Comuni e biblioteche: avvisi pubblici, calendari di eventi e guide ai programmi

Municipi e biblioteche pubbliche hanno prodotto molta carta con Publisher. Avvisi di udienze pubbliche. La guida ai programmi di parchi e sport. Il calendario mensile degli eventi della biblioteca, il volantino della lettura estiva e il cartello sulla porta della sala riunioni. Molti di questi file sono anche atti pubblici, e qualcuno ha la responsabilità di conservarli.

Microsoft ha tolto Publisher da Microsoft 365 il 1 ottobre 2026. Gli uffici che hanno ancora installato Publisher 2021 o LTSC 2021 possono continuare a usarlo, ma il supporto di Microsoft per quelle versioni termina il 13 ottobre 2026. In ogni caso, un archivio di atti in formato .pub ora dipende da un programma che sta uscendo di scena. È un buon momento per spostarlo in formati che si apriranno ancora tra vent'anni.

PDF per gli atti

Per tutto ciò che è finito e conservato secondo i termini di legge, converti in PDF. Un PDF mostra l'avviso esattamente come è stato affisso: stessa impaginazione, stessi salti di pagina, stessa data nello stesso punto. Chiunque può aprirlo senza software speciale.

Il testo dei nostri PDF è testo vero, non un'immagine della pagina. Puoi selezionarlo, copiarlo e cercarlo. Un addetto all'archivio può cercare in una cartella di avvisi convertiti il nome di una via o la data di un'udienza e trovarli. È un grande passo avanti rispetto alla scansione di una copia stampata.

Una nota sull'accessibilità. I PDF che produciamo non sono taggati per l'accessibilità, e non sosteniamo che rispettino uno standard di accessibilità. Se il tuo ufficio ha bisogno di PDF taggati, un PDF che contiene già testo vero è un punto di partenza molto migliore di una scansione. Puoi aggiungere i tag dopo in Adobe Acrobat o in uno strumento simile, e non serve eseguire prima il riconoscimento del testo.

Tieni i file .pub originali accanto ai PDF. Il tuo piano di conservazione decide per quanto tempo restano gli atti. Gli originali .pub vale la pena conservarli finché si conservano i PDF, nel caso dovessi convertire di nuovo.

Calendari e guide ai programmi

I calendari degli eventi sono tabelle. Ogni giorno è una cella, con un numero grande per la data e qualche piccola riga di testo sotto. Alcuni calendari colorano i fine settimana, altri nascondono la griglia. Un bordo sbagliato e un calendario non si legge più come un calendario. Ci abbiamo lavorato molto e ne abbiamo scritto in celle del calendario, fatte bene. Dopo la conversione, controlla un mese pieno e verifica che ogni evento stia sotto la data giusta.

Le guide ai programmi sono spesso documenti più lunghi, con molte pagine, colonne di elenchi di corsi e foto. Questi si convertono in PDF per gli atti. Se il tuo personale costruisce la guida della prossima stagione partendo dal file della stagione scorsa, converti quel file anche in Word, così il modello resta modificabile. Se un grafico impagina la guida in InDesign o in Affinity Publisher, converti invece in IDML.

Convertire una cartella di atti

Per un archivio di atti, qualche centinaio di file è normale. Il sito accetta fino a 20 file e 2 GB in un lavoro. Un modo semplice di procedere:

  1. Copia la cartella da convertire in una posizione di lavoro, così gli originali sull'unità degli atti non vengono toccati.
  2. Ordina i file per anno o per ufficio, nello stesso modo in cui è organizzato il tuo piano di conservazione.
  3. Guarda gratis l'anteprima di due o tre file tra i più difficili: un mese pieno di calendario e una lunga guida ai programmi. L'anteprima accetta fino a 100 pagine e 25 MB per file.
  4. Converti ogni anno o ufficio in PDF, 20 file alla volta, e salva i PDF accanto agli originali.
  5. Converti in Word, in una cartella separata, i modelli che usi ancora.
  6. Tieni un semplice elenco di ciò che è fatto, così sai quali cartelle richiedono ancora lavoro.

Per un archivio molto grande, l'app PubConvert per Windows usa lo stesso motore sul tuo PC. Non ha i limiti per lavoro del sito e non carica nulla, cosa che alcune politiche di gestione degli atti richiedono.

Sul sito, i file caricati vengono eliminati quando finisce la conversione o il download, e i lavori abbandonati vengono rimossi entro un'ora. Non conserviamo copie.

Il costo

L'anteprima è gratuita e non richiede un account. L'accesso completo costa $49 una tantum, per tutti i lavori di conversione che vuoi, fino a 20 file e 2 GB per lavoro. Non c'è nessun abbonamento, quindi non c'è nulla da far rientrare nel bilancio l'anno prossimo.

Guarda gratis l'anteprima di un avviso pubblico per vedere come viene.