver a presentar en el presupuesto el año que viene.
Prueba gratis la vista previa de un aviso público y mira cómo queda.