Administratorzy IT: migracja całej organizacji z Publishera

Microsoft usunął Publishera z Microsoft 365 1 października 2026. Wsparcie dla wersji bezterminowych w Office 2021 i LTSC 2021 kończy się 13 października 2026. Microsoft twierdzi, że zainstalowane kopie bezterminowe działają po tej dacie dalej, ale nie są już objęte wsparciem. Dla zespołu IT oznacza to, że pliki .pub na udziałach plikowych otwierają się co miesiąc na mniejszej liczbie komputerów, a w helpdesku zaczęły się zgłoszenia.

Ten wpis to plan dla organizacji liczącej od 50 do 500 użytkowników z dyskiem wspólnym. Ma cztery części: znajdź pliki, zdecyduj, czym stanie się każdy folder, skonwertuj i powiedz pracownikom, co się zmieniło.

Krok pierwszy: znajdź pliki .pub

Nie zaplanujesz migracji bez listy. Na pojedynczym udziale do szybkiego rzutu oka wystarczy wyszukiwanie *.pub w Eksploratorze Windows. Do prawdziwej inwentaryzacji PowerShell daje plik, który możesz sortować i udostępniać:

Get-ChildItem -Path "\\fileserver\shared" -Filter *.pub -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
  Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
  Export-Csv -Path "C:\temp\pub_inventory.csv" -NoTypeInformation

Uruchom to na każdym udziale oraz na przekierowanych folderach domowych, jeśli ich używasz. Otwórz plik CSV i pogrupuj według folderu. Zwykle okazuje się, że większość plików należy do kilku działów.

Jedną rzecz trzeba odfiltrować: rozszerzenie .pub jest też używane dla kluczy publicznych SSH, takich jak id_rsa.pub. To małe pliki tekstowe, często w folderach .ssh. Nie są dokumentami Publishera i powinny zostać bez zmian.

Przydatna jest też kolumna LastWriteTime. Pliki, których nikt nie zmieniał od lat, to materiał archiwalny. Pliki zmieniane w ostatnim roku to prawdopodobnie żywe szablony.

Krok drugi: wybierz format dla każdego folderu

Decydowanie plik po pliku się nie skaluje. Decyduj folder po folderze, razem z właścicielem folderu.

Foldery archiwalne dostają PDF. Stare biuletyny, dawne materiały o wydarzeniach i skończone raporty powinny być czytelne dla każdego, na każdym urządzeniu, i wyglądać tak, jak zostały wydrukowane. Nasze pliki PDF zawierają prawdziwy tekst, który można zaznaczać i przeszukiwać, więc działają z Twoim indeksem wyszukiwania i z systemami zarządzania dokumentami, które indeksują tekst.

Foldery z żywymi szablonami dostają Word. Pracownicy, którzy robili biuletyny, ulotki i formularze w Publisherze, mogą dalej je edytować w Wordzie, który już mają. Skonwertowany plik Word zachowuje ramki tekstowe, obrazy i tabele na swoich miejscach. Więcej o tym w Publisher do Word, bez sztuczki z obrazkiem strony.

Jeśli Twój dział marketingu albo projektowy używa InDesigna lub Affinity Publisher, ich foldery dostają IDML. Jeśli część użytkowników pracuje na LibreOffice, plik ODG otwiera się w LibreOffice Draw.

Jest to zgodne z własną radą Microsoftu na czas wycofania: PDF do oglądania, Word do edycji.

Krok trzeci: konwersja

Masz trzy drogi. Wybierz tę, która pasuje do wielkości zadania i Twojej polityki danych.

Microsoft oferuje skrypt PowerShell, który wsadowo konwertuje pliki .pub do PDF. Wykorzystuje do konwersji samego Publishera, więc Publisher musi być zainstalowany na komputerze, na którym go uruchamiasz. Tworzy wyłącznie PDF. Jeśli nadal masz komputer z Publisherem 2021 albo LTSC, to rozsądna droga dla folderów archiwalnych.

Strona pubconvert.com nie wymaga instalacji Publishera. Tworzy PDF, Word, IDML i ODG. Każde zadanie przyjmuje do 20 plików i 2 GB. Pasuje to do działu, który chce skonwertować własny folder, albo do kilkuset plików rozłożonych na kilka sesji. Przesłane pliki są usuwane po zakończeniu konwersji albo pobierania, a porzucone zadania znikają w ciągu godziny. Pełny dostęp kosztuje jednorazowo $49 i obejmuje dowolną liczbę zadań konwersji, do 20 plików i 2 GB na zadanie.

Przy dużym udziale lepiej pasuje aplikacja PubConvert dla Windows ze Sklepu Microsoft. Uruchamia ten sam silnik na Twoich komputerach, konwertuje tysiące plików w jednej partii bez limitów zadania, które ma strona, i niczego nie przesyła. Tworzy PDF, Word, IDML i ODG. To osobny, jednorazowy zakup w Sklepie ($48.99 w USA). Jeśli Twoja polityka danych mówi, że dokumenty nie mogą opuszczać sieci, to droga, której należy użyć.

Którąkolwiek drogę wybierzesz, zacznij od pilotażu. Weź dwadzieścia plików z różnych działów, w tym najtrudniejsze, jakie znajdziesz: kalendarze, broszury, ulotki z WordArt, pliki z końca lat dziewięćdziesiątych. Silnik czyta pliki z Publishera 97, 98, 2000, 2002 i nowszych. Sprawdź wyniki razem z osobami, które zrobiły te pliki. Zauważą problemy szybciej niż ktokolwiek inny.

Zachowaj oryginały .pub. Miejsce na dysku jest tanie, a plik, który można skonwertować ponownie, jest wart więcej niż usunięty.

Krok czwarty: poinformuj pracowników

Większość zgłoszeń dotyczy krótkiej listy pytań, więc odpowiedz na nie, zanim padną. Wystarczy krótka wiadomość do wszystkich pracowników. Napisz, że Publisher zniknął z Microsoft 365 i że stare pliki .pub zostały skonwertowane i leżą w tych samych folderach, obok oryginałów. Napisz, że pliki archiwalne są teraz plikami PDF i otwierają się jak każdy inny PDF. Napisz, że szablony są teraz dokumentami Word i że nowe biuletyny i ulotki zaczyna się od nich. Wyjaśnij, że czcionka, która wygląda źle, zwykle oznacza, że nie jest zainstalowana na tym komputerze: pliki Word zachowują oryginalne nazwy czcionek, więc zainstalowanie czcionki to naprawia. Na koniec poproś osoby, które znajdą przeoczony plik .pub, żeby zgłosiły do IT, gdzie leży, zamiast rozsyłać go e-mailem.

Potem zaktualizuj dokumentację dla nowych pracowników i usuń Publishera ze standardowych obrazów systemu, gdy wycofasz ostatnie instalacje bezterminowe.

Obejrzyj bezpłatnie plik z Twojego udziału, żeby zobaczyć, jak wyjdzie, zanim zaplanujesz partię.