Cơ quan địa phương và thư viện: thông báo công khai, lịch sự kiện và sổ tay chương trình
Tòa thị chính và thư viện công cộng đã làm ra rất nhiều giấy tờ bằng Publisher. Thông báo điều trần công khai. Sổ tay chương trình của sở công viên và giải trí. Lịch sự kiện hàng tháng của thư viện, tờ rơi đọc sách mùa hè và tấm biển trên cửa phòng họp. Nhiều tệp trong số này cũng là hồ sơ công, và có người chịu trách nhiệm giữ chúng.
Microsoft đã gỡ Publisher khỏi Microsoft 365 vào ngày 1 tháng 10 năm 2026. Các văn phòng vẫn còn Publisher 2021 hoặc LTSC 2021 có thể tiếp tục dùng, nhưng sự hỗ trợ của Microsoft cho các phiên bản đó kết thúc vào ngày 13 tháng 10 năm 2026. Dù thế nào, một kho hồ sơ ở định dạng .pub giờ phụ thuộc vào một chương trình đang rời đi. Đây là lúc tốt để chuyển nó sang các định dạng vẫn mở được sau hai mươi năm nữa.
PDF cho hồ sơ
Với mọi thứ đã hoàn thành và được giữ theo thời hạn lưu trữ, hãy chuyển sang PDF. PDF hiển thị thông báo đúng như lúc nó được niêm yết: cùng bố cục, cùng chỗ ngắt trang, cùng ngày tháng ở cùng vị trí. Ai cũng mở được mà không cần phần mềm đặc biệt.
Chữ trong PDF của chúng tôi là chữ thật, không phải ảnh chụp của trang. Bạn có thể chọn, sao chép và tìm kiếm nó. Một nhân viên lưu trữ có thể tìm tên một con phố hay ngày điều trần trong cả thư mục thông báo đã chuyển và tìm thấy. Đó là một bước tiến lớn so với bản quét của một bản in.
Một lưu ý về khả năng tiếp cận. PDF chúng tôi tạo ra không được gắn thẻ khả năng tiếp cận, và chúng tôi không tuyên bố chúng đáp ứng một tiêu chuẩn tiếp cận nào. Nếu văn phòng bạn cần PDF có gắn thẻ, một PDF đã chứa chữ thật là điểm khởi đầu tốt hơn nhiều so với bản quét. Bạn có thể thêm thẻ sau đó trong Adobe Acrobat hoặc một công cụ tương tự, và không cần chạy nhận dạng chữ trước.
Hãy giữ các tệp .pub gốc cạnh các tệp PDF. Lịch trình lưu trữ của bạn quyết định hồ sơ được giữ bao lâu. Bản gốc .pub đáng được giữ lâu bằng các tệp PDF, phòng khi bạn cần chuyển lại.
Lịch và sổ tay chương trình
Lịch sự kiện là bảng. Mỗi ngày là một ô, với số ngày lớn và vài dòng chữ nhỏ bên dưới. Có lịch tô nền cuối tuần, có lịch ẩn lưới. Chỉ cần sai một đường viền là tờ lịch không còn đọc ra là lịch. Chúng tôi đã bỏ nhiều công sức vào việc này và viết về nó trong ô lịch, làm cho đúng. Sau khi chuyển, hãy kiểm tra một tháng đông sự kiện và chắc chắn mỗi sự kiện nằm dưới đúng ngày.
Sổ tay chương trình thường là tài liệu dài hơn với nhiều trang, các cột danh sách lớp học và ảnh. Chúng chuyển sang PDF để lưu hồ sơ. Nếu nhân viên của bạn dựng sổ tay mùa tới từ tệp của mùa trước, hãy chuyển cả tệp đó sang Word để mẫu vẫn sửa được. Nếu một nhà thiết kế dàn sổ tay trong InDesign hoặc Affinity Publisher, hãy chuyển nó sang IDML.
Chuyển một thư mục hồ sơ
Với một kho hồ sơ, vài trăm tệp là chuyện bình thường. Trang web nhận tối đa 20 tệp và 2 GB trong một tác vụ. Một cách làm đơn giản:
- Chép thư mục bạn muốn chuyển sang một nơi làm việc, để các tệp gốc trên ổ hồ sơ không bị đụng tới.
- Sắp xếp các tệp theo năm hoặc theo phòng ban, giống cách lịch trình lưu trữ của bạn được tổ chức.
- Xem thử miễn phí hai ba tệp khó nhất: một tháng lịch đầy đủ và một sổ tay chương trình dài. Bản xem trước nhận tối đa 100 trang và 25 MB mỗi tệp.
- Chuyển từng năm hoặc từng phòng ban sang PDF, mỗi lần 20 tệp, và lưu các PDF cạnh tệp gốc.
- Chuyển các mẫu bạn còn dùng sang Word, trong một thư mục riêng.
- Giữ một danh sách đơn giản những gì đã xong, để biết thư mục nào còn cần làm.
Với một kho lưu trữ rất lớn, ứng dụng PubConvert cho Windows chạy cùng engine trên chính máy của bạn. Nó không có các mức giới hạn tác vụ của trang web, và không tải gì lên, điều mà một số chính sách hồ sơ yêu cầu.
Trên trang web, tệp đã tải lên bị xóa khi quá trình chuyển đổi hoặc tải về kết thúc, và các tác vụ bị bỏ dở được gỡ trong vòng một giờ. Chúng tôi không giữ bản sao.
Chi phí
Bản xem trước miễn phí và không cần tài khoản. Truy cập đầy đủ là 49 USD trả một lần, làm bao nhiêu tác vụ chuyển đổi tùy ý, tối đa 20 tệp và 2 GB mỗi tác vụ. Không có thuê bao, nên không có gì phải đưa vào ngân sách lần nữa năm sau.
Xem thử miễn phí một thông báo công khai để biết kết quả ra sao.