المدارس ومجالس أولياء الأمور: ماذا تفعل بسنوات من نشرات Publisher
في كل مكتب مدرسة مجلد من هذا النوع. يقبع على القرص المشترك باسم مثل "النشرات" أو "أشياء مجلس الأولياء". وفي داخله سنوات من النشرات الشهرية، وإعلان المعرض الربيعي، وملصق معرض الكتاب، وتقويم قائمة الغداء، وبضع صفحات من كتاب سنوي صنعها أحدهم عام 2014. وأغلبها بصيغة .pub الخاصة ببرنامج Publisher.
أزالت Microsoft برنامج Publisher من Microsoft 365 في 1 أكتوبر 2026. فإذا كانت مدرستك تعمل على Microsoft 365، فلم تعد هذه الملفات تُفتح على حاسوب المكتب. وربما غادر من صنع معظمها قبل سنوات. ومع ذلك ما زلت بحاجة إليها.
والخبر الجيد أنك لا تحتاج إلى أن تقرر مصير كل ملف على حدة. فمعظم مجلدات المدارس تنقسم إلى مجموعتين، وكل مجموعة تأخذ صيغة واحدة.
نوعان من الملفات، وصيغتان
المجموعة الأولى هي الأرشيف. نشرات العام الماضي، وإعلانات الفعاليات القديمة، وصفحات الكتاب السنوي المنتهية. لن يعدّلها أحد بعد الآن، لكن الناس سيرغبون في الاطلاع عليها. أحد الأهل يطلب نشرة مارس. ومدير المدرسة يريد صورة من معرض العلوم عام 2019. هذه الملفات ينبغي أن تصبح PDF. يُفتح PDF على أي هاتف أو جهاز لوحي أو حاسوب. ويحفظ التخطيط تمامًا كما طُبع، والنص في ملفات PDF التي ننتجها نص حقيقي، فيمكنك البحث في مجلد من النشرات القديمة عن اسم أو تاريخ.
المجموعة الثانية هي الملفات التي ما زلت تستخدمها. قالب النشرة الذي يتغير تاريخه كل شهر. ورسالة الترحيب التي تذهب إلى البيوت كل سبتمبر. وإعلان بيع الحلويات الذي لا يحتاج إلا إلى يوم جديد وسعر جديد. هذه ينبغي أن تصبح مستندات Word. فبرنامج Word موجود أصلًا على حواسيب المدرسة، ومعظم المتطوعين يعرفونه، والملف المحوّل يُبقي مربعات النص والصور والجداول في أماكنها، فتغيّر الكلمات ولا تعيد بناء الصفحة. كتبنا أكثر عن كيفية ذلك في من Publisher إلى Word، بلا خدعة صورة الصفحة.
وإذا كان أحد فريقك يصمم الكتاب السنوي في InDesign أو Affinity Publisher، فحوّل تلك الصفحات إلى IDML بدلًا من ذلك. وإذا كانت مدرستك تستخدم LibreOffice، فملفات ODG تُفتح في LibreOffice Draw.
تحويل المجلد كله
يمكنك تحويل ما يصل إلى 20 ملفًا و2 GB في مهمة واحدة. وبالنسبة إلى مجلد مدرسة، يعني ذلك عادةً أن تعمل عليه عامًا دراسيًا أو فصلًا في كل مرة. شرحنا نسخة أكبر من هذا في كيف تحوّل مئات ملفات Publisher دفعة واحدة. أما في حالة المدرسة، فالخلاصة هي:
- انسخ المجلد من القرص المشترك إلى حاسوبك، فتعمل على نسخة وتبقى الأصول سليمة.
- قسّمه إلى مجلدين فرعيين: "الأرشيف" و"قيد الاستخدام".
- عاين ملفًا أو اثنين من كل مجلد فرعي مجانًا على pubconvert.com. اختر أصعبها: التقويم الذي امتلأت كل خانة فيه، والإعلان ذا العنوان المنحني.
- حوّل مجلد "الأرشيف" إلى PDF، 20 ملفًا في كل مرة.
- حوّل مجلد "قيد الاستخدام" إلى Word.
- أعد النتائج إلى القرص المشترك بجوار الأصول، واحتفظ بملفات .pub أيضًا.
الاحتفاظ بالأصول لا يكلف شيئًا يُذكر من مساحة التخزين. وإذا لاحظت بعد عام مشكلة في ملف محوّل، فبإمكانك تحويل الأصل من جديد.
ما ينبغي فحصه قبل أن تعلن الانتهاء
افتح بعض الملفات المحوّلة وانظر إليها كما سينظر ولي أمر. التقويمات وقوائم الغداء جداول، والجداول هي المكان الذي يظهر فيه الخطأ الصغير. قضينا وقتًا طويلًا في هذه، وكتبنا عنها في خانات التقويم كما ينبغي. تأكد من أن نص كل يوم يقع في خانته.
انظر إلى الخطوط. ملفات Word تحتفظ بأسماء الخطوط الأصلية من ملف .pub. فإن كان الخط موجودًا على حاسوب المدرسة، استخدمه Word. وإن لم يكن، اختار Word بديلًا، وقد تبدو الحروف مختلفة قليلًا. أما ملفات PDF فتستخدم بديلًا بعروض الحروف نفسها حين لا يتوفر الخط الأصلي، فتنكسر الأسطر في المواضع نفسها كما كانت.
انظر إلى الصور. صور الصفوف وصور الفعاليات ينبغي أن تكون في المكان نفسه وبالحجم نفسه كما في الأصل.
صور الطلاب والخصوصية
كثيرًا ما تحتوي نشرات المدارس على أسماء الأطفال وصورهم، ومن حقك أن تسأل إلى أين تذهب الملفات. الملفات التي ترفعها تُحذف عند انتهاء التحويل أو التنزيل، وتُزال المهام المتروكة خلال ساعة واحدة. ولا نحتفظ بنسخ.
وإذا كانت منطقتك التعليمية تفضّل ألا يغادر شيء المبنى، فإن تطبيق PubConvert لنظام Windows يشغّل المحرك نفسه على حاسوبك ولا يرفع شيئًا. ينتج ملفات PDF وWord وIDML وODG، وليس فيه حد الملفات العشرين في المهمة المفروض على الموقع، وهذا يفيد أيضًا حين يضم المجلد عقدًا من النشرات.
كم يكلف
المعاينة مجانية، حتى 100 صفحة و25 MB لكل ملف، بعلامة مائية ودون حساب. أما الوصول الكامل فدفعة واحدة قدرها $49 لعدد من مهام التحويل بقدر ما تشاء، حتى 20 ملفًا و2 GB في كل مهمة. لا يوجد اشتراك يجب تجديده، وهذا مهم حين يتغير أمين صندوق مجلس الأولياء كل عام.
اجعلها آخر مرة يضطر فيها أحد إلى ذلك
بعد تحويل المجلد، اكتب ملاحظة قصيرة واحفظها في المكان نفسه: أي مجلد فرعي هو الأرشيف، وأي الملفات هي القوالب، وأن النشرات الجديدة تُصنع الآن في Word أو في أي أداة اختارتها مدرستك. وسيشكرك المتطوع التالي.
عاين إحدى نشراتك مجانًا لترى كيف تبدو بعد التحويل.