市政办公室和图书馆：公告、活动日历和项目手册
市政厅和公共图书馆用 Publisher 做过大量纸质材料。听证会公告。公园与康乐项目手册。图书馆每月的活动日历、暑期阅读传单，以及会议室门上的告示牌。这些文件很多同时也是公共记录，有人负责保管它们。
Microsoft 在 2026 年 10 月 1 日把 Publisher 从 Microsoft 365 中移除了。仍装有 Publisher 2021 或 LTSC 2021 的办公室可以继续使用，但 Microsoft 对这些版本的支持将在 2026 年 10 月 13 日结束。无论哪种情况，.pub 格式的记录档案现在都依赖一个即将退场的程序。现在正是把它迁移到二十年后仍能打开的格式的好时机。
用 PDF 留档
对于已经定稿、需要按保存期限留存的内容，请转成 PDF。PDF 会按公告张贴时的样子原样呈现：版面相同，分页相同，日期在同一个位置。任何人都不需要专门的软件就能打开它。
我们生成的 PDF 里的文字是真正的文字，而不是页面的图片。你可以选中、复制和搜索它。档案员可以在一个转换后的公告文件夹里搜索街道名或听证日期，并找到它。这比扫描纸质副本要好得多。
关于无障碍，说明一下。我们生成的 PDF 没有无障碍标签，我们也不声称它们符合某种无障碍标准。如果你的办公室需要带标签的 PDF，一个本身已含真实文字的 PDF，比扫描件是好得多的起点。之后你可以在 Adobe Acrobat 或类似工具中添加标签，而且不需要先做文字识别。
请把原始的 .pub 文件和 PDF 放在一起。文件保存多久由你们的保存期限表决定。.pub 原件值得保留得和 PDF 一样久，以防你以后需要再次转换。
日历和项目手册
活动日历是表格。每一天是一个单元格，里面有一个大的日期数字，下面是几行小字。有些日历给周末加底色，有些隐藏网格线。只要有一条边框不对，日历就不再像日历了。我们在这上面花了很多功夫，并写了日历单元格，做对了。转换之后，检查一个活动繁忙的月份，确认每个活动都在正确的日期下面。
项目手册通常是页数较多的长文档，有成列的课程清单和照片。这些转成 PDF 留档。如果你们的员工用上一季的文件来做下一季的手册，也请把那个文件转成 Word，让模板保持可编辑。如果由设计师在 InDesign 或 Affinity Publisher 中排版手册，就转成 IDML。
转换记录文件夹
对记录档案来说，几百个文件很常见。网站每次任务最多接受 20 个文件和 2 GB。一个简单的做法是：
- 把要转换的文件夹复制到一个工作位置，这样记录盘上的原件不会被动到。
- 按年份或部门给文件分类，和你们的保存期限表的组织方式一致。
- 免费预览两三个最难的文件：一个排满的月历和一份很长的项目手册。预览每个文件最多 100 页和 25 MB。
- 按年份或部门转成 PDF，每次 20 个文件，把 PDF 保存在原件旁边。
- 把仍在使用的模板转成 Word，放在单独的文件夹里。
- 做一份简单的清单，记录哪些已完成，这样你就知道哪些文件夹还需要处理。
对于非常大的档案，PubConvert Windows 应用在你自己的电脑上运行同一个引擎。它没有网站的任务上限，也不上传任何内容，而这正是一些记录管理政策所要求的。
在网站上，上传的文件会在转换或下载结束时删除，被放弃的任务会在一小时内清除。我们不保留副本。
费用
预览免费，不需要账号。完整使用权是一次性 $49，转换任务想做多少次都行，每次任务最多 20 个文件和 2 GB。没有订阅，所以明年的预算里也不用再列这一项。
免费预览一份公告，看看效果。