Gemeinden und Bibliotheken: Bekanntmachungen, Veranstaltungskalender und Programmhefte

Rathäuser und öffentliche Bibliotheken haben viel Papier mit Publisher gemacht. Bekanntmachungen zu öffentlichen Sitzungen. Das Programmheft des Amts für Sport und Freizeit. Der monatliche Veranstaltungskalender der Bibliothek, der Flyer zur Sommerleseaktion und das Schild an der Tür des Sitzungsraums. Viele dieser Dateien sind auch Aktenbestand, und jemand ist dafür verantwortlich, sie aufzubewahren.

Microsoft hat Publisher am 1. Oktober 2026 aus Microsoft 365 entfernt. Ämter, die noch Publisher 2021 oder LTSC 2021 installiert haben, können es weiter nutzen, aber der Support von Microsoft für diese Versionen endet am 13. Oktober 2026. So oder so hängt ein Aktenarchiv im .pub-Format jetzt von einem Programm ab, das ausläuft. Es ist ein guter Zeitpunkt, es in Formate zu überführen, die auch in zwanzig Jahren noch aufgehen.

PDF für die Akten

Konvertieren Sie alles, was abgeschlossen ist und aufbewahrt werden muss, zu PDF. Ein PDF zeigt die Bekanntmachung genau so, wie sie ausgehängt wurde: dasselbe Layout, dieselben Seitenumbrüche, dasselbe Datum an derselben Stelle. Jeder kann es ohne besondere Software öffnen.

Der Text in unseren PDFs ist echter Text, kein Bild der Seite. Sie können ihn markieren, kopieren und durchsuchen. Eine Registratorin kann einen Ordner konvertierter Bekanntmachungen nach einem Straßennamen oder einem Sitzungsdatum durchsuchen und findet ihn. Das ist ein großer Schritt weiter als der Scan eines gedruckten Exemplars.

Ein Hinweis zur Barrierefreiheit. Die PDFs, die wir erzeugen, sind nicht für Barrierefreiheit getaggt, und wir behaupten nicht, dass sie einen Standard für Barrierefreiheit erfüllen. Wenn Ihr Amt getaggte PDFs braucht, ist ein PDF, das bereits echten Text enthält, ein viel besserer Ausgangspunkt als ein Scan. Die Tags können Sie danach in Adobe Acrobat oder einem ähnlichen Werkzeug ergänzen, und Sie müssen vorher keine Texterkennung durchführen.

Behalten Sie die ursprünglichen .pub-Dateien neben den PDFs. Ihr Aufbewahrungsplan bestimmt, wie lange die Akten bleiben. Die .pub-Originale sollten Sie so lange aufheben wie die PDFs, falls Sie einmal erneut konvertieren müssen.

Kalender und Programmhefte

Veranstaltungskalender sind Tabellen. Jeder Tag ist eine Zelle, mit einer großen Datumszahl und ein paar kleinen Textzeilen darunter. Manche Kalender schattieren die Wochenenden, manche blenden das Raster aus. Ein falscher Rand, und ein Kalender liest sich nicht mehr als Kalender. Wir haben viel Arbeit darauf verwendet und in Kalenderzellen, richtig gemacht darüber geschrieben. Prüfen Sie nach der Konvertierung einen vollen Monat und achten Sie darauf, dass jede Veranstaltung unter dem richtigen Datum steht.

Programmhefte sind oft längere Dokumente mit vielen Seiten, Spalten mit Kursangeboten und Fotos. Diese konvertieren Sie für die Akten zu PDF. Wenn Ihre Mitarbeitenden das Heft der nächsten Saison aus der Datei der letzten Saison aufbauen, konvertieren Sie diese Datei zusätzlich zu Word, damit die Vorlage bearbeitbar bleibt. Wenn eine Designerin oder ein Designer das Heft in InDesign oder Affinity Publisher setzt, konvertieren Sie es stattdessen zu IDML.

Einen Aktenordner konvertieren

Für ein Aktenarchiv sind einige hundert Dateien normal. Die Website nimmt bis zu 20 Dateien und 2 GB in einem Auftrag. Eine einfache Arbeitsweise:

  1. Kopieren Sie den Ordner, den Sie konvertieren wollen, an einen Arbeitsort, damit die Originale auf dem Aktenlaufwerk unberührt bleiben.
  2. Sortieren Sie die Dateien nach Jahr oder nach Abteilung, so wie Ihr Aufbewahrungsplan gegliedert ist.
  3. Sehen Sie sich zwei oder drei der schwierigsten Dateien kostenlos als Vorschau an: einen vollen Kalendermonat und ein langes Programmheft. Die Vorschau nimmt bis zu 100 Seiten und 25 MB pro Datei.
  4. Konvertieren Sie jedes Jahr oder jede Abteilung zu PDF, jeweils 20 Dateien auf einmal, und speichern Sie die PDFs neben den Originalen.
  5. Konvertieren Sie die Vorlagen, die Sie noch benutzen, in einem getrennten Ordner zu Word.
  6. Führen Sie eine einfache Liste darüber, was erledigt ist, damit Sie wissen, welche Ordner noch Arbeit brauchen.

Für ein sehr großes Archiv führt die PubConvert-App für Windows dieselbe Engine auf Ihrem eigenen PC aus. Sie hat nicht die Auftragsgrenzen der Website, und es wird nichts hochgeladen, was manche Aktenrichtlinien verlangen.

Auf der Website werden hochgeladene Dateien gelöscht, sobald die Konvertierung oder der Download abgeschlossen ist, und abgebrochene Aufträge werden innerhalb einer Stunde entfernt. Wir behalten keine Kopien.

Die Kosten

Die Vorschau ist kostenlos und braucht kein Konto. Der volle Zugang kostet einmalig $49, für so viele Konvertierungsaufträge, wie Sie möchten, mit bis zu 20 Dateien und 2 GB pro Auftrag. Es gibt kein Abo, also muss nächstes Jahr nichts erneut durch den Haushalt.

Sehen Sie sich eine Bekanntmachung kostenlos als Vorschau an, um zu sehen, wie sie herauskommt.