2026-10-06

IT-Administratoren: eine ganze Organisation von Publisher migrieren

Microsoft hat Publisher am 1. Oktober 2026 aus Microsoft 365 entfernt. Der Support für die Kaufversionen in Office 2021 und LTSC 2021 endet am 13. Oktober 2026. Microsoft sagt, dass installierte Kaufversionen nach diesem Datum weiterlaufen, aber nicht mehr unterstützt werden. Für ein IT-Team heißt das: Die .pub-Dateien auf Ihren Dateifreigaben lassen sich jeden Monat auf weniger Rechnern öffnen, und die Tickets beim Helpdesk haben begonnen.

Dieser Beitrag ist ein Plan für eine Organisation mit 50 bis 500 Benutzern und einem gemeinsamen Laufwerk. Er hat vier Teile: die Dateien finden, entscheiden, was aus jedem Ordner wird, konvertieren und der Belegschaft sagen, was sich geändert hat.

Schritt eins: die .pub-Dateien finden

Ohne Liste können Sie keine Migration planen. Auf einer einzelnen Freigabe reicht für einen schnellen Blick die Suche im Windows-Explorer nach *.pub. Für eine echte Bestandsaufnahme liefert PowerShell eine Datei, die Sie sortieren und weitergeben können:

Get-ChildItem -Path "\\fileserver\shared" -Filter *.pub -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
  Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
  Export-Csv -Path "C:\temp\pub_inventory.csv" -NoTypeInformation

Führen Sie das für jede Freigabe aus, und für umgeleitete Benutzerordner, falls Sie solche haben. Öffnen Sie die CSV-Datei und gruppieren Sie nach Ordner. Meist stellen Sie fest, dass wenige Abteilungen den Großteil der Dateien besitzen.

Eines sollten Sie herausfiltern: Die Endung .pub wird auch für öffentliche SSH-Schlüssel verwendet, etwa id_rsa.pub. Das sind kleine Textdateien, oft in .ssh-Ordnern. Sie sind keine Publisher-Dokumente und sollten bleiben, wie sie sind.

Die Spalte LastWriteTime ist ebenfalls nützlich. Dateien, die seit Jahren niemand geändert hat, sind Archivmaterial. Dateien, die im letzten Jahr geändert wurden, sind wahrscheinlich lebende Vorlagen.

Schritt zwei: pro Ordner ein Format wählen

Pro Datei zu entscheiden, skaliert nicht. Entscheiden Sie pro Ordner, gemeinsam mit der Person, der der Ordner gehört.

Archivordner bekommen PDF. Alte Newsletter, vergangenes Veranstaltungsmaterial und fertige Berichte sollten jeder auf jedem Gerät lesen können, und sie sollten so aussehen, wie sie gedruckt wurden. Unsere PDFs enthalten echten, markierbaren und durchsuchbaren Text, sie funktionieren also mit Ihrem Suchindex und mit Dokumentenmanagement-Systemen, die Text indizieren.

Ordner mit lebenden Vorlagen bekommen Word. Mitarbeitende, die Newsletter, Flyer und Formulare in Publisher gemacht haben, können sie in Word weiterbearbeiten, das sie schon haben. Eine konvertierte Word-Datei behält Textfelder, Bilder und Tabellen an ihrem Platz. Mehr dazu in Publisher zu Word, ohne den Foto-vom-Bildschirm-Trick.

Wenn Ihr Marketing oder Ihr Designteam mit InDesign oder Affinity Publisher arbeitet, bekommen deren Ordner IDML. Wenn einige Benutzer LibreOffice nutzen, lässt sich ODG in LibreOffice Draw öffnen.

Das deckt sich mit Microsofts eigenem Rat zur Abkündigung: PDF zum Ansehen, Word zum Bearbeiten.

Schritt drei: konvertieren

Sie haben drei Wege. Wählen Sie den, der zur Größe der Aufgabe und zu Ihrer Datenrichtlinie passt.

Microsoft bietet ein PowerShell-Skript an, das .pub-Dateien gesammelt zu PDF konvertiert. Es nutzt Publisher für die Konvertierung und braucht daher Publisher auf dem Rechner, der es ausführt. Es erzeugt nur PDF. Wenn Sie noch einen Rechner mit Publisher 2021 oder LTSC haben, ist das ein vernünftiger Weg für die Archivordner.

Die Website pubconvert.com braucht keine Publisher-Installation. Sie erzeugt PDF, Word, IDML und ODG. Jeder Auftrag nimmt bis zu 20 Dateien und 2 GB. Das passt für eine Abteilung, die ihren eigenen Ordner konvertieren will, oder für einige hundert Dateien, verteilt auf mehrere Sitzungen. Hochgeladene Dateien werden gelöscht, sobald die Konvertierung oder der Download abgeschlossen ist, und abgebrochene Aufträge werden innerhalb einer Stunde entfernt. Der volle Zugang kostet einmalig $49, für so viele Konvertierungsaufträge, wie Sie möchten, mit bis zu 20 Dateien und 2 GB pro Auftrag.

Für eine große Freigabe passt die PubConvert-App für Windows aus dem Microsoft Store besser. Sie führt dieselbe Engine auf Ihren eigenen PCs aus, konvertiert Tausende Dateien in einem Stapel ohne die Auftragsgrenzen der Website und lädt nichts hoch. Sie erzeugt PDF, Word, IDML und ODG. Sie ist ein separater Einmalkauf im Store ($48.99 in den USA). Wenn Ihre Datenrichtlinie sagt, dass Dokumente das Netzwerk nicht verlassen dürfen, ist das der richtige Weg.

Welchen Weg Sie auch gehen, machen Sie zuerst einen Pilotlauf. Wählen Sie zwanzig Dateien aus verschiedenen Abteilungen, darunter die schwierigsten, die Sie finden: Kalender, Broschüren, Flyer mit WordArt, Dateien aus den späten 1990er-Jahren. Die Engine liest Dateien aus Publisher 97, 98, 2000, 2002 und neueren Versionen. Prüfen Sie die Ergebnisse mit den Menschen, die die Dateien erstellt haben. Sie entdecken Probleme schneller als alle anderen.

Behalten Sie die .pub-Originale. Speicher ist billig, und eine Datei, die Sie später erneut konvertieren können, ist mehr wert als eine, die Sie gelöscht haben.

Schritt vier: die Belegschaft informieren

Die meisten Tickets kommen aus einer kurzen Liste von Fragen, beantworten Sie sie also, bevor sie gestellt werden. Eine kurze Nachricht an alle Mitarbeitenden genügt. Sagen Sie, dass Publisher aus Microsoft 365 verschwunden ist und dass die alten .pub-Dateien konvertiert wurden und in denselben Ordnern neben den Originalen liegen. Sagen Sie, dass Archivdateien jetzt PDFs sind und sich wie jedes andere PDF öffnen. Sagen Sie, dass Vorlagen jetzt Word-Dokumente sind und dass neue Newsletter und Flyer davon ausgehen. Erklären Sie, dass eine Schrift, die falsch aussieht, meist bedeutet, dass die Schrift auf diesem PC nicht installiert ist: Word-Dateien behalten die ursprünglichen Schriftnamen, das Installieren der Schrift behebt es also. Bitten Sie schließlich alle, die eine übersehene .pub-Datei finden, der IT zu sagen, wo sie liegt, statt sie per E-Mail herumzuschicken.

Aktualisieren Sie dann Ihre Unterlagen für neue Mitarbeitende und entfernen Sie Publisher aus Ihren Standard-Images, wenn die letzten Kaufinstallationen ausgemustert werden.

Sehen Sie sich eine Datei von Ihrer Freigabe kostenlos als Vorschau an, um zu sehen, wie sie herauskommt, bevor Sie den Stapel planen.