רשויות מקומיות וספריות: הודעות לציבור, לוחות אירועים ומדריכי תוכניות
עיריות וספריות ציבוריות הפיקו הרבה נייר ב-Publisher. הודעות על שימוע ציבורי. מדריך התוכניות של מחלקת הספורט והפנאי. לוח האירועים החודשי של הספרייה, הפלייר של קריאת הקיץ והשלט על דלת חדר הישיבות. הרבה מהקבצים האלה הם גם רשומות ציבוריות, ומישהו אחראי לשמור עליהן.
Microsoft הסירה את Publisher מ-Microsoft 365 ב-1 באוקטובר 2026. משרדים שעדיין מותקן בהם Publisher 2021 או LTSC 2021 יכולים להמשיך להשתמש בו, אבל התמיכה של Microsoft בגרסאות האלה מסתיימת ב-13 באוקטובר 2026. כך או כך, ארכיון רשומות בפורמט .pub תלוי עכשיו בתוכנה שנעלמת. זה זמן טוב להעביר אותו לפורמטים שעדיין ייפתחו בעוד עשרים שנה.
PDF לתיעוד
לכל דבר שהושלם ונשמר לפי כללי השמירה, המירו ל-PDF. PDF מציג את ההודעה בדיוק כפי שפורסמה: אותה פריסה, אותן הפרדות עמודים, אותו תאריך באותו מקום. כל אחד יכול לפתוח אותו בלי תוכנה מיוחדת.
הטקסט ב-PDF שלנו הוא טקסט אמיתי, לא תמונה של העמוד. אפשר לסמן אותו, להעתיק אותו ולחפש בו. פקיד רשומות יכול לחפש בתיקייה של הודעות שהומרו שם של רחוב או תאריך של שימוע ולמצוא. זה שיפור גדול לעומת סריקה של עותק מודפס.
הערה על נגישות. קובצי ה-PDF שאנחנו מפיקים אינם מתויגים לנגישות, ואנחנו לא טוענים שהם עומדים בתקן נגישות. אם המשרד שלכם צריך קובצי PDF מתויגים, PDF שכבר מכיל טקסט אמיתי הוא נקודת פתיחה טובה בהרבה מסריקה. אפשר להוסיף את התגיות אחר כך ב-Adobe Acrobat או בכלי דומה, ואין צורך להריץ קודם זיהוי טקסט.
שמרו את קובצי ה-.pub המקוריים ליד קובצי ה-PDF. לוח הזמנים לשמירת רשומות קובע כמה זמן הרשומות נשארות. כדאי לשמור את קובצי ה-.pub המקוריים כל עוד קובצי ה-PDF נשמרים, למקרה שתצטרכו להמיר שוב.
לוחות שנה ומדריכי תוכניות
לוחות אירועים הם טבלאות. כל יום הוא תא, עם מספר תאריך גדול ומתחתיו כמה שורות קטנות של טקסט. בחלק מהלוחות סופי השבוע מוצללים, בחלק הרשת מוסתרת. גבול אחד שגוי ולוח שנה מפסיק להיראות כלוח שנה. השקענו בזה הרבה עבודה וכתבנו על כך ב-תאי לוח שנה, כמו שצריך. אחרי ההמרה, בדקו חודש עמוס וודאו שכל אירוע יושב מתחת לתאריך הנכון.
מדריכי תוכניות הם לרוב מסמכים ארוכים עם הרבה עמודים, עמודות של רשימות חוגים ותמונות. את אלה ממירים ל-PDF לתיעוד. אם הצוות שלכם בונה את המדריך של העונה הבאה מהקובץ של העונה הקודמת, המירו את הקובץ הזה גם ל-Word, כדי שהתבנית תישאר ניתנת לעריכה. אם מעצב מסדר את המדריך ב-InDesign או ב-Affinity Publisher, המירו אותו במקום זה ל-IDML.
המרה של תיקיית רשומות
בארכיון רשומות, כמה מאות קבצים זה דבר רגיל. האתר מקבל עד 20 קבצים ו-2 GB במשימה אחת. דרך פשוטה לעבוד:
- העתיקו את התיקייה שרוצים להמיר למקום עבודה, כדי שהמקורות בכונן הרשומות לא ייגעו.
- מיינו את הקבצים לפי שנה או לפי מחלקה, באותו אופן שבו מאורגן לוח הזמנים לשמירת רשומות.
- הציגו תצוגה מקדימה חינמית של שניים או שלושה מהקבצים הקשים ביותר: חודש מלא בלוח אירועים ומדריך תוכניות ארוך. התצוגה המקדימה מקבלת עד 100 עמודים ו-25 MB לקובץ.
- המירו כל שנה או מחלקה ל-PDF, 20 קבצים בכל פעם, ושמרו את קובצי ה-PDF ליד המקורות.
- המירו את התבניות שעדיין בשימוש ל-Word, בתיקייה נפרדת.
- נהלו רשימה פשוטה של מה הושלם, כדי לדעת אילו תיקיות עוד דורשות עבודה.
לארכיון גדול מאוד, אפליקציית PubConvert ל-Windows מריצה את אותו מנוע במחשב שלכם. אין בה מגבלות המשימה של האתר, ושום דבר לא מועלה, וזה מה שמדיניות רשומות מסוימת דורשת.
באתר, קבצים שהועלו נמחקים עם סיום ההמרה או ההורדה, ומשימות שננטשו מוסרות תוך שעה. אנחנו לא שומרים עותקים.
העלות
התצוגה המקדימה חינמית ואינה דורשת חשבון. גישה מלאה עולה $49 חד-פעמי, לכמה משימות המרה שתרצו, עד 20 קבצים ו-2 GB למשימה. אין מנוי, ולכן אין מה להעביר שוב דרך התקציב בשנה הבאה.
הציגו תצוגה מקדימה חינמית של הודעה לציבור וראו איך היא יוצאת.