Муниципальные службы и библиотеки: публичные уведомления, календари событий и программы мероприятий
Городские администрации и публичные библиотеки напечатали в Publisher много бумаги. Уведомления о публичных слушаниях. Программа мероприятий парков и отдыха. Ежемесячный календарь событий библиотеки, листовка летнего чтения и табличка на двери переговорной. Многие из этих файлов к тому же входят в официальные документы, и кто-то отвечает за их хранение.
Microsoft убрала Publisher из Microsoft 365 1 октября 2026 года. Службы, у которых ещё установлен Publisher 2021 или LTSC 2021, могут продолжать им пользоваться, но поддержка Microsoft для этих версий заканчивается 13 октября 2026 года. В любом случае архив документов в формате .pub теперь зависит от программы, которая уходит. Самое время перенести его в форматы, которые будут открываться и через двадцать лет.
PDF для архива
Всё, что закончено и хранится по сроку хранения, конвертируйте в PDF. PDF показывает уведомление ровно таким, каким его вывесили: тот же макет, те же разрывы страниц, та же дата на том же месте. Открыть его может кто угодно без специальных программ.
Текст в наших PDF настоящий, а не картинка страницы. Его можно выделять, копировать и искать по нему. Делопроизводитель может найти в папке конвертированных уведомлений название улицы или дату слушаний. Это огромный шаг вперёд по сравнению со сканом печатной копии.
Замечание о доступности. PDF, которые мы создаём, не размечены тегами доступности, и мы не заявляем, что они соответствуют какому-либо стандарту доступности. Если вашей службе нужны PDF с тегами, PDF с настоящим текстом это гораздо лучшая отправная точка, чем скан. Теги можно добавить потом в Adobe Acrobat или похожей программе, а распознавание текста запускать сначала не нужно.
Храните исходные файлы .pub рядом с PDF. Срок хранения документов определяет ваш график хранения. Оригиналы .pub стоит держать столько же, сколько и PDF, на случай, если когда-нибудь понадобится конвертировать снова.
Календари и программы мероприятий
Календари событий это таблицы. Каждый день это ячейка с крупным числом и несколькими мелкими строками под ним. Одни календари закрашивают выходные, другие скрывают сетку. Одна неверная граница, и календарь перестаёт читаться как календарь. Мы много работали над этим и написали об этом в статье ячейки календаря, сделанные как надо. После конвертации проверьте самый насыщенный месяц и убедитесь, что каждое событие стоит под нужной датой.
Программы мероприятий часто бывают длинными документами со множеством страниц, колонками перечней занятий и фотографиями. Их конвертируют в PDF для архива. Если сотрудники собирают программу следующего сезона из файла прошлого, конвертируйте этот файл ещё и в Word, чтобы шаблон оставался редактируемым. Если дизайнер верстает программу в InDesign или Affinity Publisher, конвертируйте её в IDML.
Конвертируем папку с документами
Для архива документов несколько сотен файлов обычное дело. Сайт принимает до 20 файлов и 2 ГБ за одно задание. Простой порядок работы:
- Скопируйте папку, которую хотите конвертировать, в рабочее место, чтобы оригиналы на диске с документами остались нетронутыми.
- Разложите файлы по годам или по отделам, так же, как организован ваш график хранения.
- Бесплатно посмотрите два-три самых сложных файла: календарь с полностью заполненным месяцем и длинную программу мероприятий. Предпросмотр принимает до 100 страниц и 25 МБ на файл.
- Конвертируйте каждый год или отдел в PDF, по 20 файлов за раз, и сохраняйте PDF рядом с оригиналами.
- Конвертируйте шаблоны, которыми вы ещё пользуетесь, в Word, в отдельную папку.
- Ведите простой список сделанного, чтобы знать, какие папки ещё ждут работы.
Для очень большого архива приложение PubConvert для Windows запускает тот же движок на вашем компьютере. У него нет ограничений сайта на задание, и ничего не загружается, а этого требуют некоторые правила работы с документами.
На сайте загруженные файлы удаляются, когда заканчивается конвертация или скачивание, а брошенные задания удаляются в течение часа. Копий мы не храним.
Стоимость
Предпросмотр бесплатный и не требует регистрации. Полный доступ стоит $49 один раз, и заданий можно делать сколько угодно, до 20 файлов и 2 ГБ на задание. Подписки нет, поэтому в следующем году ничего не нужно заново проводить через бюджет.
Посмотрите публичное уведомление бесплатно, чтобы увидеть, как оно получится.