Schulen und Elternvereine: was Sie mit Jahren von Publisher-Newslettern tun können

Jedes Schulsekretariat kennt den Ordner. Er liegt auf dem gemeinsamen Laufwerk unter einem Namen wie "Newsletter" oder "Elternverein, Sonstiges". Darin liegen Jahre an monatlichen Newslettern, der Flyer für das Frühlingsfest, das Plakat für den Bücherflohmarkt, der Speiseplan als Kalender und ein paar Jahrbuchseiten, die jemand 2014 gemacht hat. Fast alles davon liegt im .pub-Format von Publisher vor.

Microsoft hat Publisher am 1. Oktober 2026 aus Microsoft 365 entfernt. Wenn Ihre Schule mit Microsoft 365 arbeitet, lassen sich diese Dateien auf dem Rechner im Sekretariat nicht mehr öffnen. Die Person, die die meisten davon erstellt hat, ist vielleicht schon seit Jahren weg. Sie brauchen die Dateien trotzdem.

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht für jede Datei einzeln entscheiden, was damit geschieht. Die meisten Schulordner teilen sich in zwei Gruppen, und jede Gruppe bekommt ein Format.

Zwei Arten von Dateien, zwei Formate

Die erste Gruppe ist das Archiv. Die Newsletter vom letzten Jahr, alte Veranstaltungsflyer, fertige Jahrbuchseiten. Niemand wird sie noch einmal ändern, aber Menschen wollen sie ansehen. Eine Mutter fragt nach dem Newsletter vom März. Die Schulleiterin möchte ein Foto vom Wissenschaftstag 2019. Diese Dateien sollten zu PDFs werden. Ein PDF öffnet sich auf jedem Handy, Tablet und Computer. Es behält das Layout genau so, wie es gedruckt wurde, und der Text in unseren PDFs ist echter Text. So können Sie einen Ordner alter Newsletter nach einem Namen oder einem Datum durchsuchen.

Die zweite Gruppe sind die Dateien, die Sie noch benutzen. Die Newsletter-Vorlage, die jeden Monat ein neues Datum bekommt. Der Willkommensbrief, der jeden September nach Hause geht. Der Flyer für den Kuchenbasar, in dem nur ein neuer Tag und ein neuer Preis stehen müssen. Diese Dateien sollten zu Word-Dokumenten werden. Word ist auf den Schulrechnern schon vorhanden, die meisten Ehrenamtlichen kennen es, und eine konvertierte Datei behält Textfelder, Bilder und Tabellen an ihrem Platz. Sie ändern die Wörter und müssen die Seite nicht neu bauen. Mehr dazu, wie das funktioniert, lesen Sie in Publisher zu Word, ohne den Foto-vom-Bildschirm-Trick.

Wenn jemand in Ihrem Team das Jahrbuch in InDesign oder Affinity Publisher gestaltet, konvertieren Sie diese Seiten stattdessen zu IDML. Wenn Ihre Schule LibreOffice nutzt, lässt sich ODG in LibreOffice Draw öffnen.

Den ganzen Ordner konvertieren

Sie können bis zu 20 Dateien und 2 GB in einem Auftrag konvertieren. Bei einem Schulordner heißt das meist: Sie arbeiten sich Jahr für Jahr oder Halbjahr für Halbjahr durch. Eine größere Version dieses Vorgehens beschreiben wir in So konvertieren Sie Hunderte von Publisher-Dateien auf einmal zu PDF. Für eine Schule sieht die Kurzfassung so aus:

  1. Kopieren Sie den Ordner vom gemeinsamen Laufwerk auf Ihren eigenen Computer. So arbeiten Sie an einer Kopie, und die Originale bleiben unberührt.
  2. Sortieren Sie ihn in zwei Unterordner: "Archiv" und "in Gebrauch".
  3. Sehen Sie sich eine oder zwei Dateien aus jedem Unterordner kostenlos als Vorschau auf pubconvert.com an. Nehmen Sie die schwierigsten: den Kalender mit jeder ausgefüllten Zelle, den Flyer mit der gebogenen Überschrift.
  4. Konvertieren Sie den Ordner "Archiv" zu PDF, jeweils 20 Dateien auf einmal.
  5. Konvertieren Sie den Ordner "in Gebrauch" zu Word.
  6. Legen Sie die Ergebnisse neben den Originalen auf dem gemeinsamen Laufwerk ab, und behalten Sie auch die .pub-Dateien.

Die Originale aufzuheben kostet kaum Speicherplatz. Wenn Ihnen in einem Jahr ein Problem an einer konvertierten Datei auffällt, können Sie das Original noch einmal konvertieren.

Das sollten Sie prüfen, bevor Sie fertig sind

Öffnen Sie ein paar der konvertierten Dateien und sehen Sie sie so an, wie es ein Elternteil tun würde. Kalender und Speisepläne sind Tabellen, und bei Tabellen fällt ein kleiner Fehler sofort auf. Wir haben viel Zeit darauf verwendet und darüber in Kalenderzellen, richtig gemacht geschrieben. Prüfen Sie, ob der Text jedes Tages in seinem eigenen Feld sitzt.

Sehen Sie sich die Schriften an. Word-Dateien behalten die ursprünglichen Schriftnamen aus der .pub. Wenn der Schulrechner die Schrift hat, verwendet Word sie. Wenn nicht, wählt Word einen Ersatz, und die Buchstaben können etwas anders aussehen. PDFs verwenden einen Ersatz mit denselben Buchstabenbreiten, wenn die ursprüngliche Schrift nicht verfügbar ist, sodass die Zeilen an denselben Stellen umbrechen wie vorher.

Sehen Sie sich die Fotos an. Klassenfotos und Bilder von Veranstaltungen sollten an derselben Stelle und in derselben Größe sitzen wie im Original.

Schülerfotos und Datenschutz

Schul-Newsletter enthalten oft Namen und Fotos von Kindern, deshalb ist es berechtigt zu fragen, wohin die Dateien gehen. Dateien, die Sie hochladen, werden gelöscht, sobald die Konvertierung oder der Download abgeschlossen ist, und abgebrochene Aufträge werden innerhalb einer Stunde entfernt. Wir behalten keine Kopien.

Wenn Ihr Schulträger möchte, dass nichts das Haus verlässt, führt die PubConvert-App für Windows dieselbe Engine auf Ihrem eigenen PC aus und lädt nichts hoch. Sie erzeugt PDF-, Word-, IDML- und ODG-Dateien und hat nicht die Auftragsgrenze von 20 Dateien der Website. Das hilft auch, wenn der Ordner ein Jahrzehnt an Newslettern enthält.

Was es kostet

Die Vorschau ist kostenlos, bis zu 100 Seiten und 25 MB pro Datei, mit Wasserzeichen und ohne Konto. Der volle Zugang kostet einmalig $49, für so viele Konvertierungsaufträge, wie Sie möchten, mit bis zu 20 Dateien und 2 GB pro Auftrag. Es gibt kein Abo, das sich erneuern müsste. Das ist wichtig, wenn die Kassenwartin des Elternvereins jedes Jahr wechselt.

Sorgen Sie dafür, dass es das letzte Mal ist

Wenn der Ordner konvertiert ist, schreiben Sie eine kurze Notiz und speichern Sie sie am selben Ort: Welcher Unterordner ist das Archiv, welche Dateien sind die Vorlagen, und dass neue Newsletter jetzt in Word oder in dem Werkzeug entstehen, das Ihre Schule gewählt hat. Die nächste ehrenamtliche Person wird es Ihnen danken.

Sehen Sie sich einen Ihrer Newsletter kostenlos als Vorschau an, um zu sehen, wie er herauskommt.