Mairies et bibliothèques : avis publics, calendriers d'événements et guides de programmes
Les mairies et les bibliothèques publiques ont produit beaucoup de papier avec Publisher. Des avis d'enquête publique. Le guide des activités sportives et de loisirs. Le calendrier mensuel des animations de la bibliothèque, l'affiche de la lecture d'été et le panneau sur la porte de la salle de réunion. Beaucoup de ces fichiers sont aussi des archives publiques, et quelqu'un est chargé de les conserver.
Microsoft a retiré Publisher de Microsoft 365 le 1er octobre 2026. Les services qui ont encore Publisher 2021 ou LTSC 2021 installé peuvent continuer à l'utiliser, mais le support de Microsoft pour ces versions prend fin le 13 octobre 2026. Dans les deux cas, une archive au format .pub dépend désormais d'un programme qui disparaît. C'est le bon moment de la faire passer vers des formats qui s'ouvriront encore dans vingt ans.
Le PDF pour les archives
Pour tout ce qui est terminé et conservé selon les règles d'archivage, convertissez en PDF. Un PDF montre l'avis exactement tel qu'il a été affiché : la même mise en page, les mêmes sauts de page, la même date au même endroit. N'importe qui peut l'ouvrir sans logiciel particulier.
Le texte de nos PDF est du vrai texte, pas une image de la page. Vous pouvez le sélectionner, le copier et le chercher. Un archiviste peut chercher dans un dossier d'avis convertis un nom de rue ou une date d'audience et le trouver. C'est un grand pas en avant par rapport à un scan d'une copie imprimée.
Un mot sur l'accessibilité. Les PDF que nous produisons ne sont pas balisés pour l'accessibilité, et nous ne prétendons pas qu'ils respectent une norme d'accessibilité. Si votre service a besoin de PDF balisés, un PDF qui contient déjà du vrai texte est un bien meilleur point de départ qu'un scan. Vous pouvez ajouter les balises ensuite dans Adobe Acrobat ou un outil semblable, sans passer d'abord par la reconnaissance de texte.
Gardez les fichiers .pub d'origine à côté des PDF. Votre calendrier de conservation décide combien de temps les documents restent. Les originaux .pub valent la peine d'être gardés aussi longtemps que les PDF, au cas où vous devriez un jour convertir à nouveau.
Calendriers et guides de programmes
Les calendriers d'événements sont des tableaux. Chaque jour est une case, avec un grand numéro de date et quelques petites lignes de texte dessous. Certains calendriers colorent les week-ends, d'autres masquent la grille. Une bordure fausse et un calendrier cesse de se lire comme un calendrier. Nous avons beaucoup travaillé là-dessus et nous en avons parlé dans cellules de calendrier, bien faites. Après la conversion, vérifiez un mois chargé et assurez-vous que chaque événement est sous la bonne date.
Les guides de programmes sont souvent des documents plus longs, avec beaucoup de pages, des colonnes de cours et des photos. Ils se convertissent en PDF pour les archives. Si votre personnel prépare le guide de la saison suivante à partir du fichier de la saison précédente, convertissez aussi ce fichier en Word pour que le modèle reste modifiable. Si un graphiste met en page le guide dans InDesign ou Affinity Publisher, convertissez-le plutôt en IDML.
Convertir un dossier d'archives
Pour une archive, quelques centaines de fichiers, c'est normal. Le site accepte jusqu'à 20 fichiers et 2 GB en un seul travail. Une façon simple de procéder :
- Copiez le dossier à convertir vers un emplacement de travail, pour ne pas toucher aux originaux sur le lecteur d'archives.
- Triez les fichiers par année ou par service, de la même façon que votre calendrier de conservation est organisé.
- Faites l'aperçu gratuit de deux ou trois des fichiers les plus difficiles : un mois de calendrier bien rempli et un long guide de programmes. L'aperçu accepte jusqu'à 100 pages et 25 MB par fichier.
- Convertissez chaque année ou chaque service en PDF, 20 fichiers à la fois, et enregistrez les PDF à côté des originaux.
- Convertissez en Word les modèles que vous utilisez encore, dans un dossier séparé.
- Tenez une liste simple de ce qui est fait, pour savoir quels dossiers restent à traiter.
Pour une très grosse archive, l'application PubConvert pour Windows fait tourner le même moteur sur votre propre PC. Elle n'a pas les plafonds par travail du site, et rien n'est envoyé en ligne, ce que certaines règles d'archivage exigent.
Sur le site, les fichiers envoyés sont supprimés dès que la conversion ou le téléchargement se termine, et les travaux abandonnés sont supprimés en moins d'une heure. Nous ne gardons aucune copie.
Le coût
L'aperçu est gratuit et ne demande aucun compte. L'accès complet est un paiement unique de $49 pour autant de travaux de conversion que vous le souhaitez, à raison de 20 fichiers et 2 GB par travail. Il n'y a pas d'abonnement, donc rien à faire passer de nouveau au budget l'an prochain.
Faites l'aperçu gratuit d'un avis public pour voir ce que cela donne.