Муніципальні установи та бібліотеки: публічні оголошення, календарі подій і програми заходів
Міські ради та публічні бібліотеки зробили в Publisher багато паперових матеріалів. Оголошення про публічні слухання. Програма заходів парків і відпочинку. Щомісячний календар подій бібліотеки, листівка літнього читання і табличка на дверях зали засідань. Багато цих файлів є ще й публічними документами, і хтось відповідає за їх збереження.
Microsoft прибрала Publisher з Microsoft 365 1 жовтня 2026 року. Установи, де ще встановлено Publisher 2021 або LTSC 2021, можуть і далі ним користуватися, але підтримка Microsoft для цих версій закінчується 13 жовтня 2026 року. Так чи так, архів документів у форматі .pub тепер залежить від програми, яка йде. Це слушний час перенести його у формати, які відкриватимуться і за двадцять років.
PDF для архіву
Усе, що завершене й зберігається за правилами строків зберігання, конвертуйте у PDF. PDF показує оголошення точно таким, яким його вивісили: той самий макет, ті самі розриви сторінок, та сама дата на тому самому місці. Відкрити його може будь-хто без спеціальних програм.
Текст у наших PDF справжній, а не картинка сторінки. Його можна виділити, скопіювати й знайти. Діловод може шукати в папці сконвертованих оголошень назву вулиці чи дату слухань і знаходити їх. Це великий крок уперед порівняно зі сканом друкованої копії.
Зауваження щодо доступності. PDF, які ми створюємо, не мають тегів доступності, і ми не стверджуємо, що вони відповідають якомусь стандарту доступності. Якщо вашій установі потрібні PDF із тегами, PDF зі справжнім текстом буде значно кращою відправною точкою, ніж скан. Теги можна додати потім в Adobe Acrobat чи схожому інструменті, а розпізнавати текст спершу не треба.
Зберігайте початкові файли .pub поруч із PDF. Як довго документи зберігаються, визначає ваш графік зберігання. Оригінали .pub варто тримати стільки ж, скільки й PDF, на випадок, якщо колись знадобиться конвертувати знову.
Календарі та програми заходів
Календарі подій це таблиці. Кожен день це клітинка з великою цифрою дати й кількома дрібними рядками тексту під нею. Деякі календарі підсвічують вихідні, деякі ховають сітку. Одна хибна межа, і календар перестає читатися як календар. Ми вклали в це багато роботи й написали про неї в статті клітинки календаря зроблено як слід. Після конвертації перевірте насичений місяць і переконайтеся, що кожна подія стоїть під правильною датою.
Програми заходів це часто довші документи з багатьма сторінками, стовпцями переліків занять і фото. Їх конвертують у PDF для архіву. Якщо ваші працівники будують програму наступного сезону з файлу минулого, конвертуйте цей файл ще й у Word, щоб шаблон лишався придатним до редагування. Якщо дизайнер верстає програму в InDesign або Affinity Publisher, конвертуйте її в IDML.
Конвертуємо архів документів
Для архіву документів нормальна кількість це кілька сотень файлів. Сайт приймає до 20 файлів і 2 ГБ за одне завдання. Простий спосіб працювати:
- Скопіюйте папку, яку хочете конвертувати, у робоче місце, щоб оригінали на диску з архівом лишилися недоторканими.
- Розкладіть файли за роками або відділами так само, як організований ваш графік зберігання.
- Безкоштовно перегляньте два-три найскладніші файли: повний місяць календаря і довгу програму заходів. Попередній перегляд приймає до 100 сторінок і 25 МБ на файл.
- Конвертуйте кожен рік або відділ у PDF, по 20 файлів за раз, і збережіть PDF поруч з оригіналами.
- Конвертуйте шаблони, якими ви ще користуєтеся, у Word, в окрему папку.
- Ведіть простий список зробленого, щоб знати, які папки ще чекають.
Для дуже великого архіву застосунок PubConvert для Windows запускає той самий рушій на вашому комп'ютері. Він не має обмежень сайту на завдання й нічого не завантажує, а деякі правила щодо документів цього вимагають.
На сайті завантажені файли видаляються, коли завершується конвертація або завантаження, а покинуті завдання прибираються протягом години. Копій ми не зберігаємо.
Вартість
Попередній перегляд безкоштовний і не потребує облікового запису. Повний доступ коштує $49 одноразово, і за нього можна виконати скільки завгодно завдань конвертації, по 20 файлів і до 2 ГБ кожне. Підписки немає, тож наступного року нічого не доведеться знову проводити через бюджет.
Безкоштовно перегляньте публічне оголошення, щоб побачити, що вийде.