Szkoły i komitety rodzicielskie: co zrobić z latami biuletynów z Publishera

W każdym sekretariacie szkoły jest taki folder. Leży na dysku wspólnym pod nazwą w stylu "Biuletyny" albo "Rada rodziców". W środku są lata comiesięcznych biuletynów, ulotka na wiosenny festyn, plakat na kiermasz książek, kalendarz obiadów i kilka stron rocznika, które ktoś zrobił w 2014 roku. Prawie wszystko jest w formacie .pub z Publishera.

Microsoft usunął Publishera z Microsoft 365 1 października 2026. Jeśli Twoja szkoła pracuje na Microsoft 365, te pliki nie otwierają się już na komputerze w sekretariacie. Osoba, która zrobiła większość z nich, mogła odejść wiele lat temu. A pliki nadal są potrzebne.

Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz decydować o każdym pliku osobno. Większość szkolnych folderów dzieli się na dwie grupy, a każda grupa dostaje jeden format.

Dwa rodzaje plików, dwa formaty

Pierwsza grupa to archiwum. Zeszłoroczne biuletyny, stare ulotki o wydarzeniach, skończone strony rocznika. Nikt już ich nie będzie edytować, ale ludzie będą chcieli je oglądać. Rodzic prosi o biuletyn z marca. Dyrektor chce zdjęcie z szkolnego festiwalu nauki w 2019 roku. Takie pliki powinny zostać plikami PDF. PDF otwiera się na każdym telefonie, tablecie i komputerze. Zachowuje układ dokładnie taki, jaki był w druku, a tekst w naszych plikach PDF to prawdziwy tekst, więc w folderze starych biuletynów możesz wyszukać nazwisko albo datę.

Druga grupa to pliki, z których nadal korzystasz. Szablon biuletynu, który co miesiąc dostaje nową datę. List powitalny, który co wrzesień trafia do domów. Ulotka na kiermasz ciast, w której zmienia się tylko dzień i cena. Takie pliki powinny zostać dokumentami Word. Word jest już na komputerach w szkole, większość wolontariuszy go zna, a skonwertowany plik zachowuje ramki tekstowe, obrazy i tabele na swoich miejscach, więc zmieniasz słowa, a nie budujesz strony od nowa. Więcej o tym, jak to działa, napisaliśmy w Publisher do Word, bez sztuczki z obrazkiem strony.

Jeśli ktoś w Twoim zespole projektuje rocznik w InDesignie albo Affinity Publisher, skonwertuj te strony do IDML. Jeśli szkoła używa LibreOffice, plik ODG otworzysz w LibreOffice Draw.

Konwersja całego folderu

W jednym zadaniu możesz skonwertować do 20 plików i 2 GB. W przypadku szkolnego folderu zwykle oznacza to pracę rokiem albo semestrem po kolei. Większą wersję tego procesu opisujemy w jak wsadowo skonwertować setki plików Publisher. Dla szkoły w skrócie wygląda to tak:

  1. Skopiuj folder z dysku wspólnego na swój komputer, żeby pracować na kopii, a oryginały zostały nietknięte.
  2. Podziel go na dwa podfoldery: "archiwum" i "w użyciu".
  3. Obejrzyj bezpłatnie jeden lub dwa pliki z każdego podfolderu na pubconvert.com. Wybierz te, które wyglądają na najtrudniejsze: kalendarz z każdą wypełnioną komórką, ulotkę z zakrzywionym nagłówkiem.
  4. Skonwertuj folder "archiwum" do PDF, po 20 plików naraz.
  5. Skonwertuj folder "w użyciu" do Worda.
  6. Odłóż wyniki na dysk wspólny obok oryginałów i zachowaj także pliki .pub.

Zachowanie oryginałów prawie nic nie kosztuje w miejscu na dysku. Jeśli za rok zauważysz problem w skonwertowanym pliku, możesz skonwertować oryginał jeszcze raz.

Co sprawdzić, zanim uznasz sprawę za zamkniętą

Otwórz kilka skonwertowanych plików i spójrz na nie tak, jak spojrzałby rodzic. Kalendarze i jadłospisy to tabele, a w tabelach widać każdy drobny błąd. Poświęciliśmy im dużo czasu i opisaliśmy to w komórki kalendarza zrobione porządnie. Sprawdź, czy tekst każdego dnia siedzi w swoim polu.

Spójrz na czcionki. Pliki Word zachowują oryginalne nazwy czcionek z pliku .pub. Jeśli komputer w szkole ma daną czcionkę, Word jej użyje. Jeśli nie ma, Word wybierze zamiennik i litery mogą wyglądać trochę inaczej. W plikach PDF, gdy oryginalnej czcionki brakuje, używana jest czcionka zastępcza o takich samych szerokościach liter, więc wiersze łamią się w tych samych miejscach co wcześniej.

Spójrz na zdjęcia. Zdjęcia klas i z wydarzeń powinny leżeć w tym samym miejscu i mieć ten sam rozmiar co w oryginale.

Zdjęcia uczniów i prywatność

Szkolne biuletyny często zawierają imiona i zdjęcia dzieci, więc pytanie, dokąd trafiają pliki, jest uzasadnione. Przesłane pliki są usuwane po zakończeniu konwersji albo pobierania, a porzucone zadania znikają w ciągu godziny. Nie przechowujemy kopii.

Jeśli Twój organ prowadzący woli, żeby nic nie opuszczało budynku, aplikacja PubConvert dla Windows uruchamia ten sam silnik na Twoim własnym komputerze i niczego nie przesyła. Tworzy pliki PDF, Word, IDML i ODG i nie ma limitu 20 plików na zadanie, który ma strona internetowa. Pomaga to także wtedy, gdy w folderze jest dziesięć lat biuletynów.

Ile to kosztuje

Podgląd jest bezpłatny, do 100 stron i 25 MB na plik, ze znakiem wodnym i bez konta. Pełny dostęp kosztuje jednorazowo $49 i obejmuje dowolną liczbę zadań konwersji, do 20 plików i 2 GB na zadanie. Nie ma subskrypcji do odnawiania, co ma znaczenie, gdy skarbnik rady rodziców zmienia się co roku.

Zrób tak, żeby to była ostatnia taka robota

Gdy folder będzie skonwertowany, napisz krótką notatkę i zapisz ją w tym samym miejscu: który podfolder to archiwum, które pliki to szablony i że nowe biuletyny powstają teraz w Wordzie albo w innym narzędziu, które wybrała Twoja szkoła. Następny wolontariusz będzie Ci wdzięczny.

Obejrzyj bezpłatnie jeden ze swoich biuletynów, żeby zobaczyć, jak wyjdzie.