Gemeenten en bibliotheken: openbare bekendmakingen, evenementenkalenders en programmagidsen
Gemeentehuizen en openbare bibliotheken maakten veel papier met Publisher. Bekendmakingen van inspraakavonden. De programmagids van sport en recreatie. De maandelijkse evenementenkalender van de bibliotheek, de flyer voor de leeszomer en het bordje op de deur van de vergaderzaal. Veel van deze bestanden zijn ook openbare stukken, en iemand is verantwoordelijk voor het bewaren ervan.
Microsoft heeft Publisher op 1 oktober 2026 uit Microsoft 365 gehaald. Kantoren die Publisher 2021 of LTSC 2021 nog geïnstalleerd hebben, kunnen het blijven gebruiken, maar de ondersteuning van Microsoft voor die versies eindigt op 13 oktober 2026. Hoe dan ook hangt een archief in .pub-formaat nu af van een programma dat verdwijnt. Het is een goed moment om het over te zetten naar formaten die over twintig jaar nog openen.
PDF voor het archief
Converteer alles wat af is en bewaard wordt voor de bewaartermijn naar PDF. Een PDF toont de bekendmaking precies zoals die is opgehangen: dezelfde opmaak, dezelfde pagina-indeling, dezelfde datum op dezelfde plek. Iedereen kan hem openen zonder speciale software.
De tekst in onze PDF's is echte tekst, geen afbeelding van de pagina. Je kunt hem selecteren, kopiëren en doorzoeken. Een archiefmedewerker kan in een map met geconverteerde bekendmakingen zoeken op een straatnaam of een datum van een hoorzitting en het vinden. Dat is een grote stap vooruit ten opzichte van een scan van een afgedrukt exemplaar.
Een opmerking over toegankelijkheid. De PDF's die wij maken zijn niet getagd voor toegankelijkheid, en we beweren niet dat ze aan een toegankelijkheidsnorm voldoen. Heeft je kantoor getagde PDF's nodig, dan is een PDF die al echte tekst bevat een veel betere uitgangspositie dan een scan. Je kunt de tags daarna toevoegen in Adobe Acrobat of een vergelijkbaar programma, en je hoeft niet eerst tekstherkenning uit te voeren.
Bewaar de originele .pub-bestanden naast de PDF's. Je bewaartermijnenschema bepaalt hoe lang de stukken blijven. De .pub-originelen zijn het waard om even lang te bewaren als de PDF's, voor het geval je ooit opnieuw moet converteren.
Kalenders en programmagidsen
Evenementenkalenders zijn tabellen. Elke dag is een cel, met een groot datumcijfer en een paar kleine regels tekst eronder. Sommige kalenders arceren weekenden, andere verbergen het raster. Eén verkeerde rand en een kalender leest niet meer als kalender. We staken hier veel werk in en schreven erover in kalendercellen goed gedaan. Controleer na het converteren een drukke maand en kijk of elk evenement onder de juiste datum staat.
Programmagidsen zijn vaak langere documenten met veel pagina's, kolommen met cursusaanbod en foto's. Die converteer je voor het archief naar PDF. Bouwt je personeel de gids voor het volgende seizoen op basis van het bestand van het vorige, converteer dat bestand dan ook naar Word, zodat het sjabloon bewerkbaar blijft. Maakt een ontwerper de gids op in InDesign of Affinity Publisher, converteer hem dan naar IDML.
Een archiefmap converteren
Voor een archief zijn een paar honderd bestanden normaal. De website neemt tot 20 bestanden en 2 GB in één opdracht. Een eenvoudige werkwijze:
- Kopieer de map die je wilt converteren naar een werklocatie, zodat de originelen op de archiefschijf onaangetast blijven.
- Sorteer de bestanden per jaar of per afdeling, op dezelfde manier als je bewaartermijnenschema is ingedeeld.
- Bekijk twee of drie van de lastigste bestanden gratis in het voorbeeld: een volle kalendermaand en een lange programmagids. Het voorbeeld neemt tot 100 pagina's en 25 MB per bestand.
- Converteer elk jaar of elke afdeling naar PDF, 20 bestanden per keer, en sla de PDF's op naast de originelen.
- Converteer de sjablonen die je nog gebruikt naar Word, in een aparte map.
- Houd een eenvoudige lijst bij van wat klaar is, zodat je weet welke mappen nog werk vragen.
Voor een heel groot archief draait de PubConvert-app voor Windows dezelfde engine op je eigen pc. Ze heeft de limieten per opdracht van de website niet, en er wordt niets geüpload, wat sommige archiefregels vereisen.
Op de website worden geüploade bestanden verwijderd zodra de conversie of de download klaar is, en afgebroken opdrachten worden binnen een uur gewist. We bewaren geen kopieën.
De kosten
Het voorbeeld is gratis en vraagt geen account. Volledige toegang is een eenmalige betaling van $49 voor zoveel conversieopdrachten als je wilt, tot 20 bestanden en 2 GB per opdracht. Er is geen abonnement, dus er hoeft volgend jaar niets opnieuw door de begroting.
Bekijk een bekendmaking gratis om te zien hoe ze eruitkomt.