Urzędy i biblioteki: ogłoszenia publiczne, kalendarze wydarzeń i programy zajęć

Urzędy gmin i biblioteki publiczne wyprodukowały w Publisherze mnóstwo papieru. Ogłoszenia o konsultacjach publicznych. Program zajęć domu kultury. Miesięczny kalendarz wydarzeń biblioteki, ulotka letniej akcji czytelniczej i kartka na drzwiach sali spotkań. Wiele z tych plików to także dokumenty publiczne i ktoś odpowiada za ich przechowywanie.

Microsoft usunął Publishera z Microsoft 365 1 października 2026. Urzędy, które nadal mają zainstalowanego Publishera 2021 albo LTSC 2021, mogą go używać dalej, ale wsparcie Microsoftu dla tych wersji kończy się 13 października 2026. Tak czy inaczej, archiwum akt w formacie .pub zależy teraz od programu, który odchodzi. To dobry moment, żeby przenieść je do formatów, które otworzą się także za dwadzieścia lat.

PDF do akt

Wszystko, co jest skończone i przechowywane zgodnie z okresem retencji, skonwertuj do PDF. PDF pokazuje ogłoszenie dokładnie tak, jak zostało wywieszone: ten sam układ, te same podziały stron, ta sama data w tym samym miejscu. Każdy może go otworzyć bez specjalnego oprogramowania.

Tekst w naszych plikach PDF to prawdziwy tekst, a nie obraz strony. Możesz go zaznaczać, kopiować i przeszukiwać. Pracownik archiwum może przeszukać folder skonwertowanych ogłoszeń pod kątem nazwy ulicy albo terminu rozprawy i je znaleźć. To duży krok naprzód w porównaniu ze skanem wydrukowanej kopii.

Uwaga o dostępności. Pliki PDF, które tworzymy, nie są otagowane pod kątem dostępności i nie twierdzimy, że spełniają jakiś standard dostępności. Jeśli Twój urząd potrzebuje otagowanych plików PDF, PDF z prawdziwym tekstem to znacznie lepszy punkt wyjścia niż skan. Tagi możesz dodać później w Adobe Acrobat albo podobnym narzędziu i nie musisz wcześniej uruchamiać rozpoznawania tekstu.

Zachowaj oryginalne pliki .pub obok plików PDF. To Twój wykaz akt decyduje, jak długo dokumenty są przechowywane. Oryginały .pub warto trzymać tak długo jak pliki PDF, na wypadek gdyby trzeba było kiedyś skonwertować je ponownie.

Kalendarze i programy zajęć

Kalendarze wydarzeń to tabele. Każdy dzień to komórka z dużą liczbą daty i kilkoma małymi wierszami tekstu pod nią. Niektóre kalendarze zacieniają weekendy, inne ukrywają siatkę. Jedno złe obramowanie i kalendarz przestaje wyglądać jak kalendarz. Włożyliśmy w to dużo pracy i opisaliśmy to w komórki kalendarza zrobione porządnie. Po konwersji sprawdź miesiąc pełen wydarzeń i upewnij się, że każde wydarzenie leży pod właściwą datą.

Programy zajęć to często dłuższe dokumenty z wieloma stronami, kolumnami z listami kursów i zdjęciami. Konwertuje się je do PDF do akt. Jeśli Twoi pracownicy budują program na następny sezon z pliku z poprzedniego, skonwertuj ten plik także do Worda, żeby szablon pozostał edytowalny. Jeśli grafik składa program w InDesignie albo Affinity Publisher, skonwertuj go do IDML.

Konwersja folderu z aktami

Dla archiwum akt kilkaset plików to normalna liczba. Strona internetowa przyjmuje w jednym zadaniu do 20 plików i 2 GB. Prosty sposób pracy:

  1. Skopiuj folder, który chcesz skonwertować, w miejsce robocze, żeby oryginały na dysku z aktami pozostały nietknięte.
  2. Posortuj pliki według roku albo wydziału, tak jak jest zorganizowany Twój wykaz akt.
  3. Obejrzyj bezpłatnie dwa lub trzy najtrudniejsze pliki: pełny miesiąc kalendarza i długi program zajęć. Podgląd przyjmuje do 100 stron i 25 MB na plik.
  4. Skonwertuj każdy rok albo wydział do PDF, po 20 plików naraz, i zapisz pliki PDF obok oryginałów.
  5. Skonwertuj szablony, z których nadal korzystasz, do Worda, w osobnym folderze.
  6. Prowadź prostą listę tego, co zrobione, żeby było wiadomo, które foldery jeszcze czekają.

Przy bardzo dużym archiwum aplikacja PubConvert dla Windows uruchamia ten sam silnik na Twoim własnym komputerze. Nie ma limitów zadania, które ma strona internetowa, i niczego nie przesyła, czego wymagają niektóre polityki dotyczące akt.

Na stronie internetowej przesłane pliki są usuwane po zakończeniu konwersji albo pobierania, a porzucone zadania znikają w ciągu godziny. Nie przechowujemy kopii.

Koszt

Podgląd jest bezpłatny i nie wymaga konta. Pełny dostęp kosztuje jednorazowo $49 i obejmuje dowolną liczbę zadań konwersji, do 20 plików i 2 GB na zadanie. Nie ma subskrypcji, więc nie trzeba w przyszłym roku ponownie zapisywać jej w budżecie.

Obejrzyj bezpłatnie ogłoszenie publiczne, żeby zobaczyć, jak wyjdzie.