Écoles et associations de parents : que faire d'années de bulletins Publisher

Chaque secrétariat d'école a ce dossier. Il se trouve sur le lecteur partagé, sous un nom comme « Bulletins » ou « Trucs de l'association ». À l'intérieur, des années de bulletins mensuels, l'affiche de la fête du printemps, l'affiche du salon du livre, le calendrier des menus de la cantine et quelques pages d'album que quelqu'un a faites en 2014. Presque tout est au format .pub de Publisher.

Microsoft a retiré Publisher de Microsoft 365 le 1er octobre 2026. Si votre école fonctionne avec Microsoft 365, ces fichiers ne s'ouvrent plus sur l'ordinateur du secrétariat. La personne qui en a fait la plupart est peut-être partie depuis des années. Vous avez pourtant toujours besoin des fichiers.

La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas à décider du sort de chaque fichier un par un. La plupart des dossiers d'école se divisent en deux groupes, et chaque groupe reçoit un format.

Deux types de fichiers, deux formats

Le premier groupe, c'est l'archive. Les bulletins de l'an dernier, les anciennes affiches d'événements, les pages d'album terminées. Personne ne les modifiera plus, mais on voudra les consulter. Un parent demande le bulletin de mars. La direction veut une photo de la fête des sciences de 2019. Ces fichiers doivent devenir des PDF. Un PDF s'ouvre sur n'importe quel téléphone, tablette ou ordinateur. Il garde la mise en page exactement comme à l'impression, et le texte de nos PDF est du vrai texte : vous pouvez chercher un nom ou une date dans un dossier d'anciens bulletins.

Le second groupe, ce sont les fichiers que vous utilisez encore. Le modèle de bulletin qui reçoit une nouvelle date chaque mois. La lettre de bienvenue qui part chaque septembre. L'affiche de la vente de gâteaux qui n'a besoin que d'un nouveau jour et d'un nouveau prix. Ceux-là doivent devenir des documents Word. Word est déjà installé sur les ordinateurs de l'école, la plupart des bénévoles le connaissent, et un fichier converti garde ses zones de texte, ses images et ses tableaux en place : vous changez les mots, vous ne reconstruisez pas la page. Nous expliquons comment cela fonctionne dans Publisher vers Word, sans l'astuce de l'image collée.

Si quelqu'un dans votre équipe conçoit l'album dans InDesign ou Affinity Publisher, convertissez plutôt ces pages en IDML. Si votre école utilise LibreOffice, l'ODG s'ouvre dans LibreOffice Draw.

Convertir tout le dossier

Vous pouvez convertir jusqu'à 20 fichiers et 2 GB en un seul travail. Pour un dossier d'école, cela veut dire en général avancer une année ou un trimestre à la fois. Nous décrivons une version plus grande de ce travail dans comment convertir par lots des centaines de fichiers Publisher. Pour une école, voici la version courte :

  1. Copiez le dossier du lecteur partagé vers votre propre ordinateur, pour travailler sur une copie et laisser les originaux intacts.
  2. Triez-le en deux sous-dossiers : « archives » et « encore utilisés ».
  3. Faites l'aperçu gratuit d'un ou deux fichiers de chaque sous-dossier sur pubconvert.com. Choisissez les plus difficiles : le calendrier dont chaque case est remplie, l'affiche au titre courbé.
  4. Convertissez le dossier « archives » en PDF, 20 fichiers à la fois.
  5. Convertissez le dossier « encore utilisés » en Word.
  6. Remettez les résultats sur le lecteur partagé à côté des originaux, et gardez aussi les fichiers .pub.

Garder les originaux ne coûte presque rien en stockage. Si un fichier converti a un défaut que vous remarquez dans un an, vous pouvez convertir l'original à nouveau.

À vérifier avant de dire que c'est terminé

Ouvrez quelques fichiers convertis et regardez-les comme le ferait un parent. Les calendriers et les menus de cantine sont des tableaux, et c'est dans les tableaux qu'une petite erreur se voit. Nous y avons consacré beaucoup de temps, et nous en avons parlé dans cellules de calendrier, bien faites. Vérifiez que le texte de chaque jour reste dans sa propre case.

Regardez les polices. Les fichiers Word gardent les noms de police d'origine du .pub. Si l'ordinateur de l'école a la police, Word l'utilise. Sinon, Word choisit un remplacement, et les lettres peuvent paraître un peu différentes. Les PDF utilisent une police de remplacement aux mêmes largeurs de lettres quand la police d'origine n'est pas disponible, donc les lignes se coupent au même endroit qu'avant.

Regardez les photos. Les photos de classe et d'événements doivent être au même endroit et à la même taille que dans l'original.

Photos d'élèves et vie privée

Les bulletins d'école contiennent souvent des noms et des photos d'enfants, il est donc normal de demander où vont les fichiers. Les fichiers que vous envoyez sont supprimés dès que la conversion ou le téléchargement se termine, et les travaux abandonnés sont supprimés en moins d'une heure. Nous ne gardons aucune copie.

Si votre établissement préfère que rien ne quitte le bâtiment, l'application PubConvert pour Windows fait tourner le même moteur sur votre propre PC et n'envoie rien en ligne. Elle produit des fichiers PDF, Word, IDML et ODG et n'a pas la limite de 20 fichiers par travail du site, ce qui aide aussi quand le dossier contient dix ans de bulletins.

Ce que cela coûte

L'aperçu est gratuit, jusqu'à 100 pages et 25 MB par fichier, avec un filigrane et sans compte. L'accès complet est un paiement unique de $49 pour autant de travaux de conversion que vous le souhaitez, à raison de 20 fichiers et 2 GB par travail. Il n'y a aucun abonnement à renouveler, ce qui compte quand le trésorier de l'association change chaque année.

Faites que ce soit la dernière fois

Une fois le dossier converti, rédigez une courte note et rangez-la au même endroit : quel sous-dossier est l'archive, quels fichiers sont les modèles, et que les nouveaux bulletins se font maintenant dans Word ou dans l'outil que votre école a choisi. Le prochain bénévole vous en remerciera.

Faites l'aperçu gratuit d'un de vos bulletins pour voir ce que cela donne.