البلديات والمكتبات: الإشعارات العامة وتقاويم الفعاليات وأدلة البرامج
أنتجت مجالس البلدات والمكتبات العامة قدرًا كبيرًا من الورق باستخدام Publisher. إشعارات جلسات الاستماع العامة. ودليل برامج الحدائق والترفيه. وتقويم فعاليات المكتبة الشهري، وإعلان القراءة الصيفية، واللافتة المعلقة على باب قاعة الاجتماعات. وكثير من هذه الملفات سجلات عامة أيضًا، وثمة من يتحمل مسؤولية حفظها.
أزالت Microsoft برنامج Publisher من Microsoft 365 في 1 أكتوبر 2026. والمكاتب التي ما زال لديها Publisher 2021 أو LTSC 2021 مثبتًا تستطيع مواصلة استخدامه، لكن دعم Microsoft لتلك الإصدارات ينتهي في 13 أكتوبر 2026. وفي الحالتين، صار أرشيف السجلات بصيغة .pub معتمدًا على برنامج يرحل. إنه وقت مناسب لنقله إلى صيغ ستظل تُفتح بعد عشرين عامًا.
PDF للسجل
لكل ما هو منتهٍ ومحفوظ لغرض الاحتفاظ بالسجلات، حوّل إلى PDF. يعرض ملف PDF الإشعار تمامًا كما نُشر: التخطيط نفسه، وفواصل الصفحات نفسها، والتاريخ نفسه في المكان نفسه. ويستطيع أي أحد فتحه دون برنامج خاص.
والنص في ملفات PDF التي ننتجها نص حقيقي، لا صورة للصفحة. يمكنك تحديده ونسخه والبحث فيه. ويستطيع موظف السجلات أن يبحث في مجلد من الإشعارات المحوّلة عن اسم شارع أو موعد جلسة فيجده. وهذه قفزة كبيرة مقارنة بمسح ضوئي لنسخة مطبوعة.
ملاحظة عن إمكانية الوصول. ملفات PDF التي ننتجها غير موسومة لإمكانية الوصول، ولا ندّعي أنها تستوفي معيارًا لها. فإذا كان مكتبك يحتاج إلى ملفات PDF موسومة، فإن ملف PDF الذي يحتوي نصًا حقيقيًا نقطة بداية أفضل بكثير من مسح ضوئي. يمكنك إضافة الوسوم لاحقًا في Adobe Acrobat أو أداة مماثلة، ولا حاجة إلى تشغيل التعرف على النص أولًا.
احتفظ بملفات .pub الأصلية بجوار ملفات PDF. جدول الاحتفاظ بالسجلات لديك يحدد المدة التي تبقى فيها السجلات. وتستحق الأصول بصيغة .pub أن تبقى ما بقيت ملفات PDF، تحسبًا لحاجتك إلى التحويل من جديد.
التقاويم وأدلة البرامج
تقاويم الفعاليات جداول. كل يوم خانة، فيها رقم تاريخ كبير وبضعة أسطر صغيرة تحته. بعض التقاويم يظلل عطلات نهاية الأسبوع، وبعضها يخفي الشبكة. وحدّ واحد خاطئ يكفي ليكفّ التقويم عن أن يُقرأ كتقويم. بذلنا جهدًا كبيرًا في هذا وكتبنا عنه في خانات التقويم كما ينبغي. بعد التحويل، افحص شهرًا مزدحمًا وتأكد من أن كل فعالية تقع تحت التاريخ الصحيح.
أدلة البرامج غالبًا مستندات أطول بصفحات كثيرة، وأعمدة من قوائم الدروس وصور. تُحوَّل هذه إلى PDF للسجل. وإذا كان موظفوك يبنون دليل الموسم القادم من ملف الموسم الماضي، فحوّل ذلك الملف إلى Word أيضًا ليبقى القالب قابلًا للتحرير. وإذا كان مصمم ينسّق الدليل في InDesign أو Affinity Publisher، فحوّله إلى IDML بدلًا من ذلك.
تحويل مجلد السجلات
في أرشيف السجلات، من الطبيعي أن تجد بضع مئات من الملفات. يقبل الموقع ما يصل إلى 20 ملفًا و2 GB في مهمة واحدة. وإليك طريقة بسيطة للعمل:
- انسخ المجلد الذي تريد تحويله إلى مكان عمل، حتى لا تُمَس الأصول على قرص السجلات.
- رتّب الملفات بحسب السنة أو الإدارة، بالطريقة نفسها التي ينظَّم بها جدول الاحتفاظ لديك.
- عاين مجانًا ملفين أو ثلاثة من أصعبها: شهر تقويم ممتلئ ودليل برامج طويل. تقبل المعاينة حتى 100 صفحة و25 MB لكل ملف.
- حوّل كل سنة أو إدارة إلى PDF، 20 ملفًا في كل مرة، واحفظ ملفات PDF بجوار الأصول.
- حوّل القوالب التي ما زلت تستخدمها إلى Word، في مجلد منفصل.
- احتفظ بقائمة بسيطة بما أُنجز، لتعرف أي المجلدات ما زالت تحتاج إلى عمل.
وللأرشيف الكبير جدًا، يشغّل تطبيق PubConvert لنظام Windows المحرك نفسه على حاسوبك. ليس فيه سقف المهام الذي في الموقع، ولا يُرفع شيء، وهذا ما تشترطه بعض سياسات السجلات.
وعلى الموقع، تُحذف الملفات المرفوعة عند انتهاء التحويل أو التنزيل، وتُزال المهام المتروكة خلال ساعة واحدة. ولا نحتفظ بنسخ.
التكلفة
المعاينة مجانية ولا تحتاج إلى حساب. والوصول الكامل دفعة واحدة قدرها $49 لعدد من مهام التحويل بقدر ما تشاء، حتى 20 ملفًا و2 GB في كل مهمة. لا يوجد اشتراك، فلا شيء تُدرجه في الميزانية من جديد العام القادم.
عاين إشعارًا عامًا مجانًا لترى كيف يبدو.