Administrateurs informatiques : sortir toute une organisation de Publisher

Microsoft a retiré Publisher de Microsoft 365 le 1er octobre 2026. Le support des versions perpétuelles d'Office 2021 et de LTSC 2021 prend fin le 13 octobre 2026. Microsoft indique que les copies perpétuelles installées continuent de fonctionner après cette date, mais qu'elles ne sont plus prises en charge. Pour une équipe informatique, cela veut dire que les fichiers .pub de vos partages réseau s'ouvrent sur un peu moins de machines chaque mois, et que les tickets au support ont commencé.

Cet article est un plan pour une organisation de 50 à 500 utilisateurs avec un lecteur partagé. Il comporte quatre parties : trouver les fichiers, décider de ce que devient chaque dossier, convertir, et dire au personnel ce qui a changé.

Première étape : trouver les fichiers .pub

On ne peut pas planifier une migration sans liste. Sur un partage, la recherche de l'Explorateur Windows avec *.pub suffit pour un coup d'œil rapide. Pour un vrai inventaire, PowerShell vous donne un fichier que vous pouvez trier et partager :

Get-ChildItem -Path "\\fileserver\shared" -Filter *.pub -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
  Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
  Export-Csv -Path "C:\temp\pub_inventory.csv" -NoTypeInformation

Lancez-le sur chaque partage, et sur les dossiers personnels redirigés si vous en avez. Ouvrez le CSV et regroupez par dossier. Vous constaterez en général que quelques services possèdent la plupart des fichiers.

Une chose à écarter : l'extension .pub sert aussi aux clés publiques SSH, comme id_rsa.pub. Ce sont de petits fichiers texte, souvent dans des dossiers .ssh. Ce ne sont pas des documents Publisher et ils doivent rester tels quels.

La colonne LastWriteTime est utile aussi. Les fichiers que personne n'a modifiés depuis des années relèvent des archives. Les fichiers modifiés dans l'année sont probablement des modèles vivants.

Deuxième étape : choisir un format par dossier

Décider fichier par fichier ne passe pas à l'échelle. Décidez par dossier, avec le responsable du dossier.

Les dossiers d'archives vont en PDF. Les anciens bulletins, les documents d'événements passés et les rapports terminés doivent être lisibles par tout le monde, sur n'importe quel appareil, et ressembler à ce qui a été imprimé. Nos PDF contiennent du vrai texte, que l'on peut sélectionner et chercher, donc ils fonctionnent avec votre index de recherche et avec les systèmes de gestion documentaire qui indexent le texte.

Les dossiers de modèles vivants vont en Word. Le personnel qui faisait des bulletins, des affiches et des formulaires dans Publisher peut continuer à les modifier dans Word, qu'il a déjà. Un fichier Word converti garde ses zones de texte, ses images et ses tableaux en place. Plus de détails dans Publisher vers Word, sans l'astuce de l'image collée.

Si votre équipe marketing ou design utilise InDesign ou Affinity Publisher, ses dossiers vont en IDML. Si certains utilisateurs sont sous LibreOffice, l'ODG s'ouvre dans LibreOffice Draw.

Cela correspond au conseil de Microsoft lui-même pour cette fin de vie : le PDF pour consulter, Word pour modifier.

Troisième étape : convertir

Vous avez trois voies. Choisissez celle qui convient à la taille du chantier et à votre politique de données.

Microsoft propose un script PowerShell qui convertit en masse les fichiers .pub en PDF. Il utilise Publisher pour faire la conversion, donc Publisher doit être installé sur la machine qui l'exécute. Il produit uniquement du PDF. Si vous avez encore une machine avec Publisher 2021 ou LTSC, c'est une voie raisonnable pour les dossiers d'archives.

Le site pubconvert.com n'exige aucune installation de Publisher. Il produit du PDF, du Word, de l'IDML et de l'ODG. Chaque travail accepte jusqu'à 20 fichiers et 2 GB. Cela convient à un service qui veut convertir son propre dossier, ou à quelques centaines de fichiers répartis sur plusieurs séances. Les fichiers envoyés sont supprimés dès que la conversion ou le téléchargement se termine, et les travaux abandonnés sont supprimés en moins d'une heure. L'accès complet est un paiement unique de $49 pour autant de travaux de conversion que vous le souhaitez, à raison de 20 fichiers et 2 GB par travail.

Pour un gros partage, l'application PubConvert pour Windows du Microsoft Store convient mieux. Elle fait tourner le même moteur sur vos propres PC, convertit des milliers de fichiers en un seul lot sans les plafonds par travail du site, et n'envoie rien en ligne. Elle produit du PDF, du Word, de l'IDML et de l'ODG. C'est un achat unique distinct sur le Store ($48.99 aux États-Unis). Si votre politique de données interdit que les documents quittent le réseau, c'est la voie à suivre.

Quelle que soit la voie, faites d'abord un pilote. Choisissez vingt fichiers de différents services, y compris les plus difficiles que vous trouverez : calendriers, livrets, affiches avec WordArt, fichiers de la fin des années 1990. Le moteur lit les fichiers de Publisher 97, 98, 2000, 2002 et des versions suivantes. Vérifiez les résultats avec les personnes qui ont fait les fichiers. Elles repéreront les défauts plus vite que quiconque.

Gardez les originaux .pub. Le stockage coûte peu, et un fichier que l'on peut convertir à nouveau plus tard vaut mieux qu'un fichier supprimé.

Quatrième étape : prévenir le personnel

La plupart des tickets viennent d'une courte liste de questions, alors répondez-y avant qu'elles ne soient posées. Un court message à tout le personnel suffit. Dites que Publisher a disparu de Microsoft 365 et que les anciens fichiers .pub ont été convertis et se trouvent dans les mêmes dossiers, à côté des originaux. Dites que les fichiers d'archives sont maintenant des PDF et s'ouvrent comme n'importe quel PDF. Dites que les modèles sont maintenant des documents Word, et que les nouveaux bulletins et affiches partent de ceux-ci. Expliquez qu'une police qui paraît fausse signifie en général qu'elle n'est pas installée sur ce PC : les fichiers Word gardent les noms de police d'origine, donc installer la police règle le problème. Enfin, demandez aux personnes qui trouvent un fichier .pub oublié de dire à l'informatique où il se trouve plutôt que de se l'envoyer par courriel.

Mettez ensuite à jour la documentation d'accueil des nouveaux arrivants et retirez Publisher de vos images standard quand les dernières installations perpétuelles seront retirées.

Faites l'aperçu gratuit d'un fichier de votre partage pour voir ce que cela donne avant de planifier le lot.