행정기관과 도서관: 공고문, 행사 달력, 프로그램 안내서
시청과 공공 도서관은 Publisher로 많은 인쇄물을 만들었습니다. 공청회 공고문, 공원 체육 프로그램 안내서, 도서관의 월간 행사 달력, 여름 독서 전단, 회의실 문에 붙이는 안내문이 그렇습니다. 이 파일 가운데 상당수는 공공 기록이기도 하고, 누군가는 이를 보존할 책임이 있습니다.
Microsoft는 2026년 10월 1일에 Microsoft 365에서 Publisher를 없앴습니다. 아직 Publisher 2021이나 LTSC 2021이 설치되어 있는 기관은 계속 쓸 수 있지만, 그 버전에 대한 Microsoft의 지원은 2026년 10월 13일에 끝납니다. 어느 쪽이든 .pub 형식의 기록 보관소는 이제 사라져 가는 프로그램에 의존합니다. 20년 뒤에도 열릴 형식으로 옮기기에 좋은 때입니다.
기록은 PDF로
완성되어 보존 기간 동안 보관하는 것은 모두 PDF로 변환하세요. PDF는 공고문을 게시된 그대로 보여 줍니다. 레이아웃, 쪽 나눔, 날짜의 위치가 모두 같습니다. 누구나 특별한 소프트웨어 없이 열 수 있습니다.
저희 PDF의 글자는 페이지 사진이 아니라 진짜 텍스트입니다. 선택하고, 복사하고, 검색할 수 있습니다. 기록 담당자는 변환된 공고문 폴더에서 도로명이나 공청회 날짜를 검색해 찾을 수 있습니다. 인쇄본을 스캔한 것과 비교하면 크게 나아진 점입니다.
접근성에 관한 참고 사항입니다. 저희가 만드는 PDF에는 접근성 태그가 없으며, 접근성 표준을 충족한다고 주장하지 않습니다. 기관에서 태그가 있는 PDF가 필요하다면, 이미 진짜 텍스트가 들어 있는 PDF가 스캔본보다 훨씬 나은 출발점입니다. 태그는 나중에 Adobe Acrobat이나 비슷한 도구에서 추가할 수 있고, 먼저 문자 인식을 실행할 필요는 없습니다.
원본 .pub 파일은 PDF 옆에 보관하세요. 기록이 얼마나 오래 남는지는 보존 기간표가 정합니다. .pub 원본은 PDF와 같은 기간 동안 보관해 둘 만합니다. 나중에 다시 변환해야 할 수도 있기 때문입니다.
달력과 프로그램 안내서
행사 달력은 표입니다. 날짜마다 칸이 하나이고, 큰 날짜 숫자와 그 아래 작은 글 몇 줄이 들어 있습니다. 주말에 색을 넣은 달력도 있고, 격자를 숨긴 달력도 있습니다. 테두리 하나만 틀려도 달력이 달력처럼 읽히지 않습니다. 저희는 이 부분에 많은 작업을 했고, 달력 칸을 제대로에 적었습니다. 변환한 뒤에는 일정이 많은 달을 확인해서, 각 행사가 맞는 날짜 아래 있는지 보세요.
프로그램 안내서는 대개 페이지가 많고, 강좌 목록 단과 사진이 있는 긴 문서입니다. 이런 문서는 기록용으로 PDF로 변환합니다. 직원들이 지난 시즌 파일로 다음 시즌 안내서를 만든다면, 서식을 계속 수정할 수 있도록 그 파일은 Word로도 변환하세요. 디자이너가 InDesign이나 Affinity Publisher로 안내서를 편집한다면 IDML로 변환하세요.
기록 폴더 변환하기
기록 보관소에는 파일이 수백 개 있는 것이 보통입니다. 웹사이트는 한 번의 작업에 파일 20개, 2 GB까지 받습니다. 간단한 작업 방법은 이렇습니다.
- 변환할 폴더를 작업용 위치로 복사하세요. 기록 드라이브의 원본은 건드리지 않게 됩니다.
- 보존 기간표가 정리된 방식대로 연도별 또는 부서별로 파일을 나누세요.
- 가장 까다로운 파일 두세 개를 무료로 미리 보세요. 가득 찬 한 달 달력과 긴 프로그램 안내서가 좋습니다. 미리보기는 파일당 최대 100페이지, 25 MB까지 지원합니다.
- 연도별 또는 부서별로 한 번에 20개씩 PDF로 변환하고, PDF를 원본 옆에 저장하세요.
- 계속 쓰는 서식은 별도 폴더에서 Word로 변환하세요.
- 끝난 것을 적은 간단한 목록을 두어, 아직 작업이 필요한 폴더를 알 수 있게 하세요.
아주 큰 아카이브라면 Windows용 PubConvert 앱이 같은 엔진을 내 PC에서 실행합니다. 웹사이트의 작업 한도가 없고 아무것도 업로드하지 않으므로, 일부 기록 관리 규정이 요구하는 조건도 맞습니다.
웹사이트에서는 업로드한 파일이 변환이나 다운로드가 끝나면 삭제되고, 중단된 작업은 1시간 안에 삭제됩니다. 사본은 보관하지 않습니다.
비용
미리보기는 무료이며 계정이 필요 없습니다. 전체 이용은 한 번만 $49를 결제하면 되고, 변환 작업은 원하는 만큼 할 수 있습니다. 작업 한 건에 파일 20개, 2 GB까지입니다. 구독이 없으므로 내년 예산에 다시 올릴 항목도 없습니다.
공고문 하나를 무료로 미리 보세요. 결과가 어떻게 나오는지 확인하실 수 있습니다.