Prefeituras e bibliotecas: avisos públicos, calendários de eventos e guias de programação

Prefeituras e bibliotecas públicas produziram muito papel com o Publisher. Avisos de audiência pública. O guia de programação de parques e lazer. O calendário mensal de eventos da biblioteca, o folheto da leitura de verão e a placa na porta da sala de reuniões. Muitos desses arquivos também são documentos públicos, e alguém é responsável por guardá-los.

A Microsoft removeu o Publisher do Microsoft 365 em 1 de outubro de 2026. Escritórios que ainda têm o Publisher 2021 ou o LTSC 2021 instalado podem continuar usando, mas o suporte da Microsoft a essas versões termina em 13 de outubro de 2026. De qualquer forma, um acervo de documentos em formato .pub agora depende de um programa que está de saída. É uma boa hora para levá-lo a formatos que ainda abrirão daqui a vinte anos.

PDF para o registro

Para tudo o que está concluído e guardado por prazo de retenção, converta para PDF. Um PDF mostra o aviso exatamente como foi afixado: o mesmo layout, as mesmas quebras de página, a mesma data no mesmo lugar. Qualquer pessoa pode abri-lo sem software especial.

O texto dos nossos PDFs é texto de verdade, não uma imagem da página. Você pode selecioná-lo, copiá-lo e pesquisá-lo. Um arquivista pode pesquisar o nome de uma rua ou a data de uma audiência em uma pasta de avisos convertidos e encontrá-los. É um grande avanço em relação a uma digitalização de uma cópia impressa.

Uma observação sobre acessibilidade. Os PDFs que geramos não são marcados para acessibilidade, e não afirmamos que atendem a um padrão de acessibilidade. Se o seu órgão precisa de PDFs marcados, um PDF que já contém texto de verdade é um ponto de partida muito melhor do que uma digitalização. Você pode adicionar as marcações depois no Adobe Acrobat ou em uma ferramenta parecida, sem precisar executar reconhecimento de texto antes.

Guarde os arquivos .pub originais ao lado dos PDFs. A sua tabela de temporalidade decide por quanto tempo os registros ficam. Vale guardar os originais .pub pelo mesmo tempo que os PDFs, caso um dia você precise converter de novo.

Calendários e guias de programação

Calendários de eventos são tabelas. Cada dia é uma célula, com um número grande para a data e algumas linhas pequenas de texto embaixo. Alguns calendários sombreiam os fins de semana, outros escondem a grade. Uma borda errada e o calendário deixa de parecer um calendário. Dedicamos muito trabalho a isso e escrevemos sobre o assunto em células de calendário, do jeito certo. Depois de converter, confira um mês movimentado e veja se cada evento está sob a data certa.

Guias de programação costumam ser documentos mais longos, com muitas páginas, colunas de listas de cursos e fotos. Eles são convertidos para PDF para o registro. Se a sua equipe monta o guia da próxima temporada a partir do arquivo da temporada passada, converta esse arquivo também para Word, para que o modelo continue editável. Se um designer diagrama o guia no InDesign ou no Affinity Publisher, converta-o para IDML.

Convertendo uma pasta de registros

Em um acervo de documentos, algumas centenas de arquivos é normal. O site aceita até 20 arquivos e 2 GB em um trabalho. Uma forma simples de trabalhar:

  1. Copie a pasta que você quer converter para um local de trabalho, para não mexer nos originais da unidade de registros.
  2. Separe os arquivos por ano ou por departamento, do mesmo modo que a sua tabela de temporalidade é organizada.
  3. Veja a prévia grátis de dois ou três dos arquivos mais difíceis: um mês cheio de calendário e um guia de programação longo. A prévia aceita até 100 páginas e 25 MB por arquivo.
  4. Converta cada ano ou departamento para PDF, 20 arquivos por vez, e salve os PDFs ao lado dos originais.
  5. Converta os modelos que você ainda usa para Word, em uma pasta separada.
  6. Mantenha uma lista simples do que está pronto, para saber quais pastas ainda precisam de trabalho.

Para um acervo muito grande, o aplicativo PubConvert para Windows roda o mesmo motor no seu próprio PC. Ele não tem os limites por trabalho do site, e nada é enviado, algo que algumas políticas de registros exigem.

No site, os arquivos enviados são apagados quando a conversão ou o download termina, e trabalhos abandonados são removidos em até uma hora. Não guardamos cópias.

O custo

A prévia é grátis e não exige conta. O acesso completo custa $49, pagos uma só vez, para quantos trabalhos de conversão você quiser, com até 20 arquivos e 2 GB por trabalho. Não há assinatura, então não há nada para incluir no orçamento de novo no ano que vem.

Veja a prévia grátis de um aviso público para saber como ele fica.