Làm gì với các tệp .pub cũ sau khi Publisher bị ngừng
Bạn có một thư mục. Có khi là nhiều thư mục. Đầy những tệp .pub tích lũy qua nhiều năm. Có thể là nhiều thập kỷ.
Bản tin nhà thờ từ 2008. Bản tin trường học từ 2015. Tờ rơi sự kiện của mọi đợt gây quỹ mà tổ chức bạn từng tổ chức.
Giờ Microsoft sắp ngừng hỗ trợ Publisher vào tháng 10 năm 2026, chỉ còn vài tuần nữa, và bạn đang tự hỏi: mình phải làm gì với tất cả những thứ này?
Trước hết: đừng hoảng
Tệp của bạn sẽ không bốc hơi. Chúng vẫn nằm trên ổ cứng. Chỉ là bạn có thể không mở chúng dễ dàng được nữa sau tháng 10 năm 2026.
Bạn còn thời gian. Hãy dùng nó một cách có chiến lược thay vì chuyển đổi mọi thứ trong một cuối tuần hoảng loạn.
Bước 1: Xác định bạn thực sự có gì
Trước khi bắt đầu chuyển đổi, hãy kiểm kê.
- Bạn có bao nhiêu tệp .pub?
- Chúng được lưu ở đâu? (Ổ cứng cục bộ, thư mục mạng, lưu trữ đám mây?)
- Chúng cũ đến mức nào?
- Chúng thuộc loại nào? (Bản tin, tờ rơi, mẫu, dự án một lần?)
Cách đếm nhanh: tìm kiếm tệp *.pub trên máy tính. Trên Windows, dùng tìm kiếm của File Explorer. Trên Mac, dùng Spotlight hoặc Finder.
Bạn có thể tìm thấy 50 tệp. Cũng có thể là 5.000. Cách tiếp cận sẽ khác nhau tùy quy mô.
Bước 2: Quyết định cái gì đáng giữ
Không phải mọi thứ đều cần được chuyển đổi.
Tờ rơi cho hội chợ bánh năm 2012? Có lẽ không cần lưu giữ vĩnh viễn dưới dạng PDF.
Mẫu bản tin bạn vẫn dùng hàng tháng? Cái đó đáng được chuyển đổi cẩn thận.
Tôi sẽ chia tệp thành ba nhóm:
Giữ và chuyển đổi - Mẫu bạn tái sử dụng, tài liệu quan trọng, bất cứ thứ gì có giá trị lịch sử
Có thể giữ - Dự án cũ có thể hữu ích để tham khảo, các bản tin cũ mà ai đó có thể muốn xem lại một ngày nào đó
Bỏ đi - Tờ rơi cho các sự kiện đã qua từ lâu, bản nháp, bản trùng lặp
Hầu hết mọi người đánh giá quá cao lượng tài liệu cần giữ. Nếu bạn chưa mở một tệp trong 10 năm, nhiều khả năng bạn sẽ không nhớ đến nó.
Bước 3: Chọn phương pháp chuyển đổi
Cách chuyển đổi phụ thuộc vào số lượng tệp bạn có và việc bạn còn truy cập được Publisher hay không.
Nếu bạn đang có Publisher
Cách sạch sẽ nhất là mở từng tệp trong Publisher và xuất sang PDF. Cách này dùng chính tính năng xuất của Microsoft, nên kết quả chính xác nhất có thể.
Với vài chục tệp, cứ làm thủ công. Mở, File > Export > PDF, lưu, tệp tiếp theo.
Với hàng trăm tệp, Microsoft khuyến nghị dùng macro để chuyển đổi hàng loạt. Có một đoạn VBA lặp qua một thư mục và xuất từng tệp .pub sang PDF. Tìm kiếm "Publisher batch convert to PDF macro" nếu bạn muốn theo hướng này.
Nếu bạn không có Publisher (đa số mọi người)
Đây là tình huống của hầu hết mọi người, nhất là sau tháng 10 năm 2026. Khuyến nghị của tôi: dùng PubConvert.
Nó chạy trong trình duyệt, hoạt động trên mọi hệ điều hành (Windows, Mac, Linux, Chromebook), và không yêu cầu cài đặt gì. Thậm chí không cần tạo tài khoản. Chỉ cần:
- Truy cập pubconvert.com
- Thả tệp .pub của bạn vào trang
- Chọn định dạng đầu ra (PDF để lưu trữ, Word hoặc IDML nếu sau này cần chỉnh sửa)
- Nhấp Chuyển đổi
- Tải tệp về
Mỗi tệp mất khoảng 30 giây. Xem trước bất kỳ tệp nào miễn phí trước. Xử lý cả kho lưu trữ là khoản trả một lần $49 cho số lượt chuyển đổi không giới hạn. Không thuê bao.
Điểm khiến PubConvert đặc biệt hữu ích cho các dự án di chuyển dữ liệu kiểu này: đây là trình chuyển đổi trực tuyến duy nhất hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt, tới 20 tệp cùng lúc (tổng cộng 2GB). Nếu bạn đang đối mặt với một thư mục 200 bản tin, bạn có thể xử lý theo từng đợt 20 tệp thay vì kéo từng tệp một. Tệp bị xóa khỏi máy chủ sau khi chuyển đổi, nên tài liệu của bạn vẫn được giữ riêng tư.
LibreOffice là lựa chọn còn lại. Đây là phần mềm tải miễn phí từ libreoffice.org, và LibreOffice Draw có thể mở tệp .pub trực tiếp. Nếu bạn thoải mái với việc cài phần mềm và muốn làm mọi thứ ngoại tuyến, nó dùng được. Bạn cũng có thể viết script để chuyển đổi hàng loạt từ dòng lệnh, dù việc đó cần chút kiến thức kỹ thuật.
Dù chọn cách nào, chất lượng sẽ thấp hơn một chút so với xuất gốc từ Publisher. Bố cục phức tạp có thể xê dịch. Phông chữ có thể bị thay thế. Với mục đích lưu trữ, thường thì như vậy là đủ tốt.
Bước 4: Xử lý mẫu theo cách khác
Mẫu là phần khó nhằn. Chuyển một bản tin đã hoàn thiện sang PDF thì dễ. Nhưng còn cái mẫu bạn dùng để tạo bản tin hàng tháng thì sao?
Các lựa chọn:
Tạo lại trong Word hoặc PowerPoint. Microsoft nói rằng hầu hết nhu cầu dùng Publisher giờ có thể được Word và PowerPoint đáp ứng. Tốn công lúc đầu, nhưng bạn sẽ có một mẫu hiện đại, được hỗ trợ lâu dài.
Tạo lại trong Canva. Nếu bạn làm tờ rơi, áp phích và đồ họa mạng xã hội, các mẫu của Canva thường còn tốt hơn những gì Publisher từng cung cấp.
Tạo lại trong Google Slides hoặc Docs. Miễn phí, trên nền đám mây, chạy trên mọi thiết bị.
Tiếp tục dùng Publisher. Nếu bạn có giấy phép Office vĩnh viễn, Publisher vẫn hoạt động sau tháng 10 năm 2026. Chỉ là không có cập nhật nữa. Một số tổ chức chọn cách này cho những mẫu họ hiếm khi thay đổi.
Bước 5: Sắp xếp các tệp đã chuyển đổi
Khi chuyển đổi, đừng vứt hết vào một thư mục. Hãy tạo cấu trúc:
/Archive
/Newsletters
/2020
/2021
/2022
/Flyers
/Templates (PDF để tham khảo)
/Original-PUB-Files (giữ luôn cả những tệp này, phòng khi cần)
Hãy giữ lại tệp .pub gốc ngay cả sau khi chuyển đổi. Bộ nhớ rẻ thôi. Nếu sau này có trình chuyển đổi tốt hơn, bạn có thể muốn chuyển đổi lại.
Bước 6: Đặt thời hạn
"Lúc nào rảnh tôi sẽ làm" nghĩa là bạn sẽ không làm.
Hãy chọn một ngày. Chặn thời gian trên lịch. Tháng 10 năm 2026 là hạn chót, và bạn không muốn làm việc này vào những tuần cuối khi tất cả mọi người khác đang chạy đôn chạy đáo.
Còn các tệp rất cũ thì sao?
Nếu bạn có tệp .pub từ Publisher 97 hoặc 2000, chúng có thể gặp vấn đề tương thích ngay cả với Publisher hiện tại. Các phiên bản cũ dùng định dạng hơi khác.
LibreOffice thực ra xử lý một số tệp Publisher cũ tốt hơn cả các phiên bản Publisher mới. Nếu bạn gặp lỗi khi mở tệp cổ trong Publisher, hãy thử PubConvert hoặc LibreOffice. PubConvert chạy bộ máy chuyển đổi riêng của mình và sử dụng trình nhập khẩu của LibreOffice làm phương án dự phòng cho những tệp khó chuyển đổi, nên bạn có được khả năng bao phủ của cả hai bộ máy mà không phải cài đặt gì.
Phần cảm xúc
Nói thật: lục lại các tệp cũ rất nhàm chán. Bạn sẽ tìm thấy những bản tin đã quên từ lâu. Tờ rơi cho các sự kiện mà một nửa số người tham dự đã chuyển đi nơi khác. Logo cũ mà bạn đã thay từ lâu.
Có người thấy hoài niệm. Có người thấy choáng ngợp. Cả hai đều bình thường.
Hãy chia thành từng đợt. Đừng cố xử lý 500 tệp trong một ngày. Làm 50 tệp, nghỉ một chút, mai quay lại.
Tóm tắt ngắn gọn
- Đếm số tệp của bạn
- Quyết định cái gì đáng giữ
- Chuyển đổi những tệp cần giữ (xuất từ Publisher nếu có, PubConvert nếu không)
- Tạo lại mẫu trong các công cụ hiện đại
- Sắp xếp các tệp đã chuyển đổi
- Giữ bản gốc làm dự phòng
Cánh cửa đang khép lại: Microsoft ngừng hỗ trợ Publisher vào tháng 10 năm 2026. Giờ chỉ còn vài tuần, không phải quãng thời gian thong thả như hồi tháng 1. Bắt đầu tuần này thì bạn ổn. Chần chừ, và bạn sẽ phải làm dưới áp lực.
Hãy thử với một tệp. Thả một tệp .pub vào pubconvert.com và xem kết quả. Nếu trông ổn, hãy quay lại và chuyển đổi hàng loạt phần còn lại, mỗi đợt 20 tệp.
Sẵn sàng bắt đầu cuộc di chuyển dữ liệu? PubConvert chuyển đổi tệp .pub sang PDF, Word hoặc IDML. Không đăng ký, không cài đặt. Chuyển đổi hàng loạt tối đa 20 tệp cùng lúc (tổng cộng 2GB). Xem trước tệp của bạn miễn phí.